Der Chefentlastungs-Tipp: So helfen Sie Ihrem Chef und sich selbst, wenn er fast jeden Termin überzieht

Das kennen viele Sekretärinnen: Ihr Chef möchte, dass sie kurzfristig einen Termin vereinbaren – eine halbe Stunde, nicht länger. Und doch dauert der Termin wieder über eine Stunde.

Die Folge: Abgesehen davon, dass Sie in so einem Fall alle nachfolgenden Termine verschieben müssen, gerät auch Ihr Chef in Schwierigkeiten. Er schafft es nicht mehr, die Unterschriftenmappe durchzusehen, die Post bleibt liegen, die Präsentation für übermorgen kann er nicht mehr vorbereiten, und Zeit für die Rücksprache mit Ihnen fehlt ebenfalls. Ihr Chef setzt sich durch das Überziehen der Termine selbst unter Druck. Hektik und Stress sind vorprogrammiert – für Ihren Chef und für Sie.

So können Sie Ihrem Chef bei seinem Terminmanagement helfen

Sprechen Sie zuerst mit Ihrem Chef und machen Sie ihn auf das Termin-Problem aufmerksam.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Vermeiden Sie Formulierungen wie „Jedes Mal, wenn Sie einen Termin ansetzen, überziehen Sie“. Damit greifen Sie ihn an und dürfen dann nicht mit Kooperation rechnen. Formulieren Sie lieber so: „Chef, es kommt schon mal vor, dass Termine länger dauern als angesetzt. Das führt im Laufe des Tages zu mehr Hektik für Sie, und viele Dinge, die Sie sich vorgenommen hatten, schaffen Sie dann nicht mehr. Einiges müssen Sie sogar zu Hause erledigen.“

Wenn er Ihnen zustimmt, wovon wir getrost ausgehen können, haben Sie
eine gute Grundlage, um ihm Vorschläge für ein verbessertes Terminmanagement zu machen, ihn anders zu organisieren.

Drei Vorschläge, mit denen Sie das Terminmanagement wieder im Griff haben

1. Schlagen Sie Ihrem Chef vor, dass Sie fünf Minuten vor dem regulären Ende des Termins hereinkommen und auf den nächsten Termin hinweisen (das hilft vielen Chefs, den Besucher hinauszukomplimentieren).
2. Klären Sie mit Ihrem Chef ab, ob es in Ordnung ist, wenn Sie den Besucher vor Terminbeginn darauf hinweisen werden, dass der Termin nur bis x Uhr dauern kann.
3. Fragen Sie Ihren Chef, ob Sie gegebenenfalls die Sekretärin des Gastgebers bitten sollen, ihn an seinen Folgetermin zu erinnern, wenn er woanders zu Gast ist.