Ein Schreiben, das die Mitarbeiter auffordert, aus Gründen der Sparsamkeit auf Bewährtes und Gewohntes zu verzichten, ist nicht einfach zu formulieren. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp, wie Sie eindeutig zu mehr Sparsamkeit aufrufen, ohne dabei kleinlich zu wirken.
Ideen zur Sparsamkeit müssen sinnvoll und effizient sein
Alle Vorschläge zur Sparsamkeit, die den Mitarbeitern von der Leitung des Unternehmens gemacht werden, müssen zwei grundsätzliche Bedingungen erfüllen:
- 1. Die Vorschläge zur Sparsamkeit müssen effizient sein und wirklich einen nennenswerten Spareffekt erzielen. Spitzfindige Kleinkrämerei verunsichert Mitarbeiter und lenkt nur ab von den wesentlichen Einsparmöglichkeiten.
- 2. Jeder Schritt zu mehr Sparsamkeit muss klug überlegt sein. Sie müssen den Einspareffekt und den möglichen Schaden aus diesem Schritt gegeneinander abwägen. Ist es sinnvoll, wichtigen Geschäftspartnern gegenüber als kleinlicher und knausriger Gastgeber aufzutreten und damit die Atmosphäre von Verhandlungen erheblich zu stören? Sie können durch kleine Einschränkungen im Abholservice, bei der Bewirtung, bei der Hotelunterkunft eine derart miserable Stimmung schaffen, dass die Geschäftsverhandlungen negativ belastet werden. Dann stünden der Sparsamkeit und ein möglicher Schaden in keinem Verhältnis zueinander.
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Verbreiten Sie mit Ihrer Aufforderung zur Sparsamkeit keine Untergangsstimmung!
Sie müssen beim Verfassen solcher Sparappelle Formulierungen finden, die klare Forderungen und Anleitungen zur Sparsamkeit enthalten, und den Sinn dieser Maßnahmen darstellen. Vermeiden Sie unbedingt, Angst um den Arbeitsplatz zu verbreiten!
So nicht:
Sie wissen ja, wie es um die Finanzen unseres Unternehmens steht. Daher sehen wir uns leider gezwungen, folgende Sparmaßnahmen einzuführen: ...
Diese nebulöse Andeutung zur Finanzlage wird jedes Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen zerstören. Wenn solche Mitteilungen dann über die Flüsterpropaganda ihre Runde in der Branche oder in der Region machen, ist damit ein enormer Schaden angerichtet. Ebenso sollten Sie dramatisierende Formulierungen wie „sehen wir uns gezwungen“ in Ihrer Aufforderung zu mehr Sparsamkeit vermeiden.
14 überzeugende E-Mails, mit denen Sie Mitarbeiter zur Sparsamkeit auffordern finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel K77 "Kostenspar-E-Mails an Kollegen".
Besser so:
Wenn wir alle an einem Strick ziehen, bringen wir unser Unternehmen voran und bewähren uns auch in Krisenzeiten.
'Old habits die hard', sagt ein englisches Sprichwort. Sie werden sicher zustimmen, dass es uns allen schwerfällt, Angewohnheiten aufzugeben. Aber ich weiß, dass Sie für Innovationen aufgeschlossen sind und die Umstellung schaffen werden.
Diese Formulierung signalisiert einerseits Verständnis für Probleme bei der Umstellung. Sie präsentiert andererseits die Sparmaßnahme aber nicht als ein negatives, destruktives Signal, sondern als positiven, innovativen Schritt. Diese positive Ausdrucksweise sollten Sie grundsätzlich zu Ihrem Prinzip bei allen Appellen zu mehr Sparsamkeit machen. Sie könnten die gleichen Fakten als Schreckensszenario darstellen und damit Schaden anrichten. Sie könnten eine solche Mitteilung ohne Verfälschung der Tatsachen aber auch geschäftsmäßig als normalen Vorgang oder sogar als chancenreich präsentieren.
Drücken Sie kein schlechtes Gewissen aus
Ihre Sparsamkeit-Botschaft muss positiv und überzeugt klingen, statt "wir finden das auch ziemlich doof, aber ..."
So nicht:
Es tut uns sehr leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass es ab sofort keine Bewirtung mehr für Besprechungen gibt.
Besser so:
Wir möchten die Bewirtungskosten für interne Meetings unbedingt reduzieren. Bitte bringen Sie deshalb Ihren Kaffee oder Tee ab 1. Oktober selbst mit.
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