In der letzten Ausgabe veröffentlichten wir Natalies Brief, die dringend Hilfe fürs Chef-Management suchte.
5 Tipps hatten wir für sie und für alle anderen, die mit einem unorganisierten Chef zusammenarbeiten.
Vielleicht reichen die genannten Tipps aber gar nicht aus – weil Sie es beispielsweise mit einem überzeugten Chaoten zu tun haben, der einfach unverbesserlich ist. Wenn Sie seine Art aber nicht hinnehmen können, da die Zusammenarbeit dadurch sehr erschwert wird, und Sie nichts unversucht lassen möchten, um die Situation zu verbessern, müssen Sie wahrscheinlich zu härteren Maßnahmen greifen.
Bedenken Sie dennoch: Sie können einen Chaoten nicht ändern – egal, was Sie machen. Sie sollten sich auf ihn einstellen, so dass ihm das Chaos erschwert wird und Ihnen der Umgang damit leichter fällt.
Hier die Assistenz & Sekretariat-Inside-Taktik für Sie:
1. Verfallen Sie selbst nicht in Hektik – bleiben Sie ruhig, egal, was Ihr Chef verliert oder durcheinander bringt. Er hat es verloren – nicht Sie. Machen Sie sich selbst nicht für seine Schlamperei verantwortlich. Sie haben es mit einem erwachsenen Menschen zu tun, der für sein Handeln die Verantwortung trägt – nicht Sie.
2. Falls er dazu tendiert, Unterlagen unwiederbringlich zu verlieren, sollten Sie überlegen, ihm nur noch Kopien zu geben. Die Originale bleiben bei Ihnen – da kann er gern alles verlieren, was ihm in die Quere kommt – Ihnen ist das ab sofort egal.
3. Sollte dies zuviel Aufwand sein, geben Sie ihm wichtige Unterlagen nur noch in farbigen Hüllen, zum Beispiel in Rot, Blau oder Grün. Suchen Sie einen bestimmten Vorgang, finden Sie die farbige Hülle schneller wieder. Dies funktioniert natürlich nur dann, wenn er die Unterlage in der Zwischenzeit nicht aus der Hülle herausgenommen hat.
4. Legen Sie ihm Unterlagen niemals lose auf seinen Tisch. Sorgen Sie dafür, dass er einen Posteingangskorb bekommt. Für ihn bestimmte Dokumente sollten Sie nur in diesen Korb legen!
5. Alternativ können Sie die Post mit ihm besprechen. So können Sie alles, was Sie mit in sein Büro gebracht haben, gleich wieder mit herausnehmen. Die Unterlagen, die er zur Bearbeitung noch ein Weilchen behalten muss, listen Sie für sich auf, damit Sie wissen, was er noch auf seinem Schreibtisch hortet. Wird dann etwas gesucht, haben Sie es schriftlich, dass Ihr Chef der verantwortliche „Verlierer“ ist. Und dann gilt: Lernen Sie, damit zu leben, dass Sie nicht die Verantwortung tragen.
6. Chaotische Chefs bringen von Geschäftsreisen nicht immer alle Unterlagen wieder mit zurück, die Sie ihm mit auf den Weg gegeben haben. Fertigen Sie deshalb eine Übersicht über all die Unterlagen an, die er mit auf die Reise nimmt. Eine Kopie davon erhält er. So kann er vor seiner Rückkehr kontrollieren, ob er auch wieder alles eingesteckt hat. Auf eine Reise nimmt er selbstverständlich nur kopierte Unterlagen mit.
7. Ihr Chef hat Humor? Das ist gut. Denn dann können Sie ihn loben und bestrafen. Sollte er es einen Tag oder eine Woche lang schaffen, nicht nach einer Unterlage suchen zu müssen, erhält er von Ihnen eine Belohnung. Beispielsweise ein paar Gummibärchen oder eine Tafel Schokolade. Sie kennen Ihren Chef selbst am besten und wissen, womit Sie ihn ködern können.
Sollte er die Vereinbarung nicht einhalten können, wird er „bestraft“. Er muss sich eine Woche lang seinen Kaffee selbst kochen, oder er bekommt keine Kekse zum Kaffee. Auch hier gilt: Sie wissen, was ihm am meisten weh tut.
Auch, wenn Ihnen dies auf den ersten Blick lächerlich scheinen mag: In den meisten Männern – und Frauen – steckt ein Kind; wecken Sie es – und lösen Sie Probleme kreativ und mit Humor.
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