Aufbewahrungsfristen und worauf es bei der Dokumentenvernichtung ankommt


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Die Aufbewahrung von Akten erfordert Fachkenntnis und Sorgfalt. Die Sorgfalt hat verschiedene Gründe: Werden Akten unsortiert abgeheftet, braucht es sehr viel Zeit, um bestimmte Dokumente wiederzufinden. Für eine Sekretärin kann ein ungeordneter Aktenordner zu einer zeitraubenden Angelegenheit werden.

Doch nicht alleine dieser Fakt zwingt Sie dazu, Akten ordnungsgemäß abzulegen. Sind Papiere unsortiert abgelegt, verletzen Sie Ihre Sorgfaltspflicht. In einem ordentlichen Geschäftsbetrieb sind Sie bzw. Ihr Arbeitgeber nämlich gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung dazu verpflichtet, Dokumente auf eine bestimmte Art und Weise abzulegen. Die umfassenden Vorschriften zu den GoB sind unter bundesfinanzministerium.de zusammengestellt. Belege müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet verwahrt werden. So schreibt es das Handelsgesetzbuch in § 239 vor, nachlesbar unter juraforum.de.

Was geschieht, wenn die Akten nicht sortiert sind?

Wer sich den gesetzlichen Vorgaben nicht unterordnet, kann im Falle einer Betriebsprüfung mit Problemen konfrontiert werden, die in letzter Konsequenz ein finanzielles Nachspiel haben. Ein Beispiel zum besseren Verständnis:

Angenommen, der Prüfer verlangt die Vorlage der Kontoauszüge und Ausgangsrechnungen und stellt fest, dass diese nur lückenhaft vorliegen. Im schlimmsten Fall kann ein Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung komplett verwerfen und stattdessen die Umsätze schätzen. Diese Schätzung wird mit großer Wahrscheinlichkeit zu Ungunsten des Betriebes ausfallen und für Steuernachzahlungen sorgen.

Unordnung kostet Zeit, Geld und Nerven

Sind Akten nicht sortiert, entstehen unüberschaubare Papierberge und damit müssen Sie ein weiteres Problem bewältigen. Es ist unmöglich, eine zeitsparende und ordentliche Aktenvernichtung vorzunehmen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, weil die Belege durcheinander sind. Sie müssten diese umständlich heraussuchen, eine wahre Sisyphosarbeit.

Die Aufbewahrungsfrist wird vom Gesetz geregelt. Je nach Dokumentenart ist sie unterschiedlich lang. Welche Aufbewahrungsfristen gelten und worauf sie bei der Dokumentenvernichtung achten müssen, zeigen die folgenden Ausführungen.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Bevor wir zu den Einzelheiten der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kommen sollten Sie dafür sorgen, dass Stammunterlagen in einem extra Ordner abgelegt werden. Diese sollten generell aufbewahrt werden. Zu den Stammunterlagen in einem Betrieb gehören:

  • Gründungsurkunde
  • Gesellschafterbeschlüsse
  • Verträge
  • Sonstige Urkunden

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich und sind im Rahmen der Abgabenordnung (AO) sowie des Umsatzsteuergesetzes verankert. 10 Jahre sind diese Belege aufzubewahren:

  • Bankbelege
  • Betriebskostenabrechnungen
  • Jahresabschluss
  • Anlagevermögen
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • sämtliche Buchungsbelege und Rechnungen
  • Zollunterlagen

Zu den Unterlagen, die 6 Jahre aufzubewahren sind, gehören diese:

  • Handels und Geschäftsbriefe, die Sie erhalten haben
  • Kopie der versendeten Handels-und Geschäftsbriefe
  • weitere Unterlagen, die für steuerliche Belange relevant sein können

Die genannten Aufbewahrungsfristen können unter Umständen verlängert werden. Das gilt zum Beispiel für die Belege, die in Zusammenhang mit Festsetzungsfristen der Abgabenordnung stehen. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich um 10 Jahre, wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht. Unterlagen, die in Zusammenhang mit leichtfertiger Steuerverkürzung stehen, müssen weitere 5 Jahre aufbewahrt werden. Es gibt noch eine Reihe von Besonderheiten, die die Aufbewahrungsfristen betreffen. So müssen zum Beispiel Patientenakten 30 Jahre aufbewahrt werden. Die Handelskammer Hamburg hat hierzu eine umfassende Übersicht bereitgestellt, die unter hk24.de einsehbar ist.

Aktenvernichtung: Das müssen Sie wissen

Ist eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen, so dürfen Sie die Unterlagen nicht einfach in den Papierkorb schmeißen. Das gilt vor allem dann, wenn die Papiere mit Daten dritter Personen gefüllt sind. Arbeiten Sie für einen Steuerberater, für einen Rechtsanwalt oder für einen Arzt, müssen Sie besonders sorgfältig bei der Aktenvernichtung vorgehen. Versicherungsdokumente, Kreditzusagen, Steuerunterlagen und Mandantenakten sollten grundsätzlich unkenntlich gemacht werden. Dazu können Sie einen Aktenvernichter benutzen. Dieser sollte leistungsfähig sein und die Papiere zuverlässig zerkleinern. Unter aktenvernichter.org sind Modelle unterschiedlicher Größe und Ausführungen aufgelistet. Von kleinen Untertischgeräten bis zum großen Power-Schredder sind Produkte für unterschiedliche Anforderungen und Mengen verfügbar.

In kleinen Unternehmen mit wenig Papieraufwand ist es durchaus ausreichend, einen kleinen Aktenvernichter zu benutzen. Der Aktenvernichter zerschneidet die Belege und es kommen am Ende Papierstreifen heraus. Wichtig ist zu wissen, dass kleine Geräte gleichzeitig nur wenige Blätter vernichten können. Wer viel zu schreddern hat, sollte entweder ein größeres Gerät anschaffen oder ein Unternehmen mit der Vernichtung der Akten und Geschäftsunterlagen beauftragen. Bei der Auswahl des geeigneten Gerätes für den täglichen Gebrauch im Büro sollten Sie folgende Aspekte überprüfen:

  • Wie ist das Fassungsvermögen?
  • Mit welcher Geschwindigkeit werden Blätter vernichtet?
  • Welche Schutzvorrichtungen sind angebracht?
  • Wie laut ist das Gerät?

Am besten überschlagen sie, wie viel sie täglich im Schnitt vernichten wollen. Es ist schnell geschehen, dass eine Rechnung neu gedruckt werden muss, ein Fehler im Geschäftsbrief auftritt oder Kopien von vertraulichen Unterlagen zu entsorgen sind. Wenn es mehr als 20 Seiten am Tag sind, eignet sich ein Gerät, das auf einen Zug schon mindestens 5-10 Seiten aufnehmen kann. Andernfalls nimmt das Shredder zu viel Zeit in Anspruch. Fallen in der Woche jedoch im Schnitt nicht mehr als 50 Seiten an, sind kleine Modelle eine gute Wahl.

Praxistipp: Es gibt Shredder, die nicht nur Papier vernichten, sondern auch zu CDs, Pappe und Heftklammern. Achten Sie bei der Auswahl auf die Leistungsfähigkeit des Gerätes in diesem Punkt.

Die Schutzklassen der Aktenvernichtung

Die Durchführung der Aktenvernichtung unterliegt einer DIN-Norm. Es handelt sich um die Norm 66399. Im Rahmen dieser DIN-Norm sind Unterlagen in Schutzklassen eingeteilt. Der Grad der Schutzbedürftigkeit regelt, wie zu vernichten ist. Falls Daten einer Akte in unterschiedlichen Sicherheitsstufen einzuordnen sind, sollten Sie nach der höheren Schutzklasse vernichtet werden.

  • In Schutzklasse 1 finden sich interne Daten, deren Offenlegung nur begrenzt negative Auswirkung für das Unternehmen hätte.
  • Schutzklasse 2 umfasst Daten von hohem Schutzbedarf. Würden diese Daten an fremde Dritte gelangen, könnten vertragliche Pflichten verletzt werden. Angebote, Anfragen und Personaldaten gehören hierzu.
  • In Schutzklasse 3 handelt es sich um besonders vertrauliche oder geheime Daten, auf denen nur ein sehr enger Kreis von Menschen zugreifen darf. Wenn diese Informationen in falsche Hände geraten, könnte es dazu führen, dass eine existenzbedrohende Krise ausgelöst wird. Finanzunterlagen, Unterlagen der Geschäftsleitung und Patientenakten sind solche Daten.

Dienstleister, die eine professionelle Aktenvernichtung vornehmen, wissen um diese Schutzklassen und sind in der Lage, Akten entsprechend der Sicherheitsstufe ordnungsgemäß zu entsorgen. Sie orientieren sich an der DIN 32757-1, nachlesbar auf der Seite datenschutzbeauftragter-info.de.