Geschäftsreisen zu organisieren ist in vielen Büros täglicher Alltag. Hotel- und Flugbuchungen gehen vielen somit aus dem "Effeff" von der Hand.
- Wie aber steht es mit der Sicherheit derer, die im Auftrag Ihres Unternehmens unter Umständen weltweit auf ihren Geschäftsreisen unterwegs sind?
- Gibt es besondere Gefahren im Reisegebiet wie Krankheiten, Erdbeben, Überschwemmungen, politische Krisen?
- Sind die Reisenden darüber vor ihrer Geschäftsreise informiert und gibt es für den Ernstfall einen Notfallplan?
Erstellen Sie dazu eine Reisecheckliste, auf der genau diese kritischen Punkte aufgeführt sind.
Lassen Sie Ihre Reisecheckliste regelmäßig wachsen und passen Sie sie an die Gegebenheiten und Notwendigkeiten in Ihrer Firma an.
Tipp: Legen Sie eine Kopie dieser Reisecheckliste auch immer zu den Reisedokumenten des Geschäftsreisenden – so hat er eine Übersicht über alles, was veranlasst und geprüft wurde.
Checkliste: Reiseunterlagen
1. Anschriften von Hilfsinstitutionen im Ausland:
- Deutsche Botschaft
- Rotes Kreuz
- Notfallnummern
2. Separate Kopien von allen wichtigen Dokumenten für das Büro erstellt
3. Separate Kopien von allen wichtigen Unterlagen für das Büro erstellt
4. Impfbescheinigungen
5. Bescheinigung des Arztes über die Notwendigkeit der mitgeführten Medikamente
Checkliste: Gesundheit
1. Impfempfehlungen bei den zuständigen Ämtern erfragt
2. Impfungen auch durchgeführt
3. Reiseapotheke überprüft
4. Reisewarnungen und Sicherheitshinweise beachtet
5. Erreichbarkeit des Reisenden sichergestellt
Übrigens: Weitere hilfreiche Checklisten für die perfekte Organisation finden Sie in unserem Praxis-Ratgeber "Die 55-Sekretariats-Checklisten". Ersparen Sie sich ab sofort Zeit und Arbeit und sichern Sie sich jetzt 55 Checklisten, die wirklich jeden Einsatzbereich im Sekretariat abdecken! Klicken Sie hier..
Nutzen Sie für die Erstellung Ihrer Reisecheckliste unbedingt die Informationen, welche die folgenden Internet-Adressen Ihnen bieten:
1. Auswärtiges Amt
www.auswaertiges-amt.de
Inhalte:
- Länderinformationen
- Auskünfte, ob Visa erforderlich sind
- aktuelle Reisehinweise und Warnungen, Zollbestimmungen, gesundheitliche Hinweise
- Adressen aller ausländischen Vertretungen und Botschaften
Besonderes:
Informiert auch zum Thema Arbeiten im Ausland.
Gesamturteil:
Ein Muss, wenn Sie Auslandsreisen planen.
2. Centrum für Reisemedizin
www.crm.de
Inhalte:
- Gesundheitsspezifische Länderinformationen wie: Welche Krankheiten sind im Zielland verbreitet?
- Sind Impfungen erforderlich? Was gehört in die Reiseapotheke?
- aktuelle Meldungen
- Liste der auf Reisemedizin spezialisierten Ärzte und Apotheker
- Datenbank von Kliniken im Ausland
Besonderes:
Gut fanden wir die Impfempfehlungen unter drei verschiedenen Reisebedingungen: Oft kann Ihr Chef oder der Mitarbeiter auf die Impfung verzichten, wenn er ausschließlich in Städten unterwegs ist.
Gesamturteil:
Der Besuch empfiehlt sich besonders vor einer Geschäftsreise in tropische Länder.