Viele Unternehmen haben mit mangelnder Zahlungsmoral ihrer Kunden zu kämpfen. Und eine Besserung ist vorerst nicht in Sicht – viele Menschen übernehmen sich und auch Unternehmen haben Liquiditätsprobleme. Gerade in schwachen Wirtschaftszeiten sind pünktliche Zahlungen jedoch für viele Firmen überlebenswichtig. Damit Sie beziehungsweise Ihr Unternehmen diese Prozedur beschleunigen kann, muss das Mahnwesen funktionieren.
Sie müssten keine Mahnung schicken
Rechtlich betrachtet ist eine Mahnung in den meisten Fällen gar nicht nötig, Denn: Wenn die Rechnung ein konkretes Zahlungsziel beinhaltet und der Kunde bis zu diesem Datum nicht bezahlt hat, ist er automatisch in Verzug. Rein rechtlich könnte Ihr Unternehmen jetzt einen Mahnbescheid verschicken. Doch das ist weder üblich noch empfehlenswert. Ihre Kunden wären mit Sicherheit sehr verärgert und erschrocken, wenn anstelle einer „normalen“Mahnung gleich ein Mahnbescheid ins Haus flattert. Einige haben die Rechnung vielleicht nur übersehen oder hatten noch keine Zeit, zu überweisen. Das wissen Sie nicht. Ob Sie Dauer-zu-spät-Zahlern gleich einen Mahnbescheid schicken, ist eine Entscheidung, die in Ihrem Unternehmen getroffen werden muss.
Diese Elemente gehören in Ihre erste freundliche, aber bestimmte Mahnung:
- Datum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Hinweis auf den Verzug
- Neuer, konkreter Zahlungstermin – etwa 14-Tage-Frist
- Bankverbindung
Sie können eine Kopie der Rechnung mit der Mahnung schicken, um dem
Kunden die Zuordnung und damit die Zahlung zu ermöglichen. Das erhöht, wenn der Kunde mehrere offene Rechnungen hat, zwar die Portokosten, aber wenn Ihr Unternehmen dafür schneller sein Geld erhält, könnte die Investition sich schnell gelohnt haben.
Verschicken Sie die Mahnung nicht zu früh
Ihre erste Mahnung sollte sich nicht mit der späten – aber noch fristgerechten – Zahlung des Kunden überschneiden; berücksichtigen Sie dafür auch die Banklaufzeiten. Versenden Sie Ihre Mahnung daher erst sechs bis acht Tage nach Fälligkeit der Rechnung. Der Grund: Die Bearbeitung einer Überweisung durch die Banken kann im ungünstigsten Fall bis zu fünf Werktagen dauern. Falls der Kunde nicht zahlt, sollten Sie die zweite Mahnung ebenfalls nach Ablauf von sechs bis acht Tagen nach Überschreiten der neuen Zahlungsfrist versenden.
Die Mahnung per E-Mail, Fax, Brief oder Einschreiben mit Rückschein?
Sie können Mahnungen als ganz normalen Brief verschicken. Wenn in der Vergangenheit Probleme mit bestimmten Kunden aufgetreten sind, verschicken Sie die Mahnung als Einschreiben mit Rückschein. Der Empfänger muss den Erhalt der Mahnung schriftlich quittieren. Dann kann sich der Empfänger nicht herausreden, er hätte die Mahnung erhalten.
Beachten Sie jedoch: Ein Standardbrief per Einschreiben mit Rückschein ist ungefähr achtmal teurer als ein normaler Standardbriefversand innerhalb Deutschlands. Das werden Sie nicht bei jeder Mahnung investieren wollen. Da das Faxgerät in Unternehmen häufig für viele Mitarbeiter zugänglich ist, sollten Sie Mahnungen nicht per Fax verschicken. Der Versand per E-Mail ist ebenfalls tabu. Das wirkt nicht wichtig genug; die Mahnung kann schnell mit einem Klick gelöscht werden.