Die DIN 5008 sind die vom Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) herausgegebenen Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Sie gehören zu den grundlegenden Normen für den Büro- und Verwaltungsbereich. Hier wird festgelegt, wie ein Inhalt dargestellt werden soll, um Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten. Die Festlegungen und Empfehlungen beziehen sich unter anderem auf Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln, Zahlengliederungen, Tabellen sowie die Gliederung von Texten. Eine umfassende Änderung der DIN 5008 wurde letztmalig im Jahr 2001 vorgenommen.
Der jüngste Änderungsentwurf der DIN 5008 (DIN 5008/A1:2004-07) stammt aus dem Jahr 2004 und bezieht sich auf das Anschriftfeld eines Briefes. Die Änderungen sind seit dem 18. Januar 2005 beschlossen und können in der Praxis übernommen werden. Eine Neuausgabe der DIN 5008 mit den Änderungen erscheint voraussichtlich Ende April 2005.
Das ist der Grund für die Änderung des Anschriftfelds:
Mit dem generellen Wegfall von Leerzeilen im gesamten Anschriftfeld kann die Zusatz- und Vermerkzone (Vorausverfügungen, Produkte, Freimachungsvermerke) auf drei Zeilen vergrößert werden – bisher waren es nur zwei Zeilen. Die nun sechszeilige Anschriftzone (vorher sieben Zeilen) nimmt genauso viel Text auf wie bisher, da die Leerzeile vor der Ortsangabe entfällt. Sollten für Zusätze und Vermerke mehr als drei Zeilen Platz benötigt werden, darf die Schriftgröße in der Anschriftzone verkleinert werden. Eine Schriftgröße von acht Punkt darf aber nicht unterschritten werden.
Weitere Angaben zum Anschriftfeld finden Sie in der folgenden alphabetischen Auflistung unter „Anschriftfeld“.
Beachten Sie: Die Neuausgabe der DIN 5008 sieht nur die Änderung der Regeln für das Anschriftfeld vor. Damit werden in der neuen Ausgabe auch alle Beispiele, die ein Anschriftenfeld zum Inhalt haben, geändert. Sonst ändert sich gegenüber 2001 nur noch eine Kleinigkeit:
Die Titelabkürzung „Prof.“ muss immer vor dem Namen stehen.
Weil bei dem Wort „Professor“ in der Empfängerbezeichnung nicht erkennbar ist, ob es sich um eine Amtsbezeichnung oder einen akademischen Grad handelt, wird nun einheitlich geregelt, dass „Prof.“ immer unmittelbar vor dem Namen steht – also auch für den Fall der Amtsbezeichnung.
Absätze: Trennen Sie mit einer Leerzeile
Wenn Sie im Text einen Absatz machen wollen, müssen Sie ihn mit einer Leerzeile vom vorangehenden und folgenden Text trennen.
Absenderangabe: So positionieren Sie sie richtig
Für Briefbögen DIN A4 gilt: Die Absenderangabe beginnt in der fünften Zeile bzw. nach 16,9 mm von der oberen Blattkante. Achten Sie bei der Gesamthöhe der Absenderangabe darauf, dass Sie nicht mit dem Anschriftenfeld in Konflikt kommen.
Anlagen- und Verteilvermerke: Verwenden Sie Fettschrift
Der Mindestabstand Ihres Anlagenvermerks vom Gruß oder der Firmenbezeichnung beträgt drei Leerzeilen. Wenn die Unterzeichner nur maschinenschriftlich angegeben sind, folgt der Anlagenvermerk nach einer Zeile. Den Verteilvermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur Aufzählung im Anlagenvermerk. Bei Platzproblemen darf die Leerzeile wegfallen.
Beispiel 1
Mit freundlichen Grüßen Anlagen
• 1 Prospekt
Büroservice 1 Preisliste
Müller GmbH •
• Verteiler
i. A. (Unterschrift handschriftlich) Dagmar Sturz
•
Marion Schmidt
Beispiel 2
Freundliche Grüße
•
MBR Beratung für das Management
•
• (Unterschrift handschriftlich) (Unterschrift handschriftlich)
•
ppa. Herbert Weiß i. V. Sandra Klett
•
Anlage
Anschriftfeld: Die Leerzeile in der Anschriftzone fällt weg
Der Bereich für das gesamte Brieffenster heißt „Anschriftfeld“. Das Anschriftfeld insgesamt darf nicht mehr als neun Zeilen lang und damit 40 mm hoch sein.
Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift (alle neun Zeilen). Bestandteil der Aufschrift ist die Anschriftzone, die nun verkleinert wurde (Leerzeile fällt weg). Sie umfasst maximal sechs Zeilen und hat eine Höhe von 27,3 mm sowie die Zusatz- und Vermerkzone, die jetzt maximal drei Zeilen betragen darf. Sie ersetzt die bisherigen zwei Zeilen für postalische Vermerke.
Die Vergrößerung dieses Bereichs war u. a. erforderlich, um Verfahren des automatischen Freimachens zu unterstützen. Die Höhe der Zusatz- und Vermerkzone beträgt 12,7 mm. Dieser Wert entspricht drei Zeilen nach DINRaster.
In die Zusatz- und Vermerkzone dürfen Vorausverfügungen, Produktbezeichnungen oder elektronische Freimachungsvermerke aufgeführt werden.
Beachten Sie: Wenn zum Beispiel ein elektronisches Frankierverfahren mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone benötigt, dürfen Sie die Anschriftzone verkleinern, indem Sie eine kleinere Schriftgröße verwenden, die aber nicht kleiner als acht Punkt sein darf.
Wichtig: Im gesamten Anschriftfeld dürfen Sie keine Leerzeilen mehr schreiben, auch nicht, um Zusätze und Vermerke von der Anschrift zu trennen. Schreiben Sie die gesamte Aufschrift ohne Leerzeile. Auch das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Abtrennen von der Anschrift ist nicht mehr zulässig.
Größe und Aufteilung des neuen Anschriftfelds
Anschriftfeld, Höhe 40 mm
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1 Zusätze und Vermerke Zusatz- und
2 (Vorausverfügungen, Produkte, Vermerkzone
3 elektronische Freimachungsvermerke) (12,7 mm)
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1 Anschrift
2
3 [Aufschrift = Zusätze und Vermerke + Anschriftzone
4 Anschrift] (27,3 mm)
5
6
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Anschriftfeld, Breite 85 mm
Quelle: Bundesverwaltungsamt
Beispiel für ein Anschriftfeld
1
2 Nicht nachsenden!
3 Einschreiben
1 Herrn
2 Rüdiger Bergham
3 Sport Wagenheimer
4 Isartorplatz 3
5 81234 München
6
Aufzählungen: Trennen Sie mit einer Leerzeile
Beginn und Ende einer Aufzählung trennen Sie vom übrigen Text durch eine Leerzeile.
Beispiel:
Folgende TOPs stehen auf dem Programm:
•
1. Messevorbereitung Hannover
2. Abstimmung Werbekonzept mit Vertriebsmaßnahmen
3. Planungszahlen Vertrieb
2. Quartal
•
Bitte bereiten Sie alle für das Meeting...
Auslandsanschriften: Schreiben Sie Land und Ort versal
Auslandsanschriften müssen in lateinischer Schrift und arabischen Ziffern geschrieben werden. Der Bestimmungsort und das Bestimmungsland müssen versal geschrieben werden. Den Bestimmungsort schreiben Sie – wenn möglich – in der Sprache des Bestimmungslandes, also LIÈGE für Lüttich, MILANO für Mailand, BUCURESTI für Bukarest. Das Bestimmungsland selbst wird in deutscher Sprache geschrieben.
1 Herrn
2 Andrea Buretti
3 Via Belfiore
4 20100 MILANO
5 ITALIEN
6
Bankleitzahl: Strukturieren Sie so
National (BLZ):
von links nach rechts beginnend – zweimal Dreiergruppe, einmal Zweiergruppe.
Beispiel: BLZ 245 678 33
International (IBAN=International Bank Account Number):
von links nach rechts beginnend – fünfmal Vierergruppe, einmal Zweiergruppe.
Beispiel: IBAN DE24 7489 0038 7334 2400 00
Betreff: Fettdruck und Farbe erlaubt
Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben. Die Aussage im Betreff dürfen Sie fett und/oder farbig drucken. Andere Hervorhebungen sind nicht vorgesehen.
Wenn Ihr Briefkopf eine Bezugszeichenzeile hat, steht der Betreff an folgenden Positionen:
- Briefblatt Form A: 97,4 mm von der oberen Blattkante
- Briefblatt Form B: 114,3 mm von der oberen Blattkante.
Das sind zwei Leerzeilen nach der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock. Schreiben Sie den Betreff immer ohne Schlusspunkt, und beginnen Sie an der Fluchtlinie Ihres Brieftextes (keine Einrückungen). Wenn Sie einen längeren Betreff haben, können Sie ihn sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilen. Nach dem Betreff machen Sie zwei Leerschritte und beginnen mit der Anrede.
Beispiel:
Einladung zum Tag der offenen Tür
•
•
Sehr geehrte Frau Schneider,
Bezugszeichen: Direkt unter den Leitwörtern
Bezugszeichen, Name, Durchwahlmöglichkeit und Datum des Briefes schreiben Sie direkt ohne Leerzeile unter die vorgedruckten Leitwörter (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, unsere Zeichen, unsere Nachricht vom, Telefon, Name, Datum).
Wenn nötig, dürfen die Angaben maximal zwei Zeilen lang sein. Beginnen Sie Ihre Angaben bündig mit dem ersten Buchstaben des Leitwortes. Mehrere Bezugsangaben zu einem Leitwort dürfen durch ein Komma getrennt werden.
Ihr Zeichen, Unsere Zeichen, Telefon, Name
Ihre Nachricht vom unsere Nachricht vom 089 2345- Datum
ro 05-01-15 ne-du 05-01-10 1234 05-01-20
Pia Witte
Datum: Schreiben Sie numerisch oder alphanumerisch
Numerische Schreibweise:
Aufgrund der europäischen Formen empfiehlt die DIN 5008 als Hauptform die Schreibweise in der Reihenfolge: Jahr, Monat, Tag – mit Bindestrich gegliedert.
Beispiele:
2005-01-15
05-02-10
Wegen der vielen Einwände gegen diese Datumsschreibweise können Sie aber auch noch die alte Form wählen mit der Reihenfolge: Tag, Monat, Jahr – mit dem Punkt gegliedert. Voraussetzung: Es dürfen keine Missverständnisse entstehen.
Beispiele:
15.01.2005
03.03.05
Achtung! Tag und Monat schreiben Sie zweistellig. Die Jahreszahl sollten Sie nur zweistellig schreiben, wenn die Interpretation eindeutig ist.
Alphanumerische Schreibweise:
Beispiele:
15. Januar 2005
15. Jan. 2005
E-Mail: Beachten Sie diese 5 Regeln beim Geschäftsbriefersatz
Folgende Regelungen gelten für die Verwendung von E-Mails als Geschäftsbriefersatz, nicht für hausinterne Mitteilungen:
1. Schreiben Sie mit einzeiligem Abstand.
2. Schreiben Sie immer einen aussagefähigen Betreff, weil er für die Bearbeitung und Verwaltung von E-Mails zentrale Bedeutung hat.
3. Schreiben Sie immer eine Anrede. Die Anrede beginnt an Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text abgetrennt.
4. Den Text verfassen Sie als Fließtext ohne Worttrennungen. Grund: Der Umbruch wird durch die Software des Empfängers gesteuert und der jeweiligen Fenstergröße angepasst.
Absätze trennen Sie vom folgenden Texte jeweils durch eine Leerzeile. Im Grunde gelten, was den Text betrifft, die gleichen Regeln wie für den Geschäftsbrief.
5. Als Abschluss werden Sie in der Regel einen elektronischen Textbaustein einfügen. Er muss folgende Angaben enthalten:
- Gruß
- Kommunikations- und Firmenangaben
- E-Mail- und/oder Internet-Adresse.
Beispiel für elektronische Grußformel:
Mit freundlichen Grüßen
•
Piper GmbH
•
Sabine Sommer
•
Telefon: +49 89 145-5689
Fax: +49 89 145 5688
E-Mail: sabine.sommer@uumail.de
Internet: www.piper.de
Empfängerbezeichnungen: Sie werden sinngemäß in Zeilen eingeteilt
Berufs- oder Amtsbezeichnungen (z. B. Direktor, Rechtsanwalt) werden neben „Frau“ oder „Herrn“ geschrieben.
Beispiel:
1
2
3 Postzustellungsurkunde
1 Herrn Direktor
2 Dr. Werner Braun
3 Otto Schmidt AG
4 Lindenring 6
5 42011 Wuppertal
6
Akademische Grade
(z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Kfm.) stehen direkt vor dem Namen.
Bei Untermietern
müssen Sie den Namen des Wohnungsinhabers unter den Namen des Empfängers schreiben.
Beispiel:
1 Nicht nachsenden
2 Einschreiben-Rückschein
3 W 2345678/cq/rp 45/734 m
1 Herrn Horst Vogel
2 bei Andrea Specht
3 Blumenstraße 5
4 78912 Stuttgart
5
6
Bei Einzelunternehmen schreiben Sie den Zusatz e. K. (eingetragene(r) Kauffrau/Kaufmann) bzw. e. Kfr. oder e. Kfm.
Beispiel:
1
2
3
1 Sabine Schlegel e. Kfr.
2 Bahnhofstraße 7
3 81234 München
4
5
6
Folgeseiten: So weisen Sie darauf hin
Am Fuß der beschrifteten Seite dürfen Sie am rechten Rand durch drei Punkte ... auf eine Folgeseite hinweisen. Der Abstand zwischen Textende und den drei Punkten muss mindestens eine Leerzeile betragen.
Fußnoten: Nummerieren Sie durch
Fußnoten sind hochgestellte Zeichen aus arabischen Ziffern. Nummerieren Sie die Fußnoten über mehrere Seiten hinweg fortlaufend.
Bei maximal drei Fußnoten dürfen Sie auch Sonderzeichen, z. B. Sternchen, verwenden. Den dazugehörige Fußnotentext schreiben Sie jeweils unten auf die entsprechende Seite. Grenzen Sie sie mit dem Fußnotenstrich – zehn Unterstriche (Umschalt plus Bindestrich) – vom Text ab. Vor dem Fußnotenstrich muss mindestens eine Leerzeile stehen. Auch bei Seiten, die nicht vollständig mit Text gefüllt sind, schreiben Sie Fußnotenstrich und Fußnoten an den Fuß der Seite.
Beispiel:
... sind wir davon ausgegangen, dass eine Weiterführung
des Projekts¹ aus verschiedenen Gründen
_________
¹ detaillierte Zahlen finden Sie in der Anlage D
Gedankenstrich: Nutzen Sie das Sonderzeichen
Als Gedankenstrich nutzen Sie das Sonderzeichen Gedankenstrich (Strg + Minus der Zahlentasten). Satzzeichen folgen dem zweiten Gedankenstrich ohne Leerzeichen.
Beispiel:
Ich stelle fest – und da bin ich mir ganz sicher –, dass dieser ...
Gruß: Trennen Sie diesen mit einer Leerzeile.
Der Gruß beginnt an der Fluchtlinie und mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt.
Hausnummern: Das sind die erlaubten Schreibweisen
Hofstraße 12 – 16 oder Hofstraße 12/16
Rosenheimer Straße 5 a Die Buchstaben können groß- oder kleingeschrieben werden.
Blumenstraße 11 u. 12
Webergasse 12 // R 123 Nummer der Wohnung im Haus Nr. 12
Inlandsanschriften: Eigene Zeile für Ortsteilangaben
1. Bei Großempfängeranschriften sollten weder Postfach noch Straße und Hausnummer angegeben werden.
Beispiel 1:
1
2
3 Einwurf-Einschreiben
1 Finanzamt
2 München IV
3 81234 München
4
5
6
2. Ortsteilangaben dürfen nicht als Zusatz zum Bestimmungsort stehen, sondern in einer besonderen Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe und ohne Postleitzahl.
Beispiel 2:
1
2
3
1 Horst Schmitz GmbH
2 Furth
3 Ertlweg 6
4 81234 München
5
6
3. Bei der Zustellangabe dürfen zusätzlich der Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt durch zwei Schrägstriche, angegeben werden.
Beispiel 3:
1
2
3 Übergabe-Einschreiben
1 Herrn
2 Dr. Werner Wutte
3 Lilienweg 54 // W 46
4 12345 Berlin
5
6
Klammern: Machen Sie kein Leerzeichen
Klammern schreiben Sie ohne Leerzeichen vor und nach den Textteilen, die von ihnen eingeschlossen sind.
Beispiele:
- Alle (Amts-)Gerichte
- Frankfurt (Main)
- Unsere Produkte sind (das haben Kundenbefragungen bestätigt) einmalig am Markt.
Kommunikationszeile: Hier stehen zusätzliche Angaben
Im Brief stehen zusätzliche Angaben, die nicht in die Bezugszeichenzeile geschrieben werden, in der Kommunikationszeile. Die Kommunikationszeile steht rechts neben dem Feld für die Anschrift des Empfängers und beginnt in Höhe der letzten Zeile des Anschriftfeldes.
Beispiel:
1
2
3
1 Rudolf Witte KG
2 Herrn Martin Ruder
3 Postfach 12 34 56
4 89123 München
5
6 Telefax E-Mail
089 12345- S.Schulze@t-online.de
123
Telefon, Name
Ihr Zeichen, Unsere Zeichen, 089 2345- Datum
Ihre Nachricht vom unsere Nachricht vom
Achtung! Wenn keine vorgedruckten Leitwörter im Briefblatt vorgesehen sind oder mehr als zwei Angaben in der Kommunikationszeile stehen sollen, dürfen Sie diese Angaben alternativ in einem Informationsblock rechts neben dem Feld für die Anschrift des Empfängers schreiben. Beginnen Sie in Höhe der ersten Zeile des Anschriftfeldes.
Beispiel:
1 Ihr Zeichen
2 Ihre Nachricht vom 2005-01-21
3 Einschreiben Unser Zeichen p-w
1 Frau Unsere Nachricht vom 2005-01-05
2 Helga Wendt •
3 Siebtaustraße 1 Name Pia Witt
4 12345 Hamburg Zimmer 124
5 Telefon 089 1234-12
6 Telefax 089 1234-11
•
Datum 2005-02-10
Leerzeichen: Ein Anschlag der Leerzeichentaste
Je ein Leerzeichen im Text machen Sie nach ausgeschriebenen Wörtern und nach Abkürzungen, nach Zeichen, die ein Wort vertreten, nach ausgelassenen Textteilen, die durch Auslassungspunkte angedeutet sind (... ein beträchtlicher Schaden entstand.), nach Zahlen und nach Satzzeichen.
Leitwörter: Beachten Sie die Reihenfolge
Bei den Leitwörtern
1. „Ihr Zeichen“,
2. „Ihre Nachricht vom“,
3. „Unser Zeichen“,
4. „Unsere Nachricht vom“,
5. „Name“,
6. „Telefon“,
7. „Telefax“,
8. „E-Mail“,
9. „Datum“
ist die angegebene Reihenfolge einzuhalten. Zwischen dem Bezugszeichen und dem Leitwort „Name“ sowie den Durchwahlmöglichkeiten und dem Leitwort „Datum“ ist je eine Leerzeile erforderlich, wenn Sie diese Angaben rechts im Informationsblock machen (siehe Beispiel unter „Kommunikationszeile“ oben).
Maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner: Lassen Sie 3 Leerzeilen frei
Nach DIN können Sie den Abstand der maschinenschriftlichen Namenswiedergabe nach der handschriftlichen Unterschrift innerbetrieblich regeln. Die Anzahl der Leerzeilen vor dieser Wiederholung des Namens soll sich nach der Notwendigkeit richten. In der Praxis sind es in der Regel drei Leerzeilen. Damit ist genug Platz für die eigenhändige Unterschrift.
Postfachnummer: Gliedern Sie diese zweistellig
Postfachnummern werden von rechts beginnend zweistellig gegliedert.
Beispiele:
Postfach 4 72
Postfach 43 67
Postfach 12 45 78
Postleitzahl: Kein Leerzeichen
Postleitzahlen schreiben Sie fünfstellig ohne Leerzeichen.
Seitennummerierung: Nummerieren Sie fortlaufend
Nummerieren Sie die Seiten eines Briefes von der zweiten Seite an oben fortlaufend. Auf Blättern ohne Aufdruck beginnen Sie die Seitennummerierung mit dem Sonderzeichen Gedankenstrich (Strg + Minus der Zahlentasten) auf der fünften Zeile bei 100,3 mm vom linken Blattrand. Oder Sie setzen die Seitenzahl zentriert. Auf die Folgeseite weisen Sie am rechten unteren Rand durch drei Punkte hin.
Telefon- und Telefaxnummer: Gliedern Sie funktionsbezogen
Gliedern Sie nach folgenden Kriterien:
- Anbieter,
- Landesvorwahl,
- Ortsnetzkennzahl,
- Einzelanschluss bzw. Durchwahlnummer.
Vor der Durchwahlnummer steht ein Bindestrich.
Beispiele:
Einzelanschluss ohne Durchwahl:
08142 3812
0171 1234567
Durchwahlanlage:
01234 123-0
01234 123-456
06713 1456-1234
International:
+49 1234 574-0
Uhrzeiten: Gliedern Sie mit dem Doppelpunkt
Wenn Sie die Uhrzeit in Stunden und Minuten oder Stunden, Minuten und Sekunden angeben wollen, müssen Sie jede Einheit mit zwei Ziffern angeben und mit dem Doppelpunkt gliedern. Die Uhrzeit nur in Stunden schreiben Sie mit nur einer Ziffer.
Beispiele:
05:30 Uhr
13:04:48 Uhr
aber: 8 Uhr
Währungsbezeichnungen: Vor oder hinter dem Betrag
Währungsbezeichnungen können Sie vor oder hinter den Betrag setzen. In fortlaufendem Text sollten Sie sie hinter den Betrag schreiben.
Dezimalstellen kennzeichnen Sie mit dem Komma.
Beispiele:
270,00 EUR oder EUR 270,00
0,05 EUR oder EUR 0,05
270,00 oder 270,00
Zeilenabstand: Schreiben Sie einzeilig
Der Zeilenabstand in Briefen sollte einzeilig sein.
Schriftstücke besonderer Art (Berichte, Gutachten) dürfen Sie mit größerem Zeilenabstand schreiben.
Zusätze: Sie stehen in derselben Zeile wie der Name
Zusätze wie „i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“ positionieren Sie zwischen dem Unternehmen und dem maschinenschriftlichen Namen oder vor dem Namen in derselben Zeile.
Beispiele:
Freundliche Grüße
•
Elektronikbedarf
Schmidt KG
•
i. V. (handschriftliche Unterschrift)
•
Sabine Meier
Freundliche Grüße
•
Druckerei Schultheiss GmbH
•
• (handschriftliche Unterschrift) (handschriftliche Unterschrift)
•
ppa. Klaus Fischer i. V. Tanja Weber
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