Projektmanagement: So planen und organisieren Sie ein umfangreiches Projekt richtig


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Stellen Sie sich vor, Ihr Chef kommt morgen auf Sie zu und sagt: „Frau Müller, wie Sie wissen, feiert unser Unternehmen im kommenden Jahr sein 100-jähriges Jubiläum. Wir planen für den 25. August eine große Jubiläumsveranstaltung, zu der wir alle Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner einladen möchten. Das gesamte Projekt möchte ich gerne Ihnen anvertrauen. Lassen Sie uns Anfang nächster Woche konkret darüber sprechen.“

Die richtige Planung und Organisation eines großen Projektes

Gehen wir davon aus, dass Sie das Projekt übernehmen wollen und Ihr Chef auch bereit ist, Ihnen ausreichend Freiräume zu schaffen, um diese gewaltige Aufgabe zu stemmen. Dann sollten Sie für das nächste Gespräch mit Ihrem Chef bereits ein schriftliches Grob-Konzept in der Tasche haben, das Sie zur Diskussion stellen können. Orientieren Sie sich bei Ihren ersten Überlegungen an den folgenden grundlegenden Phasen des Projektmanagement

Die vier Phasen des Projektmanagement

  • 1. Phase: Die Grobplanung
  • 2. Phase: Die Feinplanung
  • 3. Phase: Die Vorbereitung
  • 4. Phase: Die Realisierung

Projektphase 1 – Grobplanung: Erarbeiten Sie ein erstes Konzept

Wenn Sie sich als kompetente Projektmanagerin darstellen wollen, müssen Sie die Bearbeitung des Projekts von Anfang an selbstständig übernehmen.

Das heißt nicht, dass Sie sich keinen Rat oder Tipps von anderen einholen sollen, sondern nur, dass Sie nicht darauf warten, von Ihrem Chef Anweisungen zu bekommen.

Denn: Sie streben eigenständig eine erfolgreiche Lösung an.

So gehen Sie vor:

1. Machen Sie ein Brainstorming.

Was fällt Ihnen alles ein, wenn Sie an die Organisation dieses riesigen Firmenjubiläums denken?

Schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt, bewerten Sie nichts, halten Sie es nur fest, z. B.:

  • Gästeliste
  • Einladungskarten
  • Druckerei
  • Programm
  • Zeitrahmen
  • Hotel
  • Shuttle-Service
  • Catering
  • Namensschilder
  • erste Hilfe
  • GEMA
  • usw.

2. Bringen Sie die einzelnen Ideen in eine zeitliche Abfolge.

Was muss zuallererst gedacht/ geplant/gemacht werden, was folgt dann?

Beispiel:

  1.  Festlegung des Veranstaltungstermins, Zeitrahmen der Veranstaltung, geplanter Umfang der Gäste ...
  2. Ziele der Jubiläumsfeier (Was will das Unternehmen damit erreichen?), Motto des Jubiläums ...
  3. Erfolgskriterien. Woran können Sie messen, ob die Veranstaltung erfolgreich war oder nicht: Anzahl der Besucher, Menge der Veröffentlichungen in der Presse, Neuaufträge innerhalb der nächsten drei Monate ...?
  4. Budget. Wie viel Geld dürfen Sie ausgeben?
  5. Programmablauf, Vorführungen, Reden ...
  6. Geeignete Räumlichkeiten
  7. ...

3. Formulieren Sie Zwischenziele und -termine.

Bis wann müssen die einzelnen Organisationsziele jeweils abgeschlossen sein?

4. Überlegen Sie, wen Sie in das Projekt einbeziehen wollen.

Alleine werden Sie sowohl die Vorbereitung als auch die Durchführung dieser Veranstaltung nicht stemmen.Sie brauchen die Hilfe von einer oder mehreren Kolleginnen.

So gehen Sie vor:

  • Nehmen Sie die Namen der Mitarbeiter in Ihr Konzept auf, die Sie sich als Teammitglieder des Projekts vorstellen können.
  • Unter Umständen deuten Sie den Betreffenden bereits vor dem Konzept-Gespräch mit Ihrem Chef an, dass Sie ihre Mitarbeit benötigen. Loten Sie damit aus, ob sie überhaupt an einer Mitarbeit interessiert sind.

Denken Sie auch darüber nach, wie Sie die Aufgabenbereiche untereinander aufteilen würden, z. B.

  • Preis-/Leistungsvergleiche: Räumlichkeiten, Catering, Musik, Technik, Vorführungen, Hotelzimmer für Gäste ...
  • Gästelisten, Einladungsschreiben, Programmgestaltung, Druckerei ...
  • VIP-Service, Tischordnung, Namensschilder ...

Tipp für die generelle Aufgabenverteilung:

Verteilen Sie die Aufgabenbereiche so, dass jeder das zugeteilt bekommt, was ihm am besten liegt und wofür seine bisherige berufliche Tätigkeit ohnehin die besten Voraussetzungen bietet.

Bedenken Sie:

  • Nicht jedes Projekt muss gleich so umfangreich sein, dass Sie ein ganzes Team bilden müssen.
  • Sie können kleinere Projekte auch ohne fremde Mithilfe bewältigen.
  • Der Ablauf ist der Gleiche, wie hier beschrieben.
  • Nur, dass der Bereich Führung und Koordination der Teammitglieder weg fällt.

5. Gibt es Dienstleister, die Ihr Projekt unterstützen können?

Welche Bereiche der Organisation könnten Sie an externe Dienstleister übergeben?

  • Holen Sie erste Kostenvoranschläge ein.
  • Oft ist die Vergabe an einen externen Profi unter dem Strich kostengünstiger als die selbstständige Organisation.
  • Beziehen Sie auch diese Vorüberlegungen in Ihr Grobkonzept ein, und besprechen Sie es mit Ihrem Chef.

6. Stellen Sie Ihren individuellen Konzeptvorschlag schriftlich zusammen.

Beschreiben Sie,

  • welche grundsätzlichen Überlegungen Sie mit Ihrem Chef absprechen müssen (Zeitrahmen, Anzahl der Gäste, Budget, Erfolgsmessung, Motto usw.),
  • welche Vorgehensweise Sie vorschlagen,
  • welche konkreten Zwischenziele Sie bis zum Event definiert haben und zu welchen Zeitpunkten Sie Ihren Chef über den Stand der Dinge informieren wollen und
  • welche Mitarbeiter Sie warum in das Projekt einbeziehen möchten.

Mit diesem Grobkonzept gehen Sie in das Gespräch mit Ihrem Chef und beweisen ihm Ihre Projektmanagement- Kompetenz.

Projektphase 2 – Feinplanung: Erstellen Sie ein genaues Schritt-für-Schritt-Konzept

Wenn Ihr Chef mit Ihrem Grobkonzept und der vorgeschlagenen Vorgehensweise einverstanden ist, folgt die akribische Planung des Projekts.

  • Dazu beziehen Sie alle Mitglieder, die Sie am Projekt beteiligen wollen, mit ein.

Wichtig: Jede weitere Phase kann nur gut laufen, wenn die davor gut geplant war. Legen Sie deshalb gerade in der Planungsphase viel Wert auf Perfektion. Denn damit ist der Erfolg für den eigentlichen Tag, die Realisierung des Firmenjubiläums, vorprogrammiert.

Sorgen Sie für einen guten gemeinsamen Projektstart.

Das so genannte Kick-off-Meeting ist das erste Meeting, das im Rahmen eines Projekts stattfindet.

Beachten Sie:

  • Nicht selten lernen sich die Teilnehmer des Projekts hier erst (näher) kennen, z. B. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, externe Dienstleister.
  • Jetzt kommen Ihre Fähigkeiten als Führungskraft, als Projektleiterin ins Spiel!

Ihre Aufgabe: Die beteiligten Kolleginnen/Mitarbeiter/Dienstleister zu begeistern und Ihnen das Projekt gut zu verkaufen.

Denn: Die ersten Eindrücke Ihrer Mitarbeiter beim Kick-off-Meeting sind für den weiteren Projektverlauf maßgeblich. Jedes Teammitglied wird in seinem Inneren bereits eine Vorentscheidung treffen:

  • Wie hoch sind die Erfolgschancen für das Projekt?
  • Was bringt es mir persönlich, wenn ich mich dafür einsetze?

Praxis-Tipp:

Versuchen Sie, Ihren Chef dafür zu gewinnen, bei diesem Kick-off- Meeting dabei zu sein und als Pate zu fungieren.

Denn: Seine Anwesenheit zu Beginn verleiht dem gesamten Projekt Gewicht und gibt allen daran Beteiligten ein Gefühl der besonderen Wertschätzung.

Empfehlenswert ist es, wenn er einige Sätze zu dem Projekt sagt, z. B.

  • warum die Jubiläumsfeier so bedeutend ist,
  • und welche Ziele er damit verfolgt.

Tipp: Gleichzeitig sollte er noch einmal Ihren Status als Projektleiterin und somit Ihren Führungsanspruch untermauern. Das bewahrt Sie im späteren Verlauf des Projekts vor Diskussionen und Kompetenzgerangel.

Der Ablauf des Kick-Off-Meeting

Nachdem Ihr Chef die einleitenden Worte gesprochen hat, stellen Sie in diesem ersten Projekt-Meeting Ihr erstes Grobkonzept vor sowie die Vorgaben Ihres Chefs:

  • Zeitrahmen
  • Anzahl der Gäste
  • Motto
  • Ziele
  • usw.

Verteilen Sie die Aufgaben:

Sagen Sie, welches Teammitglied Sie sich für welche Aufgaben vorstellen können, welche Etappenziele und dazugehörige Termine Sie praktikabel finden, und stellen Sie Punkt für Punkt Ihre vorgeschlagene Vorgehensweise zur Diskussion.

Erstellen Sie gemeinsam eine Organisationsplanung:

Gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern erarbeiten Sie dann in diesem und in den eventuell noch folgenden Planungs- Meetings eine detaillierte Organisationsplanung für die erfolgreiche Durchführung des Firmenjubiläums.

Halten Sie Ihren Zeitplan ein:

Geben Sie für dieses und jedes folgende Meeting einen Zeitrahmen vor, sonst läuft Ihnen die Zeit mit Endlos-Diskussionen davon.

  • Moderieren Sie straff, und behalten Sie den roten Faden, sonst kommen Sie zu keinem praktikablen Ergebnis.
  • Gehen Sie die Planung Punkt für Punkt an, und haken Sie immer erst einen TOP ab, bevor Sie zum nächsten kommen.

Zum Beispiel:

  • TOP 1 Aufgabenverteilung
  • TOP 2 Aufteilung des Projekts in Abschnitte
  • TOP 3 Programmablauf festlegen
  • TOP 4 ...

Sicher werden Sie die Feinplanung der Organisation des Firmenjubiläums nicht im ersten Projekt-Meeting abschließen.

Es werden noch einige folgen, bis ein schlüssiges und praktikables Organisationskonzept steht.

Tipp: Beweisen Sie Ihre Führungskompetenz

Reagieren Sie ja nicht gekränkt, wenn sich im Laufe der gemeinsamen Meetings herausstellt, dass sich einige Abläufe oder Vorschläge in Ihrem Grobkonzept als nicht so praktikabel herausstellen und das Team während der Feinplanung zu einer anderen Lösung kommt.

Bleiben Sie offen und flexibel - das unterstreicht Ihre Führungskompetenz.

Bedenken Sie: Im Vordergrund steht der Projekterfolg, und dafür müssen einzelne Interessen oder Empfindlichkeiten hinten angestellt werden. Das gilt übrigens für alle Teammitglieder.

Ihr weiteres Vorgehen:

  • Halten Sie die Ergebnisse der einzelnen Planungsmeetings jeweils in einem Protokoll fest, das Sie jedem Mitarbeiter in Kopie aushändigen.
  • Nach Abschluss der Planungsphase erstellen Sie ein übersichtliches Konzept zur Organisationsplanung, das Sie wiederum jedem Mitarbeiter und natürlich Ihrem Chef aushändigen.

Folgende 10 Bausteine muss Ihre abschließende Organisations-Feinplanung für das Firmenjubiläum unbedingt enthalten:

1. Ziele

Formulieren Sie klare und möglichst messbare Ziele, die den Erfolg des Firmenjubiläums definieren. Beispiel:

Der Rahmen: 

  • Am 25. August 2006 feiert die XY GmbH ihr 100-jähriges Firmenjubiläum unter dem Motto „Die XY GmbH schreibt Zeitgeschichte“.

Die Ziele:

  • 500 geladene Gäste erleben eine abwechslungsreiche und beeindruckende Feier, die die Geschichte des Unternehmens und seine Erfolge widerspiegelt.
  • Das Jubiläum lockt die Pressevertreter der 3 großen regionalen Tageszeitungen an und zieht die entsprechenden tatsächlichen und positiven Veröffentlichungen in den Zeitungen nach sich.
  • Bindungen zu Kunden und Geschäftspartnern werden durch die Feier erneuert oder verstärkt.
  • Das bewirkt im letzten Quartal 2006 eine Umsatzsteigerung von 5 bis 10 % durch Aufträge von Kunden aus der Gästeliste des Jubiläums.

2. Veranstaltungsdauer

Legen Sie den Zeitrahmen der Jubiläumsfeier fest.

  • Beginn der Jubiläumsfeier: 11:00 Uhr
  • offizielles Ende: 22:00 Uhr
  • anschließend: open end für informelle Gespräche

3. Projektabschnitte der Vorbereitungsphase

Definieren Sie die einzelnen Projektabschnitte. Jeden einzelnen Projektabschnitt können Sie – wenn nötig – weiter unterteilen. Diese Abschnitte heißen dann Meilensteine.

Projektabschnitt
Aufgaben Abschlusstermin
Projektabschnitt 1
- Gästeliste erstellen
- Programmablauf im Einzelnen konkretisieren
- passende Räumlichkeiten finden ...
 20.02.06
Projektabschnitt 2
- Hotel-Arrangements
- Shuttle Service ...
 13.03.06
Projektabschnitt 3
usw.
- Catering
- Menüauswahl
- Dekoration ...
 03.04.06

4. Aufgabenverteilung

Definieren Sie die zentralen Aufgabenbereiche des Projekts, und ordnen Sie jedem Teammitglied einen bestimmten Aufgabenbereich zu.

Mitarbeiter/in
AufgabenbereichKontakt
Susanne BerendtGästelisten, Einladungsschreiben, Festprogramm, Festschrift, Druckerei
Intern/Abteilung Vertrieb, Durchwahl -5374
E-Mail: sbe@xyGmbH.de
Petra Eiselt
Räumlichkeiten, Menü- und Dekorationsgestaltung in Zusammenarbeit mit „Delicious Food“
Intern/Geschäftsleitung, Durchwahl -8934
E-Mail: pes@xyGmbH.de
Günther Berger
Firma „Delicious Food“
usw.
Catering und Dekoration Extern, Delicious Food GmbH
Talgasse 5, 12345 Meitingen
Tel.: 0734 1234567, E-Mail: gberger@food.de

5. Meetings/Termine

  • Veranschlagen Sie für jeden Projektabschnitt der Vorbereitungsphase mindestens ein Meeting.
  • Hier präsentieren alle Ihre Ergebnisse, erörtern Probleme und besprechen gemeinsam das weitere Vorgehen.
  • Die Termine und Rahmenthemen legen Sie bereits jetzt in der Planungsphase fest.
  • Die konkreten Inhalte (TOPs) geben Sie in der Vorbereitungsphase rechtzeitig vor jedem Meeting an die Mitarbeiter weiter.
  • Bei Bedarf schieben Sie Zwischentermine ein.
Meeting
Thema
Datum
Meeting 1
- Gästeliste festlegen
- Ausarbeitung des Programminhalts
- Auswahl der externen Darbietungen
- Auswahl an Räumlichkeiten
...
30.01.2006
Meeting 2
- Abschluss Programminhalt
- Abschluss externe Darbietungen
- Abschluss Räumlichkeiten
- Auswahl der Hotelarrangements mit Shuttle Service
- Catering: Menü und Dekoration festlegen
...
20.02.2006

6. Schnittstellen

Definieren Sie klare Schnittstellen, um die Zusammenarbeit zu optimieren.

  • Wer arbeitet mit wem zusammen?
  • Bei welchen Aufgaben besteht enger Abstimmungsbedarf unter den jeweiligen Mitarbeitern? 

Beispiel: Die Verantwortlichen für Menüauswahl und Catering müssen sich genau mit den Verantwortlichen für die Unterhaltungsdarbietungen abstimmen, weil Sie beschlossen haben, dass in den Menüablauf Sketche eingebaut werden. Hierbei ist ein hoher zeitlicher Abstimmungsbedarf vorhanden.

7. Informationsfluss

Legen Sie fest, wie die Informationsweitergabe stattfinden soll. Auch das gehört bereits in die Organisationsplanung.

Die Teamkommunikation:

  • Unter den Teammitgliedern herrscht auch jenseits der Meetings ein reger Informationsaustausch.
  • Die Informationsweitergabe ist aktiv und wird als Bringschuld gesehen.
  • Besonders an den definierten Schnittstellen werden Informationen intensiv und fast täglich ausgetauscht.
  • Informationen über auftretende Probleme werden unverzüglich an die Projektleiterin und den/die betroffenen Teammitglieder weitergegeben.

8. Risikodefinition

  • Identifizieren Sie Projektabschnitte bzw. Meilensteine, die ein Risiko bergen und den Projekterfolg gefährden können.
  • Bauen Sie hier Sicherheitsmaßnahmen und Zeitpuffer ein. 

Risikobeispiel: Die Zusagen der Gäste kommen zögerlich und mit Verspätung, die „Mengenplanung“ wird damit zum zeitlichen Problem.

9. Zeitpuffer

  • Finden Sie heraus, wo es während des Projektverlaufs zeitliche Freiräume gibt, in denen eventuell anfallende Probleme gelöst werden können.

Lösung zum obigen Risikobeispiel: Ankündigungen des Jubiläums bei den Gästen bereits im Mai mit der Bitte um eine erste Zusage. Offizielle Einladungen folgen dann im Juli. Damit haben Sie früher eine höhere Planungssicherheit, was die Menge der Gäste betrifft.

10. Spielregeln

  • Definieren Sie die Team-Zusammenarbeit.
  • Legen Sie sich ebenfalls bereits in dieser Organisationsplanung gemeinsam darauf fest, was Ihnen im Sinne einer positiven und erfolgreichen Zusammenarbeit im Team besonders wichtig ist.
  • Geben Sie sich das Versprechen, dass Sie alle danach handeln werden.

So könnten Ihre Team-Spielregeln aussehen:

Spielregeln für die Zusammenarbeit

  • Vereinbarte Termine werden eingehalten.
  • Protokoll und Moderation der Projektsitzungen werden abwechselnd von jedem Teammitglied übernommen.
  • Informationen gehen nur dann nach draußen, wenn das gesamte Team es beschlossen hat.
  • Innerhalb des Teams herrschen Offenheit und ein reger Informationsaustausch.
  • Jeder ist für sich selbst verantwortlich und setzt sich nach besten Kräften für seine Aufgaben ein, um den Teamerfolg zu garantieren.
  • Der Projekterfolg und damit auch der Teamerfolg stehen vor Einzelinteressen.
  • Jeder hat das Recht auszureden. Spricht ein Teammitglied zu lange, kann ihm nach 2 Minuten die rote Karte (jeder hat eine rote Spielkarte vor sich liegen und kann sie bei Bedarf hochheben) gezeigt werden.
  • Killerphrasen wie „das geht nicht“, „das ist doch Unsinn“ usw. ernten ebenfalls die rote Karte.

Projektphase 3 – Konkrete Vorbereitung: Nach dem Planen kommt das Handeln

Je nach Komplexität des Projekts schließen Sie die Planungsphase nach einem oder mehreren Meetings ab.

Beachten Sie: In der Planungsphase leiten Sie in der Regel noch keine Handlungsschritte ein. Aus Zeitgründen beginnen jedoch die ersten konkreten Vorbereitungsschritte der Phase 3 oft schon, wenn die Planung noch läuft.

  • Z. B. können Sie bereits vorab Kontakt mit einer Catering-Firma aufnehmen, mit der Sie bisher bereits gute Erfahrungen gemacht haben,
  • oder Anbieter von Räumlichkeiten kontaktieren,
  • und die Kosten vergleichen,
  • usw. 

Generell halten Sie sich jedoch in der Vorbereitungsphase Ihres Projekts „Firmenjubiläum“ akribisch an die zuvor gemeinsam ausgearbeitete Organisations-Planung.

Immer daran denken: Jedes Teammitglied ist für den ihm zugewiesenen Aufgabenbereich verantwortlich und verpflichtet, die Terminvorgaben einzuhalten.

Meeting-Vorbereitung:

Vor jedem Meeting erhalten die Mitarbeiter rechtzeitig von Ihnen einen genauen Ablaufplan mit den detaillierten Tagesordnungspunkten, die die Rahmenthemen Ihres Organisationsplans abdecken.

Wichtig: Wenn während der einzelnen Projektabschnitte Probleme auftauchen und ein Beteiligter voraussieht, dass er einen Termin nicht halten kann, muss er Sie als Projektleiterin und den eventuell unmittelbar beteiligten Teamkollegen umgehend informieren.

Projektauftrag: 100-jähriges Jubiläum der XY-GmbH Meeting vom 29.05.2006

Verantwortliches Teammitglied:

  • Susanne Berendt

Aufgabenstellung:

  • Adressdateien der Gästeliste nach Richtigkeit überprüfen
  • Einladungsschreiben entwerfen
  • Inhalt und Layout des Festprogramms entwerfen (bezüglich des Layouts, Zusammenarbeit voraussichtlich mit Grafikstudio Schmidt)
  • Inhalt der Festschrift entwerfen
  • 3 Kostenvoranschläge von Druckereien einholen

Zu erarbeitende Ergebnisse:

  1.  Alle Adressen in der Gästeliste sind aktualisiert
  2. Fertiger Entwurf des Einladungsschreibens an die Gäste
  3. Fertiger Layoutvorschlag des Festprogramms
  4. Fertiger Entwurf des Festprogramm-Inhalts
  5. Fertiger Entwurf des Festschrift-Inhalts
  6. 3 konkrete Kostenvoranschläge von Druckereien

Budget:

  • 300,00 € (Grafikstudio)

Termine/Meilensteine:

  • Ergebnisse 2 bis 6 sind bis zum Meeting am 19.06.2006 vorzulegen.
  • Ergebnis 1 ist zum Meeting am 24.07. vorzulegen.

Projektleiterin:               Verantwortliches Teammitglied:

___________________   _________________________

Petra Eiselt, Unterschrift   Susanne Berendt, Unterschrift

Klare Anweisungen sind der halbe Erfolg

Deshalb muss jedes Teammitglied jedes Meeting in der Vorbereitungsphase 3 des Jubiläums mit einem klar umrissenen schriftlichen Auftrag verlassen.

Wichtig: Das Teammitglied muss den Auftrag bis zu einem bestimmten vorgegebenen Termin abwickeln.

Tipp: Nutzen Sie Formblätter

  • Entwickeln Sie dazu feste Formblätter, die jeder Mitarbeiter nur mit den Daten zu seinem Auftrag auszufüllen braucht.
  • Teilen Sie diese Formblätter in jedem Meeting aus.
  • Am Ende des Meetings geht das gesamte Team noch einmal gemeinsam jeden einzelnen Projektauftrag stichpunktartig durch, um Missverständnissen vorzubeugen.
  • Auf jedem Projektauftragsblatt unterschreibt der oder die Verantwortliche und Sie als Projektleiterin (Beispiel s.o.).

So betreiben Sie ein effektives Projekt-Controlling

Die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt-Controlling ist eine realistische Projektplanung.

Während der 3. Phase Ihres Projekts, also der Vorbereitung des Firmenjubiläums, vergleichen Sie regelmäßig die laufenden Aktivitäten und Ergebnisse mit Ihrem Organisationsplan. Das ist deshalb wichtig, damit Sie nicht erwünschte Entwicklungen ausgleichen oder sich anbahnende Abweichungen vermeiden können.

1. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen den Ist-Zustand:

  • Welche Aktivitäten laufen gerade?
  • Welche Schritte wurden bereits erfolgreich abgeschlossen?

2. Vergleichen Sie die Ist-Daten mit den Soll-Daten:

  • Wurden bisher alle Termine eingehalten?
  • Gibt es Abweichungen von den Vorgaben im Organisationsplan?
  • Wo liegen die Ursachen? Muss der Organisationsplan korrigiert werden?

3. Leiten Sie – wenn nötig – sofort Korrekturmaßnahmen ein:

  • Analysieren Sie das Problem.
  • Finden Sie – gemeinsam mit den Beteiligten – einen Lösungsweg, und setzen Sie diesen sofort um.
  • Setzen Sie – bei weit reichenden Problemen – ein Zwischen-Meeting an.

4. Behalten Sie die einzelnen Projektaufträge im Griff:

Bei einem so komplexen Projekt wie der Organisation einer großen Jubiläumsfeier kann man schon Gefahr laufen, den Überblick zu verlieren. Das darf aber nicht passieren, denn die übrigen Teammitglieder müssen das Gefühl haben, dass Sie als Projektleiterin alles im Griff haben.

So behalten Sie unaufdringlich die Kontrolle über die Projektaufträge der einzelnen Mitarbeiter:

  • Protokolle sind ein Muss. Nach jedem Meeting fertigt ein Teammitglied – am besten im Wechsel – das Protokoll an, das jeder Beteiligte erhält, um den Fortlauf der Dinge im Blick zu halten.

  • Die Projektaufträge sind Inhalt des Protokolls. Das heißt: Jeder Projektauftrag wird in Kopie an das Protokoll angehängt. Jetzt weiß jeder Bescheid, wer was gerade macht.

  • Gegenseitige Kontrolle: Im TOP 1 eines jeden Meetings werden alle Projektaufträge noch einmal zur Hand genommen, die bis zu diesem Termin fertig gestellt werden mussten. Jetzt werden gemeinsam die Ergebnisse der dafür verantwortlichen Teammitglieder überprüft. Bummeleien wird so von vornherein ein Riegel vorgeschoben. Denn spätestens im Folge-Meeting weiß jeder, dass er seine Versäumnisse vor versammelter Mannschaft rechtfertigen muss. Der Vorteil: So haben Sie eine indirekte gegenseitige Kontrolle ins Team eingebaut, und Sie stehen nicht als „eiserne Lady“ da.

Projektphase 4 – Die Realisierung: Wird der Jubiläumstag zum Top oder Flop?

Nun haben Sie gemeinsam mit Ihrem Team Monate der Vorbereitung hinter sich, und dann entscheiden 12 Stunden darüber, ob Ihr Projekt von Erfolg gekrönt ist oder nicht.

Allein die reibungslose Organisation dieses Tages – abgesehen von allen Vorbereitungen, die Sie bereits hinter sich haben – erfordert eine genaue Planung:

  • Welche Teammitglieder sind vor Ort?
  • Welche Organisations- und Repräsentations- Aufgaben nimmt wer während des Jubiläums wahr?

Tipp: Verwenden sie einen separaten Organisationsplan

  • Für den Tag der Realisierung empfiehlt sich ein separater übersichtlicher Organisationsplan für alle Beteiligten.
  • Dieser Organisationsplan legt genau fest, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben verantwortlich ist.

Beispiel-Checkliste der möglichen Aufgaben:

Aufgabe

MitarbeiterErledigt
 Tischanordnung und Bestuhlung am Tag davor
 Tanja Eck []
 Überwachung Dekoration am Tag davor Petra Eiselt []

Technik- und Beleuchtungstest am Tag davor

 ... []
Anordnung der Tischkarten  am Tag davor  []
Überwachung des Shuttle-Service 

von den Hotels zur Veranstaltun

  []
 Empfang und Anweisung der externen Darbieter  []
 Verteilung der Namensschilder   []

 Empfang der Gäste, Garderobe,

 Begleitung zu den Tischen
  []
 Empfang der VIPs  []

Übergabe oder Entgegennahme von Präsenten

 Peter Müller  []
 Empfang und Ansprechpartner Presse  Peter Müller  []
 Absprache und Koordination Moderator ... []
 Service und technische Begleitung der Redner  []
 Überwachung des Programmablaufs  []
 Überwachung der musikalischen Untermalung  []
 Überwachung Catering  []
 Überwachung Technik, Beleuchtung   []
 Verabschiedung der Gäste, Garderobe, Überwachung Shuttle-Service  []
 Überwachung Aufräum-Service  []
 Prüfung Presseberichte vor Freigabe  []

Projektabschluss: Machen Sie eine kritische Rückschau

Es ist vollbracht! Der Tag des 100- jährigen Firmenjubiläums ist vorüber. Über 550 Gäste sind gekommen. Auch die eingeladenen Pressevertreter sind erschienen. Sogar das regionale Fernsehen hatte sich angemeldet und war mit einem Kamerateam und einer Reporterin vor Ort. Die Stimmung war fantastisch. Alles lief reibungslos. Sie haben das Gefühl, dass es ein voller Erfolg war.

Vorsicht: Ihr Gefühl allein reicht nicht.

Als tatsächlichen Erfolg können Sie bisher die Anzahl der Gäste und die der Pressevertreter werten.

Denn: Das waren 2 der Erfolgskriterien, die Sie zu Beginn des Projekts gemeinsam mit Ihrem Chef festgelegt hatten.

Abzuwarten ist jetzt noch, welche Anzahl und Form der Presseveröffentlichungen das Jubiläum nach sich zieht, und ob tatsächlich eine Umsatzsteigerung in Höhe von 5 bis 10 % zum Ende des Quartals durch Aufträge aus der Gästeklientel erzielt werden kann.

Das bedeutet: Eine endgültige abschließende Projektanalyse können Sie Ihrem Chef also erst zum Ende des Jahres vorlegen.

Außerdem gibt es noch weitere Prüfsteine, an denen Sie ganz persönlich den Erfolg Ihres Projekts messen können: 

  • Gehen Sie die folgende Checkliste durch, und prüfen Sie genau, was bei diesem Projekt gut gelaufen ist, und was Sie bei Ihrem nächsten Projekt noch verbessern oder ändern müssen.

Allgemeine Fragen zur Projekt-Rückschau                              ja       nein       teilweise
1. Ist das Ziel zum definierten Zeitpunkt erreicht worden?
2. Ist das Ziel mit dem ursprünglich geplanten Budget erreicht worden?
3. Könnte das Projekt nach heutigem Wissensstand genauso wieder durchgeführt werden?
4. Musste die Organisationsplanung einmal oder sogar mehrmals korrigiert werden?
5. Wurden Sie als Projektleiterin menschlich und fachlich akzeptiert?
6. Waren die Teammitglieder motiviert?
7. Gab es Konflikte im Team?
8. Konnten Konflikte konstruktiv gelöst werden?
9. War die Teamgröße ausreichend bemessen?
10. Stand Ihr Chef zur Verfügung, wenn er benötigt wurde?
11. Hat Ihr Chef die notwendigen Ressourcen bereitgestellt?
12. Hat Ihr Chef als Projektpate das Projekt ausreichend unterstützt?
13. Verfügten die Projektteilnehmer über das notwendige Wissen, um ihre Aufgaben zu erfüllen?
14. War die Arbeitsatmosphäre innerhalb des Projekts angemessen, sodass jeder Mitarbeiter sich mit seinen Problemen und Schwierigkeiten bedenkenlos zu Wort melden konnte?
15. Waren immer alle Projektmitarbeiter über den aktuellen Stand des Projektes informiert?
16. War auch Ihr Chef immer über den aktuellen Stand des Projekts informiert?
17. Gab es bei Problemen Schuldzuweisungen innerhalb des Teams oder von Ihrem Chef?
18. Hat das Projekt das Unternehmen unabhängig von der Zielerreichung vorangebracht?

Fazit: Notieren Sie sich Ihre Erfahrungen

Schreiben Sie sich abschließend alle positiven und negativen Erfahrungen auf, die Sie mit diesem Projekt gemacht haben:

  • Welche Mitarbeiter haben besonders engagiert mitgearbeitet?
  • Wo gab es Engpässe?
  • Was ist vergessen worden? 

So haben Sie gleich Anhaltspunkte für Ihr nächstes Projekt. Damit das noch reibungsloser läuft.