"As per our telephone conversation, enclosed please find our latest catalogue." Würden Sie so mit einem englischen Besucher sprechen? Das klingt sehr gestelzt, finden Sie nicht? Doch in der englischen Korrespondenz finden sich solche Floskeln immer wieder - auch Sie haben bestimmt schon Briefe und E-Mails erhalten, die so umständlich geschrieben waren.
Verfassen Sie lieber moderne E-Mails auf Englisch
Die englischsprachige Welt besteht im Geschäftsleben aus einer für uns widersprüchlichen Mischung: eine manchmal "hemdsärmelige" Ausdrucksweise bei Meetings oder am Telefon und in der offiziellen englischen Korrespondenz formale Redewendungen wie "Please be advised that a car will pick you up". Aber auch hier beginnen neue Zeiten - dies betrifft besonders den Stil der E-Mail. Kurze, einfache Ausdrucksweisen sind auf dem Vormarsch.
Diese modernen Alternativen finden Sie in den folgenden Beispielen, die ich aus den Korrespondenz-Tipps desSekretärinnenBriefeManager für Sie zusammengestellt habe:
Englische Korrespondenz Floskel 1 - so nicht:
Enclosed please find some information about our product line.
(Anbei finden Sie einige Informationen zu unserem Sortiment.)
Warum "please"? Sie fordern doch nichts an, sondern schicken jemandem etwas zu, oder?
Alternative für Floskel 1:
I´m sending you some information about our product line.
(Ich schicke Ihnen einige Informationen über unser Sortiment.)
Englische Korrespondenz Floskel 2 - so nicht:
Please be advised that a car will pick you up from the airport at 3 pm.
(Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass ein Auto Sie um 15 Uhr vom Flughafen abholt.)
Sie erkennen es schon an der Übersetzung ins Deutsche: "Please be advised that ..." ist eine völlig überflüssige Floskel. Bitte unbedingt weglassen und direkt auf den Punkt kommen!
Alternative für Floskel 2:
A car will pick you up from the airport at 3 pm.
(Ein Auto holt Sie um 15 Uhr vom Flughafen ab.)
Englische Korrespondenz Floskel 3 - so nicht:
If you should have any further questions, please do not hesitate to contact me.
(Wenn Sie weitere Fragen haben sollten, zögern Sie bitte nicht, sich an mich zu wenden.)
Das klingt zwar freundlich, ist aber sehr umständlich ausgedrückt und entspricht nicht dem direkten und professionellen Stil, der in der englischen Geschäftskorrespondenz üblich ist.
Alternative für Floskel 3:
If you need any information, please call me.
(Wenn Sie weitere Informationen brauchen, rufen Sie mich bitte an.)
7 tips to help you follow the new trends for professional English emails
E-Mail-Korrespondenz folgt ihren eigenen Regeln. Secretary Today präsentiert Ihnen 7 wichtige Erkenntnisse aus der aktuellen Forschung zur effizienten E-Mail-Nutzung.
Email has been around for a long time, but many of us still don’t use it effectively. Research has shown that people don’t read emails the same way that they read letters. Often, they merely skim through an email, jumping from place to place, and they might miss important details. You can make sure your busy readers don’t miss anything important in your messages by following these guidelines for modern English emails.
1. Make your subject clear
Make the subject line as personal and active as possible. If you can, use a verb.
- I Need to cancel next week's Meeting
- Can you send me the sales figures this week?
2. Keep your salutations short
In modern emails, elaborate salutations such as "Dear Mrs Smith" or "Dear Alma" are not necessary. Just "Alma" will do, even when the correspondents don’t know each other personally.
3. Use punctuation carefully
Most modern writers use a comma after the name, like this: Alma, … If you use a colon, you are signalling that you are going to say something important.
- Alma, …. means business as usual.
- Alma: … means that you are about to say something important.
4. First things first
In an email, the first sentence of the text is the most important, and the first sentence in each paragraph is more important than those that follow.
So if you want a reader to notice a particular point, put it at the top of the email or in the first sentence of a Paragraph.
- This is to ask you for some input for the presentation next month.
5. More white space, please
In order to make it easier for the recipient to skim your email, make sure you leave a lot of white space in your message. A dense block of print on the screen does not encourage rapid eye movement. It’s impossible for the eye to jump around, because there’s nowhere to jump to!
6. Write as you would speak
Make your language conversational. Use contractions (I’ll, you’d, it’s, thanks, and so on)
- Thanks for getting back to me.
- I’ll send you the information this afternoon.
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7. Don’t be too wordy when you sign off
Just as we don’t start our email with "Dear Sir" or "Dear Mrs Jones", we don’t write "Yours faithfully" or "Sincerely" at the end. Modern closing salutations suitable for most occasions are:
- Kind regards
- Best regards