Wenn Sie zum kommenden Neujahrsempfang Ihres Unternehmens oder zu einer anderen betrieblichen Feier einladen, gehört wahrscheinlich das Entwerfen des Einladungsschreibens zu Ihren Aufgaben.
Wählen Sie auf alle Fälle hochwertiges Papier für den Druck, und achten Sie darauf, dass das Einladungsschreiben folgende Informationen enthält:
- Namen des Gastes (denken Sie an den Titel!)
- Anlass der Einladung _ Datum, Beginn, Veranstaltungsort
- Kleidungshinweis – zum Beispiel: Smoking. Auf der Einladung wird nur die Kleidung des Herrn angegeben, die Dame zieht das dazu Passende an.
- „Um Antwort wird gebeten bis ...“ oder „U. A. w. g. bis ...“
- „c. t.“ (cum tempore) auf Ihrer Einladung bedeutet, dass die Gäste bis zu einer Viertelstunde nach der angegebenen Anfangszeit eintreffen können, also z. B.: 19 Uhr c. t. Die „Viertelstunde“ wird heute meist recht großzügig ausgelegt. Sie kann in Ausnahmefällen bis zu 30 Minuten ausgedehnt werden.
- Schreiben Sie „s. t.“ (sine tempore), so bitten Sie Ihre Gäste um pünktliches Erscheinen.
- Beschreibung des Anfahrtswegs, eventuell Hotelprospekt beifügen
- vorgedruckte Antwortkarte zum Ankreuzen, zum Beispiel
[ ] Ja, ich komme
[ ] Mich begleitet Herr/Frau ......................
[ ] Reservieren Sie ein EZ/DZ im Hotel Palace von ... bis ....
Und: Bei Einladungen, die Sie aus Termingründen schon lange Zeit vorher verschicken mussten, senden Sie ca. eine Woche vor der Veranstaltung noch einmal eine Erinnerung.