Wissenschaftliche Untersuchungen haben erwiesen, dass die ersten 20 Sekunden in einem Telefonat entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg des Gespräches sind. Da Sie als Assistentin eine Vielzahl von Telefonaten führen, sollten Sie sich die folgenden Tipps nicht entgehen lassen.
Bereiten Sie sich auf wichtige Telefonate vor.
Recherchieren Sie vorab wichtige Informationen, die Sie über Ihren Gesprächspartner wissen müssen. Notieren Sie sich in kurzen Stichworten, welche Details Sie im Telefonat ansprechen wollen.
Lächeln Sie!
Körpersprache ist tatsächlich für das Telefon "übersetzbar". Die wichtigste Regel: Lächeln Sie, wenn Sie in die Muschel sprechen. Der Gesprächspartner wird es merken.
Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus.
Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner freundlich und verständlich und stellen Sie sich vor. Starten Sie anschließend für ein bis zwei Sätze einen kurzen Small Talk, um nicht gleich mit der Tür ins Haus zu fallen.
Nennen Sie in 1 bis 2 Sätzen den Grund Ihres Anrufs.
Kommen Sie anschließend zügig zur Sache und formulieren Sie den Grund Ihres Anrufs kurz und prägnant. "Ich rufe Sie an, weil Herr Fuhrmann gerne das Gespräch mit Ihnen vertiefen möchte."
Formulieren Sie den Nutzen für Ihren Gesprächspartner.
Erklären Sie kurz, worin sein Vorteil liegt: "Wir haben uns mit unserer Software auf Ihre Branche spezialisiert und so die Möglichkeit geschaffen, den Gewinn zu erhöhen. Herr Fuhrmann möchte Ihnen gerne weitere Vorteile erläutern."
Nehmen Sie Einwände vorweg.
Um die Gefahr zu bannen, dass Ihr Gesprächspartner gleich abwiegelt, sollten Sie mögliche Einwände direkt vorwegnehmen: "Herr Fuhrmann möchte für das Gespräch höchstens eine Stunde veranschlagen. Es geht lediglich darum, Sie grob über unser Produkt zu informieren."
Treffen Sie konkrete Vereinbarungen.
Schlagen Sie im nächsten Schritt einen konkreten Termin vor und treffen Sie eine feste Vereinbarung: "Herr Fuhrmann könnte am Dienstag, den 9. Januar um 14 Uhr nachmittags bei Ihnen sein. Wie sieht es da bei Ihnen aus?"
Wählen Sie positive Worte für den Gesprächsabschluss.
Der letzte Eindruck ist der, der bleibt. Sorgen Sie daher für einen positiven Gesprächsabschluss, zum Beispiel so: "Herr Keller, ich danke Ihnen herzlich für das angenehme Gespräch. Ich schicke Ihnen die Terminbestätigung per E-Mail zu?"