Assistenz & Sekretariat Inside gibt Ihnen Tipps für den Umgang mit Gesprächspartnern aus dem Ausland. Folgende Bereiche werden behandelt: E-Mail, Telefon und Smalltalk.
Sind Sie geneigt, E-Mails salopp zu verfassen? Dann Vorsicht! Lockere Sprüche wirken unseriös.
Anrede
- Dear Sir (or Mam), – Sehr geehrte Damen und Herren,
danach mit Großbuchstaben weiterschreiben - Dear Mary, dear John
Wählen Sie diese Form der Anrede erst dann, wenn Sie selbst beim Vornamen genannt werden - Dear Ms. Miller
Wenn Sie nicht wissen, ob es sich um Mrs oder Ms handelt, bleiben Sie bei Ms
Inhalt
- I am writing to enquire about... – Ich schreibe, um zu fragen…
- Could you possibly...? – Könnten Sie mir bitte...?
(Could ist höflicher als can)
Schlussformel
- Yours sincerely – Mit freundlichen Grüßen
- Best regards, – Viele Grüße
lockerer als „Yours sincerely“ - Yours faithfully, – Hochachtungsvoll
Formell, passt zur Anrede „Dear Sir“ oder „Dear Mam“
Am Telefon
Bitten Sie um Wiederholung, wenn Sie Ihren Gesprächspartner nicht verstanden haben.
Redewendungen
- This is Mary Miller speaking. – Hier spricht Mary Miller.
- Can I have extension 23? – Können Sie mich mit der Durchwahl 23 verbinden?
Gespräch unterbrochen
- Oh sorry. We were cut off. – Entschuldigung, die Verbindung war unterbrochen.
Nachfragen
- Excuse me, who is this? – Wer spricht da bitte?
- You sound very faint. – Ich höre Sie sehr schlecht.
- Can I ask who is calling please? – Wer ist am Apparat?
Verbinden
- I´ll put you through. Can you hold the line, please? – Ich verbinde Sie. Bleiben Sie bitte in der Leitung.
Person ist nicht zu sprechen
- I´am afraid that Mr Johnson is not available at the moment. – Herr Johnson ist im Moment nicht zu sprechen.
- Mr Johnson is not in. – Herr Johnson ist nicht da.
- Could I take a message? – Kann ich etwas ausrichten?
- Could you get Mr Johnson to call me back? – Können Sie Herrn Johnson bitte ausrichten, dass er mich zurückrufen möchte?
Smalltalk
Als Assistentin sind Sie auch Gastgeberin in Ihrem Unternehmen. Mit Gesprächen über das Wetter oder Sport ist das erste Eis mit Ihren Besuchern schnell gebrochen. Themen wie Politik oder Religion sind aber tabu.
Begrüßung
- How are you?
Standardfrage, die oft nicht beantwortet wird. Erwiderung: Fine, thank you, thanks, how are you? - Let me introduce you to Mr Tom Johnson. – Darf ich Ihnen Herrn Tom Johnson vorstellen?
Anreise
- How was the trip? –
- Where are you staying? –
- What was the weather like? –
Ausgehen
- I´d love to, but ... – Ich würde gern, aber…
höfliche Form der Absage - Do you need any help with the menue? – Kann ich Ihnen bei der Speisekarte behilflich sein?
- It´s my turn – Das geht auf mich.
- Just call me Tom – Angebot des „Du“.
- I´m afraid I must go. – Leider muss ich jetzt gehen.
Floskel, um sich zu verabschieden.
In der nächsten Ausgabe von Sekretariat & Assistenz Inside lesen Sie wichtige und hilfreiche Formulierungen für folgende Bereiche: Meetings, Präsentationen und Verhandlungen.
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