Business Englisch ist für Sie als Sekretärin ein nötiger Erfolgsfaktor. Doch leider stellen die englische Geschäftskorrespondenz, die Kommunikation am Telefon und die korrekte englische Rechtschreibung eine große Herausforderung für viele dar.
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So unterscheiden sich der britische und der amerikanische Geschäftsbrief
Wenn Sie mit Geschäftspartnern in aller Welt kommunizieren, die sich an die britische Geschäftssprache halten, muss Ihr Brief formal anders aussehen als Ihr Brief an den amerikanischen Geschäftspartner.
Die Adresse für das Sichtkuvert – bei einem Brief, den Sie von Deutschland aus absenden – gestalten Sie am besten nach den neuen DIN-Regeln. Damit wird Ihr Brief rasch mit der deutschen Post nach Großbritannien oder in die USA transportiert. Auf Seite 4 und 5 finden Sie zum Überblick zwei Beispiel
1. Briefkopf (letterhead)
In britischen Geschäftsbriefen muss der Briefkopf Ihren Namen, Ihre Adresse, Telefon-, Fax- und E-Mail- Nummern enthalten. In der Regel werden in Briefköpfen aus Großbritannien auch die Namen der Geschäftsführer erwähnt.
Auch in die USA geben Sie alle wichtigen Kommunikations-Nummern Ihres Unternehmens an. Aber die enthält Ihr vorgedruckter Briefkopf sicher ohnehin.
2. Bezugszeile (reference line)
Diese steht in britischen Briefen oft am Anfang des Briefes. Die Regelung ist aber nicht zwingend. Auch folgende Variante ist in Großbritannien häufig zu sehen:
Your ref: Ing. VV/787/ Our ref: DR/67
Sie dürfen die Bezugszeile auch als Block rechts neben die Anschrift schreiben oder an den Platz, der in Ihrem Briefbogen dafür vorgesehen ist.
In den USA steht das Bezugszeichen durch einen Doppelpunkt getrennt oft am Briefende. Aber auch diese Regelung ist nicht zwingend.
3. Datum (date)
In Großbritannien haben Sie viele Möglichkeiten, das Datum zu schreiben:
- 12 September 2005
- September 12 2005
- September 12th 2005
- September 12th, 2005
- September 12, 2005
- 12 Sept 2005
In den USA gilt die Reihenfolge Monat– Tag–Jahr. Diese Art der Schreibweise kann leicht zu Verwechslungen führen.
Deshalb schreiben Sie den Monat am besten immer aus. Tag und Jahr werden durch ein Komma getrennt:
- September 12, 2005
Als traditionelle Schreibweise ist auch noch häufig zu finden:
- September 12th 2005
Übrigens: Sie können das Datum in Briefen auch rechtsbündig schreiben.
4.Zustellungsvermerk (special marking)
Diesen bringen Sie oberhalb der Adresse an, aber so, dass er im Fensterkuvert noch zu sehen ist. Folgende Begriffe gelten im britischen und amerikanischen Geschäftsbrief
5. Anschrift des Empfängers (inside address)
Sowohl im Britischen als auch im Amerikanischen gelten folgende Anreden:
- Miss - Fräulein (im Geschäftsleben nicht üblich)
- Ms - Frau (moderne Geschäftsanrede ohne Angabe des Familienstands)
- Mrs - Frau (verheiratet)
- Mr - Herr
- Messrs - Herren
„Messrs“ steht bei Personengesellschaften vor den Namen der Personen.
Wenn die Personengesellschaft einen Namen hat, der nicht aus Personennamen besteht, fällt diese Anrede weg, zum Beispiel:
The Greenwich Centre.
Kapitalgesellschaft im Englischen enden oft auf „Ltd.“ bzw. „Plc.“, im Amerikanischen auf „Inc.“ und im Südafrikanischen auf „Pty.“.
In diesen Fällen schreiben Sie – wie im Deutschen auch – nur den Namen der Firma ins Anschriftenfeld, zum Beispiel:
Dexter & Partners Ltd.
Wollen Sie den Brief an eine bestimmte Person adressieren, können Sie dies, wie in Deutschland auch üblich, im Adressfeld tun, zum Beispiel:
Ms Sarah Long
United Trading Company Ltd.
128 Rosanna Road
LANCASTER, LA4 5DA
GROSSBRITANNIEN
Lesen Sie mehr unter Punkt 6. Mehr zur Anrede finden Sie auch unter Punkt 5.
6. Zuständige Person – zu Händen von (Attention line – for the attention of)
Nutzen Sie für diese Angabe am besten eine gesonderte Zeile. Denn wenn Sie den Namen direkt in die Anschrift schreiben, wird Ihr Brief meist nur von dieser Person geöffnet. Ist sie nicht da, bleibt Ihr Schreiben liegen und wird nicht bearbeitet. Wenn Sie aber diese gesonderte Zeile nutzen, wird der Brief in jedem Fall geöffnet und kann im Notfall auch von einer anderen Person bearbeitet werden.
7. Anrede (salutation)
In britischen und amerikanischen Geschäftsbriefen steht die Hausnummer vor dem Straßennamen. Darunter steht die Stadt oder der Stadtteil, gefolgt von der Stadt. In Großbritannien wird nach Großstädten nur noch die Postleitzahl (post code) mit angegeben, bei kleineren Orten folgt nach der Stadt noch die Grafschaft (county). Die britische Post empfiehlt, wie die deutsche auch, den Ort in Großbuchstaben zu schreiben. Wenn Sie den Brief von Deutschland aus abschicken, schreiben Sie das Empfängerland, also Großbritannien, in deutscher Sprache und auch versal. In amerikanischen Briefköpfen steht nach der Stadt immer der Staat (state) und dahinter die Postleitzahl (zip code).
Die Anrede im Brief hängt meist davon ab, wie Sie die Person oder Firma in der Empfängeranschrift oder „attention line“ angeredet haben. „Mr C. B. Miller“ reden Sie in britischen Briefen so an: „Dear Mr Miller“. Häufig werden im Englischen und Amerikanischen auch die Vornamen genannt: „Dear Christoph“. Die Grußformel im Englischen lautet „Yours sincerely“. Ist der Name unbekannt, schreiben Sie „Dear Sir“ oder „Dear Madam“ und schließen mit „Yours faithfully“.
Achtung! „Madam“ wird ohne „e“ geschrieben. Eine „Madame“ ist eine Prostituierte.
Nach der Anrede wird in britischen Geschäftsbriefen groß weitergeschrieben. Absätze werden häufig eingerückt. Der London Chamber of Commerce empfiehlt allerdings, Briefe linksbündig zu schreiben. Im Amerikanischen gilt für die Anrede dasselbe wie im Englischen: „Dear Mr Miller“ oder „Dear Ms Becker“. Die Grußformel lautet „Sincerely yours“. Ist der Name unbekannt, schreiben Sie in der Anrede „Ladies and Gentlemen“ oder nur „Gentlemen“ bzw. nur „Ladies“, wenn Sie wissen, dass die Mitarbeiter des angeschriebenen Unternehmens alle dasselbe Geschlecht haben (das „Dear“ lassen Sie weg). In der Grußformel schreiben Sie dann nur „Sincerely“. Allerdings gibt es weder im Britischen noch im Amerikanischen eine Anrede, die der deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“ entspricht.
Die Abkürzungen „Mr.“, „Ms.“ und „Mrs.“ werden im Amerikanischen häufig mit einem Punkt versehen, in britischen Geschäftsbriefen eher selten. Nach der Anrede folgt bei den Amerikanern häufig ein Doppelpunkt. Danach schreiben Sie groß weiter.
Anreden im Amerikanischen und Britischen in der Übersicht
- Name/Bezeichnung
- Anschrift
- Anrede
- Professor Dr Gil Bright
- Professor Gil Bright
- Dear Professor Bright
- Ted Becker, MBA
- Mr Ted Becker
- Dear Mr Becker
- Joschka Fischer
- Foreign Secretary Joschka Fischer
- Dear Mr Secretary
- Condoleeza Rice
- Secretary of State
Condoleeza Rice - Dear Madam Security
8. Betreff (subject line)
Ob ein Betreff notwendig ist oder nicht, wird innerhalb der EU noch diskutiert.
In Deutschland hat er nach wie vor eine wichtige Bedeutung. In Großbritannien und den USA ist das nicht mehr so der Fall.
Wenn Sie einen Betreff schreiben, dann schreiben Sie ihn in britischen Briefen nach der Anrede und unterstreichen ihn – und in amerikanischen Briefen vor der Anrede.
Sie können, müssen den Betreff in amerikanischen Briefen aber nicht fett schreiben. Manchmal beginnt er mit „Re“ oder „Subject:“ oder „Subj:“. Diese Begriffe können Sie aber auch weglassen. Es handelt sich ja ganz offensichtlich um eine Betreffzeile.
9.Brieftext (body of the letter)
Hier gilt dasselbe wie im Deutschen: In der Kürze liegt die Würze. Versuchen Sie, Ihre Briefe möglichst auf eine Seite zu bringen. Wichtig: Der Betreff beginnt immer großgeschrieben.
10. Schlussformel (complimentary close)
In britischen Briefen müssen Sie immer darauf achten, ob Sie Ihren Korrespondenzpartner mit Namen angeredet haben oder nicht. Schreiben Sie z. B.: „Dear Martin“ oder „Dear Ms Fields“, dann müssen Sie in der Schlussformel „Yours sincerely“ verwenden. Schreiben Sie dagegen „Dear Sir“ oder „Dear Madam“, müssen Sie „Yours faithfully“ verwenden. Nach der Grußformel steht kein Satzzeichen.
In den USA wird die Schlussformel nicht so sklavisch von der Anrede abhängig gemacht. Hier steht nach der Schlussformel ein Komma.
11.Name und Unterschrift (name and signature)
Meistens unterschreibt sowohl in den USA als auch in Großbritannien die Person, die den Brief diktiert oder selbst geschrieben hat.
Aus Gründen der Leserlichkeit sollten Sie den Namen noch einmal maschinenschriftlich darunter setzten.
Um die Stellung der Person zu bezeichnen, schreiben Sie seine Funktion darunter.
12. Anlagen
Sowohl im Britischen als auch im Amerikanischen geben Sie an, ob Sie Ihrem Brief eine Anlage (Enc) oder mehrere Anlagen (Encs) beifügen. Die Anlagen führen Sie einzeln am Schluss des Briefs auf.
Bezeichnung für Anlagen
Deutsch - Englisch
Auszug/Kontoauszug - statement (of account)
allgemeine Verkaufsbedingungen - general conditions of sale
Anweisungen - directions
Bericht - report
Bestellformulare - order forms
Bewerbungsformular - application form
Empfehlungsschreiben - letter of recommendation
Garantie - warranty
Garantie, Bürgschaft - guarantee
Rechnung - invoice
Lebenslauf - CV (= lat. curriculum vitae)
Prospekt - brochure
Prospekt/Kurzprospekt - leaflet
Scheck - cheque (brit.), check (amerik.)
Veröffentlichung - publication
Zeitplan - schedule/itinerary
13. Kopieverteiler (cc – carbon copy)
„carbon copy“ bedeutet „Durchschlag“. Im Britischen und Amerikanischen hat sich die griffige Bezeichnung „cc“ gehalten. Sie können aber auch „copy“ oder „copies“ schreiben.
Der korrekte britische Geschäftsbrief
Jens Jostmann GmbH
Jens Jostmann GmbH
An der Reede 12, 14567 Hamburg; Germany
Telefon: +49 1234 567-8
Telefax: +49 1234 567-9
E-Mail: j@jostmann.de
www.jostmann.de
Your ref: UL/sm
Our ref: JJ/sb
12 September 2005
Confidential
United Trading Company Ltd.
128 Rosanna Road
LANCASTER, LA4 5DA
GROSSBRITANNIEN
For the attention of Ms Ulstedt
Dear Ms Ulstedt
Your order No 357/00 of 2 August for 25 AVP-500 audio-vision projectors
Thank you for the above-mentioned order which has been sent to our Despatch
Department and which will be processed within the next few days. We
can promise to have the consignment ready for despatch by the end of the
month at the latest. Please find enclosed the delivery details …
Yours sincerely
Glen Gubbart
Sales manager
Enc: General Conditions of Sale
cc: Peter Miller, Technical Support Manager USA/East Coast
Der korrekte amerikanische Geschäftsbrief
Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Theodor-Heuss-Str. 2 – 4, 52177 Bonn
Tel. + 49 228 8205-0. Fax + 49 228 359710
E-Mail redaktion@vnr.de
www.vnr.de
September 12, 2005
Express
Redbite Media Ltd.
1267 Connecticut Ave, NW
WASHINGTON, DC 20716
USA
For the attention of Ms Lewis
Delivery of manuals for 25 books “Simplify your life”
Dear Ms. Lewis:
Thank you for your letter of September 2. We apologize for the delay in delivery.
Unfortunately, due to an unexpectedly high demand for our “Simplify
your life” books we have temporarily run out …
We apologize for any inconvenience you may have been caused by this delay.
We assure you that we will make every effort to process your orders promptly
in the future and look forward to the pleasure of serving you again.
Yours sincerely,
Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Walter Meier
Sales Manager
Enclosure: Brochure
Copy: Sabine Müller, Sales Representative
WM: gb
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