In einigen Unternehmen ist es üblich, auf dem Briefbogen mit anzugeben, wo ein Dokument gespeichert wurde. So ist es immer ruck, zuck wieder zu finden. Auch wenn Sie selbst einmal nicht da, krank oder verreist sind, würde ein Mitarbeiter den Brief schnell finden, falls er ihn überarbeiten oder ein ähnliches Schreiben an eine andere Person verschicken muss.
Wohin mit dem Dateivermerk?
Am sinnvollsten ist es, den Dateinamen an das Ende der jeweiligen Seite zu setzen, entweder an den linken oder rechten Rand. Verwenden Sie eine kleinere Schrift, zum Beispiel 8 Punkt. So fällt der Dateivermerk am wenigsten auf. Weniger schön, aber möglich: Sie platzieren den Dateivermerk hinter dem Diktatzeichen.
Beispiel:
ph-cd/C:\Anschreiben\petersgmbh3.doc
So fügen Sie den Dateivermerk ein:
1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an die der Dateivermerk eingefügt werden soll.
2. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FELD.
3. Klicken Sie unter BITTE EINFELD AUSWÄHLEN (bei mir steht das unter „Kategorien“) auf die Kategorie DOKUMENTEN-INFORMATIONEN.
4. Im Feld FELDNAME markieren Sie bitte dasWort FILENAME.
5. Klicken Sie nun das Feld FELDFUNKTIONEN an.
6. Danach gehen Sie bitte auf OPTIONEN.
7. Wechseln Sie in die Registerkarte SPEZIFISCHE SCHALTER.
8. Klicken Sie den Schalter \p an und danach auf das Feld HINZUFÜGEN.
9. Bestätigen Sie zwei Mal mit OK.
10. Word fügt nun den kompletten Pfad der Datei an der aktuellen Cursorposition ein.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Achten Sie darauf, dass Sie die Ordner professionell benennen und der Empfänger keine Informationen daraus ableiten kann, die ihn nichts angehen. Abgesehen davon kann es auch sehr unprofessionell wirken.
So wäre der folgende Dateivermerk, wenn er auf einem Schreiben an einen Kunden ausgedruckt wird, durchaus peinlich:
C:\Anschreiben\lästigekunden\petersgmbh3.doc.
So finden Sie „verschollene“ Dateien wieder
Gerade wenn man in Eile ist, passiert es schon einmal, dass man eine Datei falsch abspeichert. Nach Murphys Gesetz wird aber genau diese Datei kurz darauf dringend benötigt. Mit der Suchenfunktion von Word ist dies aber kein Problem: Gehen Sie mit dem Cursor auf den Startbutton und drücken Sie die rechte Maustaste. Klicken Sie auf SUCHEN und schon haben Sie die Möglichkeit, mithilfe verschiedener Suchkriterien Ihre Datei wieder zu finden. Einfach Dateiname (es reicht auch schon ein Teil des Namens oder ein Wort, das in der Datei vorkommt) eingeben, den Ordner nennen, in dem gesucht werden soll, und auf SUCHEN klicken. Nach kurzer Suchzeit zeigtWord Ihnen alle infrage kommenden Dokumente an.
Weitere Tipps zum Thema 'Dateivermerk' finden Sie in Office Korrespondenz aktuell