und Sekretärin ist Ihre Korrespondenz vorbildhaft für das gesamte Unternehmen.
Sicher sind auch Sie federführend bei der Entwicklung eines einheitlichen Corporate Designs beteiligt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie umfangreichere Dokumente DIN-konform und einheitlich verfassen können. Hier für Sie die wichtigsten Regeln nach DIN 5008:
Layout:
Legen Sie ein einheitliches Layout fest und berücksichtigen Sie dies im gesamten Dokument. So wirken Ihre Texte professionell und sind zusätzlich gut lesbar und übersichtlich.
Tipp: Arbeiten Sie am besten mit Word-Dokumentenvorlagen. Hier können Sie aus einem reichhaltigen Angebot von bereits fertigen Layouts auswählen.
Schrift und Fließtext:
Wählen Sie eine einheitliche Schriftart und -größe jeweils für die Überschriften und den Fließtext. Legen Sie auch den Zeilenabstand auf ein einheitliches Maß fest. Sorgen Sie dafür, dass am Ende oder zu Beginn einer Seite keine einzelne Zeile eines Absatzes erscheint – sie wirken verloren. Trennen Sie Überschriften durch eine Leerzeile vom übrigen Text; lassen Sie neue Abschnitte oder Gliederungspunkte im Idealfall auf einer neuen Seite beginnen.
Tipp: Wählen Sie eine gut lesbare Schrift, wie etwa Arial in Größe 11 oder 12, und legen Sie den Zeilenabstand auf 1,5 fest.
Seitenränder:
Die DIN 5008 schlägt einen inneren Seitenrand von 25 Millimetern vor. Wenn Sie einen Entwurf oder einen Text zur Korrektur verfassen, legen Sie außen einen Korrekturrand an.
Tipp: Lassen Sie für den Korrekturrand ungefähr 50 Millimeter Platz. So können Korrekturen ausgeschrieben werden.
Querformat:
Wollen Sie in einen längeren Text, der aus mehreren Seiten besteht, aus Darstellungsgründen Seiten im Querformat einfügen, dann drehen Sie diese gegen den Uhrzeigersinn.
Tipp: Falls Kopf- und Fußzeilen vorhanden sind, drehen Sie diese nicht mit.
Kopf- und Fußzeile:
In die Kopfzeile schreiben Sie die Titelzeile und rechtsbündig die Seitenzahl (bei beidseitigen Dokumenten außen). Sie muss sich deutlich vom restlichen Text abheben. Alternativ können Sie die Seitenzahlen auch in die Fußzeile einfügen.
Tipp: Beginnen Sie Ihre Seitennummerierung mit „2“ auf der Seite nach dem Titelblatt.
Titelblatt und Inhaltsverzeichnis:
Auf das Titelblatt schreiben Sie neben der Titelbezeichnung zum Beispiel den Untertitel oder den Verfasser. Hat Ihr Dokument mehr als zehn Seiten, fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis ein, das Abschnittsüberschriften und Seitenzahlen beinhaltet.
Tipp: Weitere Verzeichnisse, zum Beispiel Glossare, können Sie ausgliedern und an das Dokumentende anhängen; das verbessert die Übersichtlichkeit deutlich.