Von der Sekretärin in die Selbstständigkeit


Gratis-Download: Von der Sekretärin in die Selbstständigkeit

Sie haben eine Ausbildung als Sekretärin gemacht und schon einige Jahre im Büro gearbeitet, wollen sich aber weiterentwickeln und denken über den Schritt in die Selbstständigkeit nach? Mit der richtigen Planung und den folgenden Tipps kann dies gelingen.

Raus aus der Komfortzone: Wer in die Selbstständigkeit startet, braucht Mut

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist für viele mit Zweifeln und Ängsten verbunden. Es ist wie ein Sprung ins kalte Wasser, denn anders als im Angestellten-Verhältnis sind die Aufträge selbst zu akquirieren, Selbstständige müssen sich selber versichern und die Abrechnungen schreiben. Und das ist nur ein kleiner Ausschnitt dessen, was Selbstständige erwartet.

Hilfreiche Tools bei der Umsetzung

Selbstständige schreiben ihren Auftraggebern Rechnungen. Noch nie gemacht? Dafür gibt zum Beispiel kostenlose Rechnungsvorlagen zum Downloaden für Kleinunternehmer sowie Musterrechnungen für Unternehmer, die selbstverständlich korrekt die Umsatzsteuer berechnen.

Wer sich mit einem eigenen kleinen Geschäft aufstellen will, kann die Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen effizient mit einer Rechnungsprogramm-Software bearbeiten. Dabei ist die Integration in eine Cloud sowie die Nutzung auf internetfähigen Mobil-Geräten inbegriffen. Wiederkehrende Aufgaben können standardisiert werden – das spart wertvolle Zeit.

Für jede Unternehmerin gilt wie für festangestellte Sekretärinnen, möglichst effektiv zu arbeiten und die Aufgaben zu erledigen. Um eine Lange To-Do-Liste abzuarbeiten, bedarf es der richtigen Organisation. Mit einem Organisations-Check wird die Ablage bald kein großes Problem mehr darstellen und versierte Sekretärinnen haben solche Aufgaben ohnehin im Griff.

 

Selbständige Unternehmerinnen, zum Beispiel mit einem eigenen Büroservice, bestimmen nun auch in Eigenregie, wie Form und Inhalt der laufenden Korrespondenz aussieht. Ob es um die Erstellung von Anschreiben, Mahnbriefen oder Akquiseschreiben geht, der Beitrag „In 5 Schritten noch schneller Briefe und E-Mails formulieren“ liefert hierzu hilfreiche Tipps.

Die neuen Job-Optionen

Immer mehr Firmen nutzen die Möglichkeit, für die anfallende Bürotätigkeit keine festen Angestellten mehr zu beschäftigen, sondern externes Personal und selbstständige Sekretärinnen zu engagieren.  Unter dem Schlagwort „Outsourcing“ verlagern Unternehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten nach außen. Sie sparen dadurch Lohnkosten und fahren unterm Strich günstiger. Denn weder Urlaub noch Krankheit muss bezahlt werden. Hier gilt das Prinzip des Leistungsaustauschs und das bedeutet: Dienstleistung gegen Geld. Genau an dieser Stelle setzt das Tätigkeitsfeld der virtuellen Sekretärin an.

Als virtuelle Sekretärin kann man gut eine Nebentätigkeit von zuhause ausüben. Die komplette Arbeit und alle anfallenden Aufgaben können dabei über das Internet übermittelt werden. Virtuell bedeutet in diesem Fall, dass ein realer Mensch virtuell kommuniziert. Das Aufgabenfeld ist dabei sehr abwechslungsreich.

 

Vor allem wird von den auftraggebenden Firmen eine große Flexibilität vorausgesetzt. Ein Hauptelement ist die Erreichbarkeit für Kunden zu festgelegten Zeiten. So werden die virtuellen Mitarbeiterinnen gerne auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten eingebunden. Meist stehen Telefonate und Mailkorrespondenz im Mittelpunkt der Tätigkeit. Aber auch die Koordination von Terminen, Materialbestellungen, Recherchearbeiten oder die Buchung von Geschäftsreisen werden beauftragt.

Einen eigenen Büroservice gründen

Sie haben bereits genügend Erfahrung in ihrem Berufsleben gesammelt und wollen noch mehr, als nur nebenberuflich verdienen? Dann lohnt es sich, über eine Existenzgründung mit einem eigenen Büroservice oder einem Schreibbüro nachzudenken. Es handelt sich hierbei um ein freies Gewerbe und grundsätzlich für jeden möglich. Was ist dabei alles zu beachten?

  • Eine gute Planung
    Im Vorfeld einer Geschäftsgründung gilt es die eigene Motivation zu analysieren. Ist man bereit 100 % für seine Idee zu investieren, am Anfang finanzielle Durststrecken in Kauf zu nehmen und bringt man auch genügend fachliche Kenntnisse mit? Welche Leistungen werden angeboten und wer ist die Zielgruppe? Wie viel Kapital ist erforderlich? Mindestens diese Fragen sollten beantwortet werden, um einen guten Businessplan füllen zu können.
  • Kapitalbedarf
    Ein eigener Büroservice ist in der Gründung nicht kapitalintensiv. Das A und O ist ein zuverlässiger Rechner inklusive stabiler Internetverbindung. Hinzu kommt die Grundausstattung mit lizensierter Software, eine digitale, gut strukturierte Ablage, ein Schreibtisch nebst Büroutensilien sowie ein Telefonanschluss. Denn auch, wenn das allermeiste online abgewickelt werden kann, lassen sich manche Dinge am schnellsten telefonisch regeln. Startet die Unternehmerin von zuhause aus, sollte der Start in die Selbstständigkeit mit weniger als 5.000 € möglich sein. Soll es von Beginn an ein eigenes externes Büro mit exklusiver Büroausstattung sein, werden schnell 50.000 € fällig und der Gang zur Bank ist unvermeidlich.
  • Hilfe und Beratungen
    Eine Geschäftsgründung geht schwer im Alleingang. Um bei Banken und Institutionen finanzielle Unterstützung zu erhalten, bedarf es eines guten Businessplans. Holen Sie sich Hilfe bei Unternehmensberatern oder bei anderen Serviceeinrichtungen rund um das Thema Existenzgründung! Suchen Sie Gleichgesinnte, mit denen Sie in Austausch über Ihr Vorhaben treten können.
  • Anmeldung und Unterlagen
    Für die Gründung eines Büroservices ist ein Gewerbeschein zu beantragen. Zudem ist eine Steuernummer nötig. Sobald das Gewerbeamt von der Gründung Kenntnis hat, wird sie die IHK informieren. Diese meldet sich bei der Existenzgründerin. Viele hilfreiche Tipps und Informationen liefert der Beitrag „Vom Angestellten zum Unternehmer: erste Schritte“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Das richtige Mindset ist entscheidend

Ein weiteres wichtiges Tool für den Erfolg als selbstständige Sekretärin ist nicht käuflich, aber jeder kann sich dies aneignen: Nur mit der richtigen Einstellung, mit dem richtigen Mindset wird der Sprung in ein neues Leben gelingen. Es erfordert Mut und Durchhaltevermögen, seinen Traum von einem eigenen Geschäft zu verwirklichen.