Die DIN 5008 ist ein kompliziertes Regelwerk, das wir für Sie im Beitrag „DIN 5008“ im April diesen Jahres verständlich und mit vielen Beispielen erläutert haben. Trotzdem bleiben Fragen rund um Ihre Briefe und E-Mails offen, auf die die DIN 5008 keine Antworten liefert. Diese Antworten finden Sie jetzt im Sekretärinnen-Handbuch – damit Sie Ihre Korrespondenz korrekt und effektiv erledigen können.
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Leerschritt nach Abkürzung
Auch wenn wir Ihnen von der Verwendung von Abkürzungen abraten – denn diese sorgen manchmal für Verwirrung und sind unhöflich – werden Sie sie vermutlich
hin und wieder verwenden. Wenn Sie das tun, sollten Sie sicherstellen, dass Sie richtig abkürzen.
Beachten Sie: Wenn zwei abgekürzte Wörter aufeinander folgen, steht zwischen ihnen ein Leerschritt. Zum Beispiel wird „z. B.“ abgekürzt. Der Leerschritt zwischen
den beiden Buchstaben der Abkürzung ist ein Muss.
Nach Diktat verreist – schreibt man das noch?
Jeder Brief mit Außenwirkung muss mit einer Unterschriftsvollmacht unterzeichnet sein. Also entweder „i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“. Ist eine dieser Vollmachten nicht vorhanden, kann der Unterzeichner nur der Geschäftsführer oder der Vorstand sein. Deshalb ist für Sekretärinnen, die nicht über eine Unterschriftsvollmacht wie zum Beispiel „i. A.“ verfügen, „nach Diktat verreist“ häufig die einzige Möglichkeit, in Abwesenheit ihres Chefs einen Brief zu unterzeichnen. Ergänzt werden müsste dieser Zusatz um die Formulierung „für die Richtigkeit“ – f. d. R., wenn Sie nicht über eine Unterschriftsvollmacht verfügen. Doch diese Regelung ist auf gar keinen Fall empfehlenswert, da kaum jemand diese Abkürzungen kennt und diese sehr altmodisch wirken.
Finger weg von „nach Diktat verreist“!
Auch der Zusatz „nach Diktat verreist“ ist keine empfehlenswerte Art zu unterschreiben. Ein solcher Brief wirkt unpersönlich. Der Verfasser hat es nicht einmal für nötig gehalten, selbst zu unterschreiben. Warum nicht? Das könnte sich der Empfänger fragen – zu Recht.
Außerdem: Taucht häufiger ein „nach Diktat verreist“ auf, könnte man sich ebenfalls fragen, wann der Betreffende überhaupt einmal in seinem Büro ist.
Sie sollten über eine Unterschriftsvollmacht verfügen
Die eleganteste Lösung und der schönste Ersatz für diese umständliche Formulierung ist das „i. A.“, eine Vollmacht, die jeder Chef/jedes Unternehmen einer Sekretärin geben sollte. Denn nur so wird deutlich, dass diese nicht nur Platzhalterin, sondern verantwortungsvolle Mitarbeiterin und damit kompetente Ansprechpartnerin ist.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Wie Sie es auch drehen und wenden, „nach Diktat verreist“ hat in einer empfängerorientierten, zeitgemäßen Korrespondenz nichts zu suchen. Verzichten Sie, wenn irgendwie möglich, auf diese Formulierung.
Falls es gar nicht anders geht
Sollte es dennoch – aus welchen Gründen auch immer – nicht möglich sein, dass der Verfasser selbst unterschreibt, empfehlen wir:
Michels GmbH
Klaus-Dieter Wichtig
i. A. Mechtild Grundig
Mechthild Grundig
Sekretärin Geschäftsleitung
Daraus geht hervor, dass Klaus-Dieter Wichtig den Brief geschrieben/diktiert hat und die Sekretärin ihn in seiner Abwesenheit stellvertretend für ihn unterschrieben hat.
Bei ausländischen Geschäftspartnern muss Ihr Chef unterschreiben
In der Korrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern gilt das nicht eigenhändige Unterschreiben als große Rüpelhaftigkeit! Für die englischsprachige Korrespondenz gibt es deshalb auch keine Übersetzung für „nach Diktat verreist“.
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