Informieren Sie einen Bewerber über den Stand seiner Bewerbung. Er kann schließlich nicht wissen, welchen Weg seine Bewerbung in Ihrer Firma nimmt.
Welches Auswahlverfahren oder welche zeitlichen Faktoren bei der Durchsicht von Bewerbungen eine Rolle spielen, kann kein Externer wissen. Aber Sie sollten es wissen und die Bewerber darüber in Kenntnis setzen. Stimmen Sie sich mit den Verantwortlichen ab.
Fall 1. Es werden mehrere Anzeigen für diese Stelle über einen Zeitraum von vier Wochen geschaltet
Es ist für keinen Bewerber zumutbar ohne Rückmeldung vier Wochen zu warten. Jede eingehende Bewerbung sollte umgehend einen Zwischenbescheid erhalten. Haben Sie eine E-Mail Adresse können Sie den Erhalt der Bewerbung auch mit einem Dreizeiler bestätigen und den Bewerber um Geduld bitten.
Fall 2. Durch die Vielzahl der Bewerbungen verzögert sich die Auswahl
Manchmal wird man der Flut an eingehenden Bewerbungen einfach nicht schnell genug Herr. Eigentlich kein Problem, wenn man die Bewerber nicht über den Stand ihrer Bewerbung im Unklaren lässt. Auch hier gilt: es ist ein Gebot der Fairness einen Zwischenbescheid zu versenden.
Für diese beiden Fälle bietet sich folgende Formulierung an. Ob Sie auf den Grund der Verzögerung noch ausdrücklich hinweisen, ist Ihnen überlassen. Achten Sie aber darauf, dass der Bewerber nicht den Eindruck bekommt, bei Ihnen würde das heile Chaos herrschen.
"... Die sorgfältige Auswertung der uns vorliegenden Bewerbungen wird noch etwas Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns deshalb erst in etwa ... Wochen/Tagen wieder bei Ihnen melden werden.
Wir werden dann acht Bewerberinnen und Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Sollten Sie in die engere Wahl kommen, werden wir Sie anrufen, um einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren.
Vielen Dank für Ihre Geduld ..."
Fall 3. Die Bewerbung ist (auch) für eine andere Abteilung interessant
Ohne Rückmeldung sollten Sie die Bewerbung auf keinen Fall aus den Händen geben. Außer Sie haben in der Anzeige oder Stellenausschreibung auf diese Vorgehensweise hingewiesen. Vielleicht hat der Bewerber ja überhaupt kein Interesse an der anderen Position.
Fragen Sie also auf jeden Fall nach und erklären Sie auch, was genau jetzt mit der Bewerbung geschieht. Nennen Sie gegebenenfalls auch den neuen Ansprechpartner.
Mein Tipp: Verschicken Sie Zwischenbescheide grundsätzlich so zeitnah wie möglich. Erfährt Ihr Bewerber erst nach 14 Tagen, dass er noch weitere vier Wochen warten muss, wirkt das unseriös. Was wenn ein richtig guter Kandidat seine Bewerbung sogar deshalb zurückzieht?
Riskieren Sie hier besser nichts. Eine E-Mail ist schnell geschrieben. Aber zu erklären, warum der Bewerber nicht mehr für ein Gespräch zur Verfügung steht, kann etwas länger dauern.