1. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen mit dem Empfänger Ihres Briefs an einem Tisch und unterhalten sich
Was würden Sie Ihrem Gesprächspartner wie sagen? Schreiben Sie alles genauso auf, ohne auf die Grammatik und die Reihenfolge zu achten. Unter- brechen Sie Ihren Gedankenfluss auf keinen Fall, indem Sie Ihre Aussagen hinterfragen.
2. Jetzt kommt die Nachbearbeitung
Wenn Sie merken, dass Ihre Gedanken erschöpft sind und Ihnen nichts mehr einfällt, beginnen Sie mit der Nachbearbeitung. Im besten Fall „schlafen Sie eine Nacht drüber“. Das hat den Vorteil, dass Ihr Gehirn Ihre Notizen verarbeitet, während Sie schlummern. Am nächsten Tag sprudeln die Gedanken und Formulierungen wahrscheinlich aus Ihnen heraus und verkürzen die Zeit für das Nachbearbeiten.
3. Streichen Sie kompromisslos
Bevor Sie die endgültige Fassung suchen, formulieren Sie zunächst alles heraus, was nicht relevant ist, etwa alle Notizen, die nicht zum Thema passen, oder Detailinformationen, die nicht wichtig sind.
4. Legen Sie nun fest ...
... welche Sätze oder Satzteile Sie in der Einleitung, im Mittel- und im Schlussteil verwenden wollen. Die Sätze müssen noch nicht optimal formuliert sein, es geht mehr um die Inhalte.
- Die Einleitung sollte dem Empfänger kurz sagen, warum Sie ihm schreiben.
- Im Hauptteil erläutern Sie Ihr Anliegen.
- Im Schlussteil fassen Sie den Inhalt kurz zusammen.
5. Formulieren Sie die Sätze aus
„Halbieren“ Sie lange Sätze, streichen Sie nochmals überflüssige Wörter heraus, und ändern Sie verunglückte Formulierungen.
6. Zum Schluss: In Ruhe lesen
Vor diesem Schritt können Sie - falls die Zeit vorhanden ist - auch ruhig eine Nacht lang schlafen. Geben Sie dem Text den letzten Feinschliff. Wenn Sie laut lesen, nehmen Sie „holprige“ Formulierungen besser wahr.