Die DIN 5008 regelt die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Leider nimmt die DIN es nicht in allen Fragen so genau und lässt die Verfasser von Geschäftsbriefen mit vielen Fragen allein.
Entscheiden Sie in Zweifelsfällen immer so, dass es zu Ihrem Unternehmen passt, und achten Sie darauf, dass diese Schreibweisen dann in Ihrem gesamten Unternehmen Gültigkeit bekommen. So machen Sie nach außen einen geschlossenen und einheitlichen Eindruck.
Abkürzungen
Es gibt keine klare Empfehlung. Verwenden Sie also nur solche, die auch allgemein verständlich sind.
Absätze
Setzen Sie Absätze mit einer Leerzeile vom restlichen Text ab. Einzüge in der ersten Zeile sind für geschäftliche Korrespondenz nicht geeignet.
Abschnitte
Abschnitte werden mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt und schließen am Ende nicht mit einem Punkt.
Anführungszeichen
Wenn Sie innerhalb der wörtlichen Rede zusätzlich etwas in Anführungsstriche setzen möchten, verwenden Sie bitte halbe Anführungsstriche, die auf Ihrer Tastatur das Apostroph sind.
Anlagevermerk
Sie können das Wort „Anlage“ fett schreiben, wenn Sie eine oder mehrere Anlagen dann auch benennen. Danach steht kein Doppelpunkt.
Anschriften
Dafür gibt Ihnen die DIN keine klare Empfehlung. Hier die wichtigsten Punkte:
- Schreiben Sie die Anrede Frau/ Herrn in die 1. Zeile oder direkt vor den Namen.
- Berufsbezeichnungen wie Rechtsanwalt, Direktor, Geschäftsführer gehören in die 1. Zeile, neben die Anrede
- Die Bezeichnung Professor wird ausgeschrieben und steht in der ersten Zeile vor der Anrede
- Der Doktortitel steht vor dem Namen.
- Ortsteilnamen kommen unter den Empfängernamen.
Beispiel:
Herrn Professor
Dr. Gisbert Klein
Lipperode
Ginsterweg 4//2
59557 Lippstadt
Es gibt eine weitere Änderung:
Die Deutsche Post AG teilt mit, dass die Leerzeile zwischen Straße und Ort wegfallen kann.
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt:
Schreiben Sie die Anschrift wie bisher mit Leerzeile zwischen Straße und Bestimmungsort – sieht besser aus.
Ob Sie die Bezeichnung Herrn oder Frau direkt vor den Namen oder in die Zeile darüber schreiben, bleibt Ihnen überlassen.
Auslandsanschrift
Verzichten Sie auf Leerzeilen in der Anschrift. Es gibt kein Länderkürzel, der Bestimmungsort wird in Versalien und Landessprache geschrieben. Das Bestimmungsland steht in deutscher Sprache, ebenfalls in Versalien, unterhalb des Bestimmungsortes.
Aufzählungen
Setzen Sie Aufzählungen mit einer Leerzeile vom vorangehenden oder nachfolgenden Text ab.
Bankleitzahlen
Stellen Sie der Angabe der Bankleitzahl ein BLZ voran, dann kommt die Zahl in Dreierschritten: BLZ 435 678 90. Internationale Angaben gliedern Sie in 5 Vierergruppen und 1 Zweiergruppen: IBAN DE99 9876 5432 0000 10
Betreff
Verwenden Sie die Betreffzeile so, wie es Ihnen sinnvoll erscheint.
Bezugszeichen
Ersetzen Sie die Bezugszeichenzeile durch einen Informationsblock. Das ist moderner, und der Empfänger findet alle Informationen auf einen Blick.
Bindestrich
Schreiben Sie Aneinanderreihungen und Koppelungen mit Bindestrich ohne Leerschritt.
Bruchstrich
Sie können beide Varianten benutzen: „/“ und „———-“. Vor den Ziffern des Bruchs steht kein Leerschritt.
Datum
Hier ist die neue DIN wirklich keine Hilfe, denn Sie können von nun an alle Schreibweisen verwenden, die es gibt:
09.11.2002
09.11.02
9. November 2002
9. Nov. 2002
2002-11-09
02-11-09
Empfehlung: Behalten Sie die alphanumerische Schreibweise bei, sie sieht am schönsten aus und ist auch innerhalb eines Textes leichter zu lesen:
9. November 2002.
Dezimalzahlen
Die Dezimalteilung kann entfallen. Schreiben Sie:
3 € statt 3,00 €
14 kg statt 14,00 kg
Diktatzeichen
Wieder gibt die DIN keine klare Empfehlung. In den Musterbriefen der DIN werden die Diktatzeichen klein geschrieben. Aus den Beispielen sollen laut DIN aber keine Regeln abgeleitet werden. Und jetzt? Schreiben Sie Ihre Diktierzeichen wie bisher. Bearbeiter und Autor werden durch einen Bindestrich getrennt:
mp-as
kl-uz
Bei mehreren Autoren und einem Bearbeiter:
mp/ch-as
Einheiten
Trennen Sie den Wert mit einem Leerschritt von der Einheit ab: 25 kg, 34 €
Einrücken
Verwenden Sie Einrückungen 2,54 cm vom linken Schreibrand, wenn Sie Textpassagen besonders hervorheben möchten.
E-Mail-Adressen
Es bleibt alles beim Alten:
- Zeilenabstand
- Anschrift: Klar, dass eine E-Mail eine E-Mail-Anschrift benötigt, um verschickt zu werden.
- Anrede: Notwendig, bitte mit einer Zeile vom Text absetzen.
- Text: Schreiben Sie den Text wie in einem normalen Geschäftsbrief.
- Abschluss: Bilden Sie einen elektronischen Baustein: Gruß, Firmenbezeichnung, Vor- und Zuname des Absenders, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse.
Euro-Schreibweise
Schreiben Sie EUR oder €. Leider verrät die DIN nicht, ob und wie man Cent abkürzen kann! Derzeit üblich ist c oder ct. Empfehlung: Kürzen Sie Cent mit ct ab.
Empfehlung: Fügen Sie den Informationsblock so ein, dass Ihr Briefbogen gut aussieht. Orientieren Sie sich an der Fluchtlinie von Datum und Firmenzeichen.
Exponenten und Indizies
Schreiben Sie die ohne Leerschritt an die Basis: 23², (a-b)³, H2O
Faxnummern
Neuerdings gilt die Blockschreibweise
Faxnummer mit Vorwahl:
02941 271562
Faxnummer mit Durchwahl:
02941 271562-03
Auslandsnummern:
+ 49 30 2941 271562
Fettdruck
Fettdruck ist erlaubt. Auch das Wort „Betreff“ darf jetzt fett gedruckt werden. Schließen sich dem Fettdruck Satzzeichen an, werden diese ebenfalls fett gedruckt.
Fußnoten
Der Text zur Gestaltung wurde der Vollständigkeit wegen aufgenommen. Die Schreibweise regelt Ihre Textverarbeitung.
Gedankenstrich
Erzeugen Sie einen normalen Mittelstrich, mit je einem Leerschritt davor und dahinter. Ein folgendes Komma setzen Sie ohne Leerschritt hinter den Gedankenstrich: Ich weiß – oder ich hoffe –, dass diese Tipps hilfreich für Sie sind.
Gleichheitszeichen
Schreiben Sie das Gleichheitszeichen mit einem Leerschritt zur Zahl.
10 – 8 = 2
5 + 6 = 11
Geldbeträge
Gliedern Sie Geldbeträge zur Sicherung der Eindeutigkeit mit einem Punkt: 234.890 €, 1.500 EUR
Gruß
Der Gruß bleibt bestehen wie bisher: mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt.
Hausnummern
Machen Sie Stockwerkangaben mit einem Doppelschrägstrich und einem Leerzeichen davor und dahinter. Diese Schreibweise wurde auf Initiative der Post hin eingeführt – wegen der besseren maschinellen Sortierung: Lippstädter Weg 12//3 (Hausnummer 12, 3. Stock)
Hervorhebungen
Heben Sie wichtige Textstellen so hervor: Fettdruck, Unterstreichen, Versalien, Zentrieren, Anführungszeichen, Einrücken, Schriftfarbe, Schriftgröße, Schriftart.
Informationsblock
Auch dafür gibt Ihnen die neue DIN keine klare Empfehlung. Nehmen Sie folgende Angaben mit auf: Gruß, Firma, Vorund Zuname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse.
Klammern
Eine Empfehlung, welche Klammern Sie benutzen können, gibt es dazu nicht. Entscheiden Sie also selbst: Setzen Sie die Klammer aber ohne Leerschritt vor oder hinter einem Wort ein. Auch innerhalb eines Wortes geschieht das ohne Leerschritt.
Nicht dezimale Teilungen
Sie werden mit einem Doppelpunkt gekennzeichnet, jede Einheit folgt dann mit 2 Stellen: 12:45 Uhr, 19:20:55 Uhr.
Ortsteilnamen
Setzen Sie die unter den Namen des Briefempfängers.
Prozent und Promille
Setzen Sie die Angaben für Prozent ohne, für Promille mit Leerschritt hinter den Wert.
Satzzeichen
Sie brauchen hierbei keine Änderungen beachten.
Schrägstrich
Setzen Sie keinen Leerschritt vor oder hinter den Schrägstrich.
Seitenränder
Abstand zum linken Blattrand: 24.1 mm, zum rechten: 20 mm.
Summen
Bei der Schreibweise von Summen sind alle erdenklichen Möglichkeiten der Summenstriche möglich: durchgezogene Striche, Teilstriche und auch eine Kombination.
Telefonnummern
Neuerdings gilt die Blockschreibweise:
Nummer mit Vorwahl:
02941 271562
Nummer mit Durchwahl:
02941 271562-03
Sondernummern mit Tarifziffer:
0800 5 12345
Auslandsnummern:
+ 49 30 2941 271562
Telexnummern
Auch Telexnummern werden nicht gegliedert:
8732486 PGK d
Unterführungszeichen
Wortwiederholungen dürfen Sie durch Wiederholungszeichen kenntlich machen. Dabei steht das Wiederholungszeichen an der Stelle des ersten Buchstabens.
Zentrum – Flughafen: Entfernung 12 km
" – Hotel Tiefschlaf: Entfernung 6 km
Unterschriften
Neu ist, dass die Wiederholung von Vollmachten wie i.A., i.V. und ppa. vor die maschinenschriftliche Unterschrift gesetzt wird.
Empfehlung: Bleiben Sie dabei, die Vollmacht handschriftlich vor Ihre persönliche Unterschrift zu setzen.
Verhältniszeichen
Um ein Verhältnis anzugeben, verwenden Sie den Doppelpunkt, davor und danach einen Leerschritt.
Verteiler
Setzen Sie den Verteiler linksbündig mit einer Leerzeile Abstand zur maschinenschriftlichen Wiederholung Ihrer Unterschrift.
Währungsangaben
Sie können die Währungsangaben vor oder hinter den Betrag setzen. Innerhalb eines Textes empfiehlt sich die Nachstellung. Bei zahlreichen Angaben sollte diese Schreibweise einheitlich sein. Die Schreibweise mit internationalen Bezeichnungen ist erlaubt.
€ 945,60 945,60 EUR
945,60 € EUR 945,60
€ 0,45 0,45 EUR
0,45 € EUR 0,45
$ 8 8 $
Zeichen „bis“
Verwenden Sie den Gedankenstrich mit einem Leerschritt davor und dahinter.
Zeichen „geboren“, „gestorben“
Maria Beispiel, * 4. November 1798, † 25. Oktober 1876
Das Datum können Sie hierbei so unterschiedlich schreiben, wie alle anderen Daten auch.
Empfehlung: Bleiben Sie bei der alphanumerischen Schreibweise, das sieht persönlicher aus.
Zeichen „gegen“
Dieses Zeichen aus dem juristischen Schriftverkehr wird mit einem Leerschritt davor und dahinter geschrieben: ./.
Zeichen „kleiner“, „größer“
230 > 210 (kleiner), 250 < 890 (größer)
Praxis-Tipp:
Brauchen Sie Vorräte Ihrer Geschäftsbögen erst auf, bevor Sie neues Briefpapier ordern. Auch wenn diese Bögen sich nicht ganz genau an die neuesten Empfehlungen halten, sollten sie aufgebraucht werden.
Denken Sie daran, dass die DIN 5008 eine Option ist, keine Pflicht!