Wenn Ihr Chef längere Zeit nicht im Büro ist, laufen viele Dinge an ihm vorbei. Die meisten Führungskräfte macht das ausgesprochen nervös. Viele rufen deshalb täglich im Büro an, um nach Neuigkeiten zu fragen. Wieder am Schreibtisch, warten dann Stapel von Papier auf die Chefs, die sie erst durcharbeiten müssen, um wieder auf dem Laufenden zu sein.
Es gibt eine praktische Möglichkeit, Ihrem Chef solche Unannehmlichkeiten zu ersparen: den Postbericht. So erstellen Sie den:
Sie legen in Ihrem Computer eine sechsspaltige Tabelle an, am besten im Querformat. Sie beschriften diese sechs Spalten, und das tragen Sie ein:
- Am: (Datum)
- Von:(Name des Absenders)
- Wegen:(Stichwort zur Korrespondenz)
- Veranlasst:(Was haben Sie veranlasst)
- Erledigt:(Datum)
- Wichtige Vermerke:(Hier tragen Sie Informationen zu dem betreffenden Vorgang ein, von denen Ihr Chef unbedingt wissen muss)
Ein fertiges Muster finden Sie unter www.assistenz.com im Abonnentenbereich.
Dieses Dokument lassen Sie auf Ihrem PC immer im Hintergrund laufen und aktualisieren es nach jedem neuen Brief oder Anruf, der eingegangen ist und den Sie bearbeitet haben.
Das sind die Vorteile davon:
- Ihr Chef ist in kürzester Zeit auf dem neuesten Stand.
- Er weiß, was Sie während seiner Abwesenheit getan haben.
- Sie haben eine Gedächtnisstütze, denn Sie können jederzeit nachlesen, wie weit welche Angelegenheit gediehen ist und ob und wann Sie etwas an wen weitergegeben haben.
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