Zum Jahresende wird es in vielen Sekretariaten wieder hoch her gehen. Neben dem
Alltagsgeschäft haben Sekretärinnen meistens mit der Organisation der Weihnachtsfeier alle Hände voll zu tun. Und kaum sind die Einladungen zur Weihnachtsfeier verschickt, da geht das Gemeckere der Kollegen schon los: Warum der Ort für die Weihnachtsfeier so weit weg sei, fragen vielleicht einige. Andere beschweren sich, dass sie ihre Partner nicht zur Weihnachtsfeier mitbringen könnten. Und noch andere hätten gern einen Bus- oder Taxiservice, der sie von der Weihnachtsfeier nach Hause bringt.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz
Diese Fehler sollten Sie bei der Planung der Weihnachtsfeier vermeiden
Wenn auch Sie solches Gemeckere von den Kolleginnen und Kollegen von den Weihnachtsfeiern der Vorjahre oder aus anderen Situationen kennen, seien Sie beim nächsten Mal besser gewappnet.
1. Lassen Sie sich nicht ärgern
Das ist leichter gesagt als getan. Aber lassen Sie nicht zu, dass andere Ihnen Ihre Arbeit madig machen. Denken Sie "Man kann es nicht allen recht machen" statt "Wie undankbar".
2. Reagieren Sie nicht patzig
Aussagen wie "Was ist denn jetzt schon wieder?" oder "Dann macht euren Kram doch alleine" sollten Sie sich verkneifen. Das passt nicht zu einer professionellen Sekretärin.
3. Halten Sie Ihren Chef raus
Besprechen Sie diese Thematik nicht mit Ihrem Chef. Sie haben die Weihnachtsfeier in Absprache mit Ihrem Chef selbst organisiert, Sie sind verantwortlich.
So prallt das Gemeckere über Ihre Planung für die Weihnachtsfeier der Kollegen an Ihnen ab
1. Überraschen Sie die Kollegen mit Ihrer Reaktion
Statt genervt zu reagieren, seien Sie offen, freundlich und entgegenkommend. "Das ist eine tolle Idee von dir. Ich bin froh, dass du mich darauf ansprichst. Dankeschön. Ich checke, ob ich das für die Weihnachtsfeier (noch) organisieren kann. Gibt es sonst noch etwas, was ich anders machen soll, damit du dich wohler fühlst?"
Vorteil dieser Reaktion: Ihre Freundlichkeit kostet Sie keine Kraft. Selbst wenn der Kollege noch weitere Wünsche für die Weihnachtsfeier äußern sollte, notieren Sie sie. Ändern müssen Sie an Ihrer Veranstaltung nichts. Es sei denn, die Vorschläge der Kollegen waren konstruktiv und gut, und Ihr Zeitrahmen und Budget lassen Änderungen noch zu.
2. Sammeln Sie Kritik für kommende Weihnachtsfeiern
Falls Sie für die diesjährige Weihnachtsfeier keine Möglichkeit mehr haben, etwas zu verändern, machen Sie folgenden Vorschlag: "Haben Sie Ideen und Vorschläge, wie wir die nächste Weihnachtsfeier verbessern könnten?"
Oder:
"Sind Sie damit einverstanden, dass Sie Ihre Ideen für die nächste Weihnachtsfeier schriftlich bei mir einreichen, damit Ihre Vorschläge dann bei der nächsten Planung unserer Weihnachtsfeier mit eingebracht werden können?"
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Oder:
"Ich danke dir sehr für deine Offenheit. Ich verstehe sehr gut, dass du deine Frau zur Weihnachtsfeier mitbringen und den Abend nicht ohne sie verbringen möchtest. Wie kann ich dir jetzt konkret weiterhelfen?"
3. Überdenken Sie Ihre Organisation der Weihnachtsfeier
Möglicherweise ergibt das Feedback Ihrer Kolleginnen und Kollegen Sinn. Vielleicht haben Sie tatsächlich etwas übersehen oder könnten es anders organisieren. Bedanken Sie sich deshalb bei dem "meckernden" Kollegen, auch wenn es Ihnen schwerfällt, und gehen Sie alles noch einmal durch. Vielleicht findet sich ja tatsächlich etwas, was Sie nicht optimal bedacht hatten und nachbessern könnten.