Die Hintergründe der DIN 5008

DIN 5008 - Was ist das eigentlich?

Bei der DIN 5008 handelt es sich um die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Das offizielle Regelwerk erschien im Mai 2005. Die DIN 5008 wurde im Normenausschuss Bürowesen in Berlin, Arbeitsausschuss NBü-1.2 "Regeln für die Textverarbeitung" überarbeitet. Daran haben Mitarbeiter von Verlagen, Lehrer, Sekretärinnen und Vertreter aus der Wirtschaft mitgewirkt.

Die Funktionen der DIN 5008

Die DIN erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, mit denen sich Schriftstücke lesefreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten lassen. Hier geht es also um das "Wie" und dieses "Wie" macht Sinn, wenn Ihnen ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Korrespondenz wichtig ist.

Dieses einheitliche Erscheinungsbild sollte sich unter dem Gesichtspunkt der Corporate Identity einer Firma aber nicht nur auf Ihr Sekretariat oder Ihre Abteilung beschränken. Es kann für die Empfänger schon verwirrend sein, wenn die Briefe Ihrer Firma sich zwar im Briefkopf gleichen, ansonsten aber keinerlei Ähnlichkeiten aufweisen. Typographie, Zeilenabstand und Umbruch sollten nicht dem Geschmack oder der Vorliebe des Verfassers überlassen sein. Das wirkt unprofessionell.

Was aber tun, wenn es in Ihrer Firma keine einheitliche Regelung gibt?

1. Fangen Sie klein an und überprüfen Sie einmal Ihre Briefe und E-Mails auf ihre DIN-Tauglichkeit.
2. Passen Sie zunächst Ihren Schriftverkehr den Empfehlungen der DIN 5008 an. 
3. Erstellen Sie eine Vorher-Nachher-Version Ihrer Briefe. So fällt es Ihnen leichter, firmeninterne Zweifler zu überzeugen.  
4. Vielleicht haben Sie ja sogar Lust, ein paar Musterbriefe aus Ihrer Firma anhand von den Empfehlungen der DIN 5008 zu überarbeiten.

Zusätzliche Arbeit durch die DIN 5008?

Bei dieser Frage scheiden sich die Geister. Stellen Sie sich vor, Sie müssten die kompletten Richtlinien für die Gestaltung von allen Briefen Ihrer Firma selbst "austüfteln". Gut wenn Sie sich da an den Empfehlungen der DIN orientieren können. Das spart Zeit und Nerven.

Haben Sie Ihre Richtlinien einmal erstellt, kann man diese auf der Basis der DIN 5008 ganz leicht auf alle anderen Abteilungen Ihrer Firma übertragen! So weiß z.B. auch eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung woran sie ist, und die Schriftstücke Ihrer Firma sehen im August nicht anders aus als im März.

Aber Vorsicht:

Nicht alle Empfehlungen lassen sich manchmal so ohne weiteres auf den eigenen Firmenbriefbogen übertragen. Und eine zeitgemäße Korrespondenz und die DIN 5008 gehen auch nicht immer Hand in Hand.

Mein Tipp:

Erstellen Sie eine allgemeine firmeninterne Richtlinie, die sich an der DIN orientiert und sich Ihren Firmengegebenheiten anpasst. Gehen Sie hierbei als erstes ganz streng nach der DIN 5008 vor du wenden Sie sie eins zu eins an! Immer dann, wenn Sie die Empfehlungen der DIN nicht auf Ihr Firmenbriefpapier anwenden können, entscheiden Sie von Fall zu Fall. 

In "Das Sekretärinnen-Handbuch" finden Sie im Kapitel D45 "DIN 5008 anwenden" auf über 88 Seiten praxisorientierte Tipps und Empfehlungen rund um die DIN 5008.

Was passiert,wenn ich von der DIN abweiche?

Gar nichts, keine Angst. Regeln wie die DIN 5008 sind Wegweiser - keine Gefängnisgitter! Wo sie Sinn machen, anwenden. Wo nicht, können Sie ruhig darauf verzichten!

Individuelle Gestaltung innerhalb der vorgegebenen Ordnung der DIN 5008 - so die Zauberformel.

Was hat sich mit der aktuellen DIN geändert?

Die DIN 5008 wird regelmäßig überarbeitet. Die letzten Änderungen sind aus dem April 2005 und betreffen die Themen Anlagen-/Verteilervermerk, Anschriftenfeld, Aufzählungen, Auslandsanschrift, Betreff, Datum, E-Mail, Empfängerbezeichnung und Telefonnummern