Aktuelle Anforderungen an Sie: Professionalität, Erfahrung und Loyalität


Wie hoch die Ansprüche an eine professionelle Assistenz mittlerweile bei den Chefs sind, zeigt ein Auszug aus der folgenden Stellenanzeige.

Gesucht: Assistent/in/Sekretär/ in des Geschäftsführers.

Sie suchen eine anspruchsvolle Aufgabenstellung und einen Chef, der Eigeninitiative und Ihren vorausschauenden Support zu schätzen weiß? Herzlich willkommen!

Unterstützen Sie uns in unserer Zentrale im Zentrum des Geschehens! Gemeinsam mit dem Geschäftsführer bilden Sie ein schlagkräftiges Team. Sie unterstützten ihn bei seinen vielfältigen Aufgaben im Tagesgeschäft, übernehmen das komplette Terminmanagement und sind für die Organisation und Vorbereitung von Sitzungen/ Besprechungen verantwortlich. Im Vorfeld stellen Sie proaktiv Unterlagen und Informationen zusammen und sorgen so dafür, dass Ihr Chef stets bestens „präpariert“ ist. Dass Sie nicht nur professionelle Protokolle verfassen, sondern auch die Erledigung der To-dos eigenständig nachhalten, versteht sich für Sie von selbst.

Darüber hinaus haben Sie eine wichtige Schnittstellenfunktion zu den Geschäftsbereichen und übernehmen die Koordination bereichsübergreifender Strategie- und Organisationsprojekte.

Sie haben den Überblick, klären Sachfragen, wissen, wer wann worüber zu informieren ist, führen Informationen zusammen und sorgen dafür, dass Meilensteine termingerecht erreicht werden ... Sie sind gewohnt, sehr eigenständig zu arbeiten, und zählen neben einer schnellen Auffassungsgabe ein gutes Gespür für Zahlen zu Ihren Stärken ... Ihre Gesprächspartner aller Hierarchieebenen überzeugen Sie durch eine zielgerichtete und effiziente Kommunikation, Sachkompetenz und Verbindlichkeit. Diese Aufgabe erfordert Professionalität, ein hohes Maß an Identifikation, gepaart mit menschlicher Distanz und Nähe ...

Diese Stellenanzeige nennt fast alle Disziplinen, die Sie heute als erfolgreiche Sekretärin und Assistentin beherrschen müssen. Versuchen Sie, die im Folgenden genannten aktuellen Anforderungen Ihres Berufes gut zu erfüllen und kontinuierlich zu verbessern. Assistenz & Sekretariat inside hilft Ihnen dabei:

 

1. Grundlagen

Protokolle

Ihre Protokolle sind professionell, übersichtlich und entsprechen den vorgegebenen Richtlinien.

Terminmanagement

Sie stimmen die Termine für Ihren Chef intelligent ab, sodass er nicht in Zeitnot gerät und alles reibungslos abläuft.

Chefentlastung

Sie unterstützen Ihren Chef professionell bei den vielfältigen Aufgaben im Tagesgeschäft.

Meetings und Konferenzen

Sie organisieren Meetings und Tagungen professionell und effizient.

Korrespondenz

Ihre Korrespondenz ist zielorientiert und modern und richtet sich nach der DIN 5008.

Präsentationen

Sie erstellen zielgruppengerechte, wirkungsvolle und anschauliche Präsentationen, Berichte und Statistiken.

Gästebewirtung

Sie bewirten Ihre Gäste stilvoll und kompetent.

Geschäftsreisemanagement

Sie planen Geschäftsreisen so, dass sie ohne Pannen ablaufen.

Zeitmanagement

Sie beherrschen ein ausgewogenes Zeit- und Prioritätenmanagement.


2. Assistenzfunktionen

Proaktivität

Sie beweisen generell Eigeninitiative und vorausschauendes Handeln.

Informations- und Entscheidungsvorbereitung

Sie bereiten Ihrem Chef Informationen so auf, dass er das Wesentliche schnell überblickt und sicher entscheiden kann.

Projektmanagement

Sie koordinieren und begleiten auch bereichsübergreifende Projekte sicher und professionell, indem Sie

  • Arbeitsschritte und Meilensteine fehlerlos überwachen,
  • Informationen an alle Beteiligten intelligent und zeitnah weitergeben,
  • einen Knotenpunkt darstellen, an dem alle Informationen zusammenfließen.

BWL- und Managementwissen

Sie haben fundierte Grundkenntnisse in BWL und über die gängigen Trends im Management


3. Soziale Kompetenzen

Kommunikation

Sie kommunizieren zielgerichtet, individuell und effizient und zeigen Verbindlichkeit und diplomatisches Geschick in Gesprächen und Verhandlungen.

Identifikation

Sie zeigen sich Chef und Unternehmen gegenüber absolut loyal.

Nähe und Distanz

Sie wissen genau, wie Sie zu Ihren Gesprächspartnern menschliche Nähe aufbauen und gleichzeitig die nötige Distanz wahren können. Diese stilvolle Balance beherrschen Sie gekonnt.

 

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