Viele Beileidsschreiben werden nicht geschrieben, weil dem Verfasser einfach die richtigen Worte fehlen. Vielleicht haben Sie das selbst schon erlebt. Daher delegieren Chefs das Verfassen von Beileidsschreiben gerne an ihre Sekretärin. Das Problem: Sie kennen den Verstorbenen bzw. die Verstorbene häufig gar nicht und sollen trotzdem ein einfühlsames Beileidsschreiben formulieren.
Wenn Sie also die Nachricht vom Tod eines Geschäftspartners erreicht, sollten Sie eines auf keine Fall tun: untätig sein. Egal wie schwierig die vor Ihnen liegende Aufgabe scheinen mag.
Übrigens: In diesem Praxis-Ratgeber: „Taktvolle Kondolenzbriefe“ finden Sie deshalb unterstützende Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen wie auch Formulierungsbeispiele, die Ihnen dabei helfen, taktvolle Kondolenzbriefe für Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu schreiben! Doch das ist nicht alles: Der Ratgeber enthält des Weiteren vollständige Musterbriefe für die unterschiedlichsten Trauersituationen, die Sie direkt verwenden und so Ihre Anteilnahme angemessen ausdrücken können!
Verzichten Sie auf telefonische Beileidsbekundungen
Seien wir mal ehrlich: Am Telefon die richtigen Worte zu finden und mit dem Schmerz der Hinterbliebenen konfrontiert zu werden ist mitunter noch schwieriger als die richtigen Worte in einem Beileidsschreiben zu finden. Hinzu kommt: Ein einfaches "Es tut mir leid." ist dem traurigen Anlass sicherlich nicht angemessen. Kondolieren Sie also weder per Telefon noch oder E-Mail oder Fax.
Außer Sie erhalten die Nachricht über den Tod eines Mitarbeiters oder Geschäftsfreundes per Telefon. Dann sollten Sie natürlich sofort kondolieren. Auf ein Beileidsschreiben sollten Sie dennoch keinesfalls verzichten.
Ein Standard-Beileidsschreiben wird dem traurigen Ereignis nicht gerecht
Gibt es in Ihrer Firma ein firmeninternes Standard-Beileidsschreiben? Dann kann es passieren, dass die Hinterbliebenen mehrfach ein und denselben Brief von Ihrer Firma erhalten. Das gleiche gilt für vorgedruckte Beileidskarten, die Sie nur noch unterschreiben. Beides wirkt einfach nur lieblos und ist dem Anlass nicht angemessen.
Beileidsschreiben sollen vielmehr Ihr Mitgefühl ausdrücken, Ihre Anteilnahme zeigen und, was leider häufig übersehen wird, die Verdienste des Verstorbenen würdigen. Wählen Sie Ihre Worte daher so, dass Sie ehrlich und überzeugend klingen und dabei frei von jedem Überschwang bleiben, der leicht unecht wirken kann.
Vor allem soll das Beileidsschreiben nicht den Eindruck erwecken, dass Sie lediglich einer unliebsamen Pflicht nachkommen. Zeigen Sie dem Empfänger, wie sehr Sie - beziehungsweise Ihr Chef - mit ihm fühlen, soweit das ein außen Stehender überhaupt kann.
Wie Ihr Beileidsschreiben nicht aussehen sollte
Wenn Sie oder Ihr Chef eine Trauernachricht erhalten, gilt es nicht nur so schnell wie möglich zu reagieren, sondern ebenfalls diese Formvorschriften einzuhalten.
Briefbogen
Der wohl am häufigsten gemachte Fehler ist, schwarz umrandetes Briefpapier für das Beileidsschreiben zu benutzen. Papier mit einem schwarzen Rand ist ausschließlich dem Trauerhaus vorbehalten.
Greifen Sie aber auch nicht auf das normale Geschäftspapier zurück. Verwenden Sie einen Geschäftsbriefbogen, der für Repräsentationszwecke vorgesehen ist, das heißt ohne Angaben der Bankverbindung und ähnlichem.
Versendungsform
Beileidsschreiben werden auf keinen Fall offen oder als Postkarte verschickt und dürfen nicht zusammen mit anderen Nachrichten versandt werden.
Frankiermaschine
Frankiermaschinen sind zwar praktisch, aber bei Beileidsschreiben unabgebracht. In jeder Firma gibt es die Möglichkeit ein Beileidsschreiben mit normalen Briefmarken zu frankieren. Soviel Zeit muss einfach sein.