Als Assistentin oder Sekretärin kommen Sie immer wieder auch in die Situation, Kollegen oder Mitarbeiter kritisieren zu müssen – sei es, weil Ihr Chef diese unangenehme Aufgabe an Sie delegiert hat, sei es, weil Sie selbst Handlungsbedarf sehen. Hier sechs Tipps, wie Sie ein konstruktives Kritikgespräch am besten strukturieren:
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1. Eröffnen Sie das Kritikgespräch neutral
Sorgen Sie für eine freundliche Gesprächsatmosphäre. Vermeiden Sie Lobeshymnen zur Eröffnung, nur um dann ins Kritikgespräch überzuleiten. Wählen Sie lieber einen neutralen Gesprächseinstieg, der auf den Anlass und das Ziel des Gesprächs eingeht.
Formulierungsbeispiel: "Frau Gärtner, Sie arbeiten jetzt seit drei Monaten in unserer Abteilung. Ich möchte heute mit Ihnen besprechen, ob Sie sich bei uns wohlfühlen, was aus Ihrer bzw. unserer Sicht gut läuft und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt."
2. Sprechen Sie im Kritikgespräch das Fehlverhalten an
Äußern Sie Ihre Kritik kurz, sachlich und konkret. Nennen Sie im Kritikgespräch konkrete Beispiele, die aus Ihrer Sicht nicht gut gelaufen sind.
Formulierungsbeispiel: "In den letzten Wochen gab es mehrfach Beschwerden über Fehllieferungen. So wurde beim Kunden X nur eine statt der bestellten 10 Einheiten angeliefert, Kunde Y hat falsche Artikel erhalten. Ursache waren falsch erfasste Aufträge in Ihrem Kundenbereich."
3. Lassen Sie den Mitarbeiter bzw. Kollegen während des Kritikgesprächs Stellung nehmen
Ein gutes Kritikgespräch darf nicht auf einseitiges Abkanzeln hinauslaufen.
Geben Sie Ihrem Gegenüber die Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen. Hören Sie geduldig zu, und gehen Sie auf seine Ansichten ein.
4. Suchen Sie noch während des Kritikgesprächs gemeinsam nach Lösungen
Idealerweise hat der Mitarbeiter selbst Ideen, wie die Situation zu verbessern ist. Bitten Sie ihn bereits während des Kritikgesprächs um Vorschläge, und versuchen Sie gemeinsam, zu einer guten Lösung zu kommen.
Formulierungsbeispiel: "Ich möchte klären, wie wir solche Fehler in der Sachbearbeitung künftig vermeiden können. Fehlen Ihnen irgendwelche Informationen, oder gibt es Unstimmigkeiten im Organisationsablauf? Wie sollten wir Ihrer Meinung nach vorgehen?"
5. Vereinbaren Sie gegen Ende des Kritikgesprächs das künftige Verhalten
Am Ende des Kritikgesprächs muss eine klare Vereinbarung stehen, wie das Verhalten in Zukunft aussehen soll. Vermeiden Sie unkonkrete Aussagen, die zu nichts führen werden.
Formulierungstipp: "Um Eingabefehler zu vermeiden, lassen Sie also erst einmal in den nächsten beiden Monaten die erfassten Aufträge von Frau Meier kontrollieren."
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6. Schließen Sie das Kritikgespräch positiv ab
Zeigen Sie sich zuversichtlich, dass durch dieses Kritikgespräch der Fehler bereinigt ist. Seien Sie nicht nachtragend, und suchen Sie nicht bewusst nach weiteren Fehlern.
Formulierungstipp:"Schön, dass wir diesen Punkt gut klären konnten. Ich bin mir sicher, dass in Zukunft derartige Fehler nicht mehr passieren werden."