Wenn Ihr Chef im Urlaub oder auf Geschäftreise ist, halten Sie im Büro die Stellung. Er hinterlässt oder erarbeitet mit Ihnen eine To-do-Liste, was in seiner Abwesenheit zu erledigen ist und auf welche Projekte im Unternehmen oder in der Abteilung Sie ein wachsames Auge werfen sollen, damit sie von den Mitarbeitern termingerecht erledigt werden.
Auch mit unvorhersehbaren Zwischenfällen müssen Sie klarkommen. Schließlich können Sie Ihren Chef nicht wegen jeder Kleinigkeit anrufen.
Er verlässt sich auf Ihre Selbstständigkeit und Kompetenz. Deshalb ist es gut für Sie zu wissen, wie Sie Aufgaben und Anweisungen Ihres Chefs an Mitarbeiter richtig übermitteln, damit sie zuverlässig und richtig ausgeführt werden.
Auf folgende Punkte sollten Sie stets achten, wenn Sie eine Aufgabe an Mitarbeiter weitergeben:
1. Suchen Sie den richtigen Mitarbeiter heraus.
Vertrauen Sie nie dem nächstbesten Mitarbeiter eine Aufgabe an, sondern überlegen Sie stets, wer am besten dafür geeignet ist – auch bei kleineren Erledigungen.
2. Wählen Sie den richtigen Ort.
Schauen Sie nicht einfach am Arbeitsplatz des Mitarbeiters vorbei, um ihm Ihre oder die Wünsche Ihres Chefs zu übermitteln. Verleihen Sie der Aufgabe mehr Gewicht, indem Sie den betrauten Mitarbeiter in Ihr Büro bitten, um die Angelegenheit mit ihm zu besprechen.
3. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt.
Hat der Mitarbeiter tatsächlich jetzt auch Zeit, und ist er aufnahmefähig? Oder ist er gerade mit einer anderen wichtigen Aufgabe befasst?
Erinnern Sie sich: Gerade männliche Mitarbeiter konzentrieren sich immer voll auf eine Sache. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein Kollege Ihre Anweisungen so nebenbei aufnehmen kann, wie Sie das als Frau täglich praktizieren.
4. Geben Sie genügend Vorbereitungszeit.
Erfordert die Erledigung der Aufgabe Vorbereitungen? Dann geben Sie Ihre Anweisungen rechtzeitig. Hat der Mitarbeiter ausreichend Pufferzeit, um Schwierigkeiten im Vorfeld auszuräumen?
5. Geben Sie ausreichende Informationen.
Sagen Sie das Wichtigste in ein bis zwei Sätzen, und geben Sie dem betreffenden Mitarbeiter dann Raum für Fragen. Halten Sie keine Monologe.
6. Sprechen Sie in kurzen Sätzen.
Mitarbeiter geben es meist ungern zu, wenn sie etwas nicht verstehen. Das kann dann zu Missverständnissen führen. Formulieren Sie daher verständlich.
7. Prüfen Sie, ob Ihre Botschaft richtig angekommen ist.
Fordern Sie den Mitarbeiter nicht auf, alles zu wiederholen. Das bringt nur ungute Stimmung, weil der Mitarbeiter denken könnte, Sie hielten ihn für nicht ganz helle. Eine oder zwei geschickt gestellte Kontrollfragen, zeigen Ihnen bereits, ob Sie richtig verstanden wurden, z. B.: „Brauchen Sie noch Informationen von mir, gerade für die Vertriebszahlen vom Juli, die unbedingt auch in die Präsentation eingebaut werden müssen?“ oder „Soll ich es übernehmen, Frau Müller anzurufen und einen Termin zu vereinbaren, damit Sie sich so schnell wie möglich mit ihr zusammensetzen können, um die ungeklärten Punkte noch zu besprechen? Bis zum 15. August ist ja nicht mehr lange Zeit.“ Schicken Sie dem Mitarbeiter noch eine E-Mail mit den wichtigsten Stichpunkten. Dann kann Ihnen niemand mangelnde Kommunikation vorwerfen.
Ist Ihnen etwas aufgefallen?
Vier der sieben Punkte, mehr als die Hälfte, müssen Sie bereits klären, bevor Sie eine Anweisung geben. Es ist also besonders wichtig, dass Sie sich im Vorfeld selbst ausreichend Gedanken machen, bevor Sie eine Anweisung weitergeben.