Liebe Leser,
hören Sie solche Fragen auch immer wieder mal von Ihrem Chef, wenn Sie ihm einen Briefentwurf hingelegt haben? Gerade bei Schreiben an besonders wichtige Kunden und Partner schauen Chefs ja gern noch mal ganz genau drüber ... Kommen da bei Ihnen nicht manchmal Zweifel auf? Die Korrespondenzregeln, die früher galten, unterscheiden sich doch in vielen Punkten von der aktuellen DIN 5008. Die Geschäftskorrespondenz dann auch noch mit der Corporate Identity Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen und aktuelle Regeln für Rechtschreibung, Korrespondenz-Knigge & Co zu berücksichtigen, ist ein echter Drahtseilakt.
Ihr Chef ist vielleicht schon ein wenig älter, ein Profi auf seinem Gebiet, aber sein Wissen in Sachen Geschäftskorrespondenz ist vielleicht ein wenig veraltet ...
Da muss Ihr Korrespondenz-Wissen schon wasserdicht sein, damit Sie solchen Fragen mit der richtigen Antwort selbstsicher gerecht werden können.
Früher war das Leben einer Sekretärin um einiges einfacher: Sie war hauptsächlich für das Diktat Ihres Chefs, seinen Terminkalender und das Telefon verantwortlich. Heute sind Sie die Office-Managerin. Als „verlängerter Arm” Ihres Chefs müssen Sie tagtäglich nicht nur deutlich mehr, sondern auch komplexere Aufgaben erledigen. Die Geschäftskorrespondenz ist nun also eine von vielen Aufgaben. Sie haben einfach nicht mehr die Zeit lange über die DIN-Regeln beim Schreiben Ihrer Geschäftsbriefe nachzudenken. Aber leider geht ohne die DIN 5008 in einem zeitgemäßen Sekretariat nichts mehr ...
Die DIN 5008 ist Ihr Handwerkszeug im Sekretariat
Die DIN 5008 ist die Norm für Ihre Geschäftskorrespondenz. Das Regelwerk enthält mittlerweile über 50 Seiten und ist leider nicht gerade praxisorientiert und verständlich geschrieben.
Aber welche Sekretärin hat schon genügend Zeit, sich mit allen Punkten der DIN auseinanderzusetzen, sie richtig zu verstehen und in die eigene Sekretariats-Praxis umzusetzen?
Wie sollen Sie bei dem täglichen Sekretariats-Stress nun auch noch dafür Zeit finden? Doch Ihre Briefe sind das Aushängeschild Ihres Unternehmens.
Der äußere Eindruck bzw. das äußere Erscheinungsbild ist dabei wichtiger als viele denken. Denn wenn schon die Briefform nicht ansprechend ist, beschäftigt sich der Adressat oft erst gar nicht richtig mit den Inhalten.
In dem neuen Praxis-Ratgeber „Die aktuelle DIN 5008“ hat unser Redaktionsteam alle Punkte der DIN 5008 aufgegriffen und für „Normalsterbliche“ übersetzt. Und nicht nur das:
Zu vielen Fragen der Korrespondenz lässt die DIN Sie im Stich. Auch solche Zweifelsfälle hat sich unser Redaktionsteam vorgeknöpft, zum Beispiel den Punkt nach Abkürzungen, den Vermerk „Vorab per Fax“, die Positionierung des Leistungsdatums oder der Steuernummer auf Rechnungen ...
- Zu jedem Stichpunkt können die DIN-5008-Tipps in Sekundenschnelle nachgeschlagen werden (alphabetische Aufteilung).
- Alle DIN-Empfehlungen werden mit praxisnahen Beispielen aus Ihrem Sekretariatsalltag verdeutlicht.
- Die DIN gilt nicht für die englischsprachige Korrespondenz. Doch welche Regeln gelten hier? Auch das erfahren Sie im neuen Ratgeber.
- Detaillierte Zusatztipps für korrekte Anreden und Anschriften sind sehr übersichtlich aufbereitet - ein kniffliges Thema ganz einfach gelöst!
Mit dem neuen Praxis-Ratgeber „Die aktuelle DIN 5008“bleiben keine DIN-Fragen mehr offen. Sie sind immer auf der richtigen Seite, können Ihrem Chef alle Fragen aus dem Effeff beantworten und zur Not auch einmal beweisen, wenn er an Ihrer Antwort zweifelt. Glänzen Sie mit Ihrem Wissen und machen Sie mit Ihren Briefen immer einen professionellen und kompetenten Eindruck! Das perfekte Nachschlagewerk für alle Zweifelsfälle in der Korrespondenz hilft Ihnen dabei.
Mit DIN-5008-gerechter Geschäftskorrespondenz machen Sie als Sekretärin immer einen kompetenten Eindruck!
Die DIN 5008 erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, mit denen sich Schriftstücke lesefreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten lassen. Diese Norm legt nicht fest, was zu schreiben ist, sondern wie.
Das „WIE“ ist unbedingt zu berücksichtigen, denn die Empfänger Ihrer Briefe schenken Ihren Schreiben viel mehr Beachtung, wenn sie lesefreundlich sind.
Achten Sie deshalb in Ihrem Sekretariat, in Ihrer Abteilung - am besten in Ihrer gesamten Firma - auf ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Korrespondenz!
Mit einer einheitlichen Form Ihrer Geschäftskorrespondenz sind Ihre Schreiben lesefreundlich
Die DIN 5008 hat ihren Sinn. Niemand möchte bei jedem Brief, den er erhält, das Suchspiel starten: „Na, wo hat er denn dieses Mal das Datum versteckt?“ Sie wollen zu Recht auf Anhieb wissen, an wen das Schreiben gerichtet ist und worum es geht. Normierung ordnet und erleichtert die Arbeit. Daher ist es hilfreich und empfehlenswert, die Regeln der DIN zu kennen und in Ihrer Sekretariats-Korrespondenz anzuwenden.
Manchmal lässt die DIN Sie im Stich
Zu manchen Punkten gibt die DIN 5008 mehrere Alternativen zur Auswahl, zum Beispiel bei der Darstellung des Datums. Nicht ganz einfach zu entscheiden, was die beste Lösung ist ...
Die DIN 5008 schweigt sich auch über wichtige Kriterien der Geschäftskorrespondenz aus. Zum Beispiel über die Angabe des Leistungsdatums auf Rechnungen, dem PS in Briefen und vielem mehr.
Die Norm der DIN 5008 lässt sich auch manchmal nicht ohne weiteres auf den eigenen Firmenbriefbogen übertragen. Auch dann ist guter Rat teuer!
Und manchmal sind die Vorschläge nicht wirklich an der (Sekretariats-) Praxis orientiert ...
Der neue Praxis-Ratgeber „Die aktuelle DIN 5008“ klärt all diese Zweifelsfälle übersichtlich und praxisorientiert und räumt mit möglichen Unklarheiten auf.
Das „WIE“ in der Geschäftskorrespondenz ist leider nicht Ihre einzige Aufgabe!
Abgesehen davon, dass die DIN sehr umfangreich und nicht immer einfach interpretiert werden kann, ist das WIE, also die Form Ihrer Geschäftskorrespondenz, schließlich nicht Ihr einziges To-Do am Tag!
Auf den Inhalt, das WAS, der Briefe kommt es schließlich auch noch an. Sie schreiben zig Briefe und E-Mails verschiedenster Art am Tag. Von Absagen und Einladungen über Entschuldigungen, Kondolenzschreiben, Reklamationen bis hin zu Zwischenbescheiden. Interne und externe Schreiben, an die verschiedensten Empfänger. Ihre Briefe müssen also mal klassisch, mal kreativ, mal in einem emotionalen und mal in einem sachlich bestimmten Tonfall ausfallen.
Von Ihnen als Sekretärin oder Assistentin wird ganz selbstverständlich erwartet, dass Sie immer eine Idee haben und die richtigen Worte finden. Die Anforderungen Ihres Berufs sind enorm hoch, dabei wird selten geschätzt, wie viel Sie leisten.
Chef und Kollegen kommen mit allen möglichen Anliegen zu Ihnen:
-Sie organisieren den Terminkalender Ihres Chefs
-Sie können PC und Internet optimal bedienen
-Sie organisieren für Ihren Chef und oft auch für die Mitarbeiter Geschäftsreisen
-Sie denken immer für alle mit
-Sie sprechen Englisch
-Sie halten sich immer auf dem Laufenden
Und das für gewöhnlich ganz ohne betriebliche Fortbildung. Wie Sie zu all dem kommen, will meist keiner wissen. Sie sind ein Multitasking-Talent und müssen in allen Bereichen fit und perfekt organisiert sein. Wenn Sie aber mal etwas vergessen, dann haken Chef und Kollegen gern mal genauer nach, wie das nur passieren konnte!
Perfekte, DIN-gerechte Geschäftskorrespondenz erwartet Ihr Chef heutzutage ganz nebenbei von Ihnen!
Und weil Sie sich tagtäglich eben nicht nur über das WAS Ihrer Geschäftskorrespondenz Gedanken machen, sondern auch noch die korrekte zeitgemäße Form aller geschäftlichen Schreiben einhalten müssen, hilft Ihnen jetzt der neue Praxisratgeber „Die aktuelle DIN 5008“.
Dieses praktische Handbuch zeigt Ihnen:
• Die besten Tipps und Hinweise für Formalien Ihrer Briefe und E-Mails, die Sie nach der DIN 5008 unbedingt einhalten müssen (alphabetisch von A bis Z übersichtlich aufgeführt und einfach zum Nachschlagen - von A wie Abkürzungen, Absender oder Abschnitte bis Z wie Zahlen, Zeichen, Zeilenabstand oder Zentrieren)
• Beispiele aus der Praxis zum leichteren Verständnis der jeweiligen Norm (unter anderem zahlreiche Muster für schwierige Anschriften oder die richtige Signatur)
• DIN-gerechte Musterbriefe zur Verdeutlichung der wichtigsten Punkte der DIN 5008
• Praxisorientierte und zeitgemäße Zusatz-Empfehlungen von Korrespondenz-Experten, wenn eine DIN-Norm nicht praktikabel oder empfehlenswert ist. Die DIN empfiehlt zum Beispiel den Professorentitel abzukürzen, Sekada-Daily sagt: das ist unhöflich!
• Die wichtigsten Anleitungen zum richtigen Aufbau englischer Geschäftsbriefe - In der englischsprachigen Geschäftskorrespondenz gibt es schließlich keine DIN 5008, auf die Sie zurückgreifen könnten.
Mit dem Praxis-Handbuch „Die aktuelle DIN 5008“ haben Sie einen aktuellen, unkompliziert geschriebenen Ratgeber zur Hand. Dieses Buch ist mit seinen Tipps und Empfehlungen topaktuell und geht genau auf die Fragen Ihrer Korrespondenz im Sekretariat ein.
Vermeiden Sie peinliche Form- und Etikette-Fehler in Ihren Anreden und Anschriften
Vermeiden Sie peinliche Fettnäpfchen gleich zu Beginn Ihres Schreibens und stellen Sie sich dem komplizierten Thema der Anreden und Anschriften. Der erste Eindruck eines Briefs oder einer E-Mail kann schlecht ausfallen, wenn Sie gleich zu Beginn mit der Anschrift auf dem Umschlag oder der falschen Anrede danebenliegen.
Im Praxis-Handbuch „Die aktuelle DIN 5008“ können Sie in Minutenschnelle nachschlagen, worauf es ankommt.
Diese Empfehlungen sollten Sie kennen:
Die Anrede steht immer linksbündig mit einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile. Nach der Anrede folgt eine Leerzeile. Für den Fall, dass der Betreff entfällt, gibt die DIN keine Empfehlung.
Bleiben Sie bei den zwei Leerzeilen Abstand - entweder zur
- letzten Zeile des Informationsblocks,
- letzten Zeile der Bezugszeichenzeile oder
- letzten Zeile (9. Zeile) des Anschriftenfelds.
Doch wie schreibt man einen Herrn und eine Dame richtig an? Wie reden Sie Titelträger richtig an? Und wie sieht die Sache aus, wenn dann noch Adelstitel mit im Spiel sind?
Der Ratgeber „Die aktuelle DIN 5008“gibt Ihnen neben den formalen Punkten wichtige Zusatztipps für die inhaltliche Gestaltung richtiger Anreden und Anschriften.
Beim Betreff gibt es einiges zu beachten - was ist hier noch zeitgemäß, was veraltet?
Es geht nicht nur darum, dass sich zwischen Betreffzeile und Anrede zwei Leerzeilen befinden. Das weiß sicher fast jeder.
Das sollten Sie über die Betreffzeile wissen: Sie ...
- ist kein Muss.
- darf zweizeilig sein.
- wird nicht durch das Wort „Betreff“, „Betr.“, „Betrifft“ oder Ähnliches eingeleitet.
- kann aus optischen Gründen hervorgehoben werden, laut DIN 5008 mit Farb- oder Fettdruck der Schrift (in Geschäftsbriefen sollten Sie jedoch auf den Farbdruck verzichten und dem Fettdruck den Vorrang geben).
Diese und weitere Tipps zum korrekten Betreff finden Sie ab Seite 39 im Praxis-Ratgeber „Die aktuelle DIN 5008“.
Wie wird das Datum korrekt dargestellt und positioniert?
Vor ein paar Jahren war es „schick“, das Datum so zu schreiben: 2009-03-04. Das ist dann der 4. März 2009. Diese Schreibweise ist nach wie vor richtig, praktikabel aber sicher nicht!
Gerüchte um die Grußformel
Die DIN 5008 äußert sich nur zur formalen und nicht zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel. Es heißt kurz und bündig, dass die Grußformel mit einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.
Immer wieder heißt es, dass die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ nicht mehr zeitgemäß ist. Genauso heißt es dann wieder, dass diese Grußformel nach der DIN 5008 die einzig zulässige ist. Was ist denn nun richtig?
ll nach der Grußformel noch der Firmenname oder die Bezeichnung der Behörde genannt werden, lassen Sie eine Leerzeile Abstand zum Gruß. Der Name der Behörde oder Firma wird nicht besonders hervorgehoben.
Auch bei erweiterten Grußformeln (zum Beispiel Unterschriften mit ppa.) hilft der neue Ratgeber „Die aktuelle DIN 5008“ ab Seite 59 mit wichtigen Tipps.
Zeigen Sie Ihrem Chef, dass Sie auf dem Laufenden sind und er sich auf Ihre Briefe zu 100% verlassen kann
Sie haben jeden Tag alle Hände voll zu tun, müssen auch in stressigen Momenten den Überblick bewahren und jederzeit Ihr Multitasking-Talent unter Beweis stellen. Dann sollen Sie auch noch alle Regeln der DIN im Kopf haben und richtig anwenden können. Damit nicht nur der Inhalt Ihres Briefs, sondern auch deren Form und Präsentation top ist.
Sie haben niemanden, dem Sie Ihre Briefe mal zeigen können, damit er mal „drüberliest“. Sie müssen immer allein entscheiden. Dafür fragen Chef oder Kollegen oft bei Ihnen nach und dann wird gegebenenfalls noch Ihre Antwort in Frage gestellt!
Nutzen Sie den Praxis-Ratgeber „Die aktuelle DIN 5008“nicht nur als das perfekte Nachschlagewerk zu allen Punkten der DIN 5008, sondern lassen Sie ihn auch Ihren Schiedsrichter für alle Chef- oder Kollegen-Fragen sein.
Werden Sie zur DIN-5008-Expertin
Mithilfe der zahlreichen Tipps, praxisorientierten Beispielen, der alphabetischen Aufbereitung aller 99 Stichwörter und aller Anleitungen haben Sie ein komplettes praxisorientiertes Nachschlagewerk in Ihrem Sekretariat, das keine Fragen unbeantwortet lässt. So sind Sie immer auf der sicheren Seite und machen stets einen professionellen und kompetenten Eindruck mit Ihrer Geschäftskorrespondenz!