Urlaub: So bereiten Sie alles für Ihre Abwesenheit vor


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Setzen Sie Prioritäten 

Auch mit einem aufgeräumten Schreibtisch ist vor einem Urlaub an einiges zu denken, damit es während Ihrer Abwesenheit rundläuft und Sie mit einem guten Gefühl losfahren können. 

Sehen Sie in Ihren Aufgaben nach, was noch vor Ihrem Urlaub erledigt werden muss, was Sie an Vorgängen einleiten müssen und welche wichtigen Arbeiten während Ihres Urlaubs anfallen. Beurteilen Sie kritisch ... 

  • was Sie vor Ihrem Urlaub abarbeiten können. Schließen Sie so viele Projekte wie möglich noch vor Ihrem Urlaub ab. Sehen Sie Ihre Wiedervorlage durch, und entscheiden Sie, was Priorität hat und was warten kann. 
  • was Sie delegieren können.
 Delegieren Sie vorher so viel wie möglich an Kollegen, damit Sie Zeit für Unvorhergesehenes und notwendige Vorarbeiten haben. Sie machen es auch Ihrer Stellvertretung leichter, wenn einige Aufgaben für die Zeit Ihrer Abwesenheit delegiert werden.
  • was Sie nach Ihrem Urlaub erledigen können. Vorgänge, die bis nach Ihrem Urlaub liegen bleiben können, sollten Sie erst dann in Angriff nehmen. Planen Sie sie jetzt schon in Ihrem Terminkalender ein, und legen Sie diese Vorgänge in Ihre Wiedervorlage - so versäumen oder vergessen Sie nach Ihrem Urlaub nichts.
  • welche Aufgaben Ihre Vertretung übernehmen soll. Fertigen Sie eine Liste mit Projekten an, mit täglichen Aufgaben und Pflichten, mit Terminen, die während Ihres Urlaubs anfallen, mit Fristen, die eingehalten werden müssen und in die Zeit Ihrer Abwesenheit fallen.
  • was Sie für die Zeit nach Ihrem Urlaub vorbereiten können. Sehen Sie in Ihrer Aufgabenliste nach, welche wichtigen Arbeiten zwar erst nach Ihrem Urlaub anstehen, für die Sie aber schon Vorarbeiten erledigen könnten. So können Sie schon um Prospekte oder Angebote bitten, die dann bereitliegen, wenn Sie zurück an Ihren Schreibtisch kommen. Informieren Sie Ihre Stellvertretung oder Ihren Chef darüber, welche Post zu erwarten sein wird.

Stellvertretung – ja oder nein? 

Ob jemand Sie während Ihres Urlaubs vertreten soll, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im günstigsten Fall hilft eine Kollegin aus, die sich mit Ihrem Arbeitsbereich auskennt; auch eine erfahrene Zeitarbeitskraft ist schnell eingearbeitet. 

Bei einem Kurzurlaub von zwei bis drei Tagen ist in den meisten Fällen keine Urlaubsvertretung notwendig. Klären Sie dann einfach, wer sich um den Posteingang kümmert, wer die E-Mails sichtet und wer Ihr Telefon übernimmt. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Termine oder Reisen für Ihren Chef vor Ihrem Urlaub gut vorbereitet sind. 

Eine Checkliste für Ihre Urlaubsübergabe finden Sie als Leserin von Korrespondenz Training kompakt unter www.sekada-daily.de/korrespondenz. 

Nicole Brockmann Duarte