Als Sekretärin und Assistentin ist Kommunikation mit Kollegen, Mitarbeitern und Kunden eines Ihrer Hauptaufgabengebiete. Die folgenden Problem-Gesprächspartner kennen Sie daher sich auch.
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Hier wichtige Tipps, wie Sie am besten mit einem schwierigen Gesprächspartner umgehen:
Gesprächspartner 1: Der Vielredner
Hören Sie einem Vielredner einige Zeit zu und greifen Sie dann ein. Achten Sie dabei darauf, dass sich Ihr Gegenüber nicht abgewürgt fühlt.
Und so stoppen Sie diesen Typ Gesprächspartner:
- "Herr Berger, Sie haben sicher Recht ..."
- "Herr Berger, Sie haben eine Menge wichtiger Dinge gesagt. Besonders wichtig erscheint mir davon ..."
- "Herr Berger, da die Zeit mittlerweile knapp geworden ist und damit wir schneller zum Ziel kommen, schlage ich vor ..."
Tipp: Sprechen Sie einen Vielredner immer mit dessen Namen an. Damit schaffen Sie Aufmerksamkeit. Benutzen Sie gegenüber einem solchen Gesprächspartner auf keinen Fall Formulierungen wie:
- "Wenn ich Sie mal kurz unterbrechen dürfte ..."
- "Jetzt hören Sie mir mal zu ..."
Und: Vermeiden Sie, den Redeschwall von Ihrem Gesprächspartner durch Nicken oder gar Nachfragen zu bestätigen.
Gesprächspartner 2: Der Zauderer
Bei Zauderern, die nicht gerne Entscheidungen treffen, arbeiten Sie gezielt mit Argumenten. Stellen Sie dabei besonders solche heraus, die den Interessen von Ihrem Gesprächspartner entsprechen. Auf diese Weise geben Sie Ihrem Gesprächspartner das Gefühl, ihn bei seiner Entscheidung zu unterstützen. Versuchen Sie anschließend, den Zauderer davon zu überzeugen, dass diese Lösung die beste ist und bestimmt nichts schiefgehen wird.
Gesprächspartner 3: Der Schweiger
Schweiger sind als Gesprächspartner besonders harte Nüsse. Der Grund: Oft wissen Sie einfach nicht, woran Sie bei einem Schweiger sind und wie er Ihre Argumente aufnimmt. Hier hilft nur nachfragen, zum Beispiel:
- "Was halten Sie von diesem Vorschlag?"
- "Wie empfinden Sie diese Situation?"
Ganz hartnäckige Gesprächspartner können Sie mit sehr direkten Fragen aus der Reserve locken, wie zum Beispiel:
- Was sagen Sie zu den veränderten Vertragsbedingungen?
- Inwiefern legen Sie Wert auf ein gutes Miteinander?
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Gesprächspartner 4: Der Aggressive
Bei einem aggressiven Gesprächspartner wirkt es oft Wunder, wenn Sie das Verhalten offen ansprechen, zum Beispiel:
- "Frau Meier, mir ist nicht ganz klar, warum Sie plötzlich so ungehalten sind."
- "Ich habe den Eindruck, Sie sind sehr ärgerlich. Lassen Sie uns das Thema gemeinsam in Ruhe angehen."
Zeigen Sie Verständnis, wenn die schlechte Laune einen Grund hat. Wenn Ihr Gesprächspartner sein Verhalten nach diesem Hinweis nicht ändert, schlagen Sie vor, die Verhandlungen abzubrechen und zu einem späteren Zeitpunkt weiterzuführen.