Excel: So behalten Sie mit versteckten Kommentaren den Überblick bei komplexen Kalkulationen


In komplexen Excel-Kalkulationen kann es sehr hilfreich sein, Formeln zum besseren Verständnis mit Anmerkungen zu versehen. In den meisten Fällen wird man das mit Kommentaren realisieren. Das hat jedoch den Nachteil, dass Sie keine Möglichkeit haben, sie vor neugierigen Blicken zu verbergen, damit nur befugte Personen sie sehen können. In solchen Fällen integrieren Sie die Kommentare einfach in die Formeln. Wenn Sie diese ausblenden und die Excel-Tabelle mit einem Schutz versehen, haben nur Befugte Zugriff darauf.

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Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Für das Hinzufügen eines  Kommentars zu einer Excel-Formel verwenden Sie die Funktion N. Die ist eigentlich nur aus Kompatibilitätsgründen zu anderen Programmen nötig, hat aber den schönen Nebeneffekt, dass sie bei Text immer den Wert 0 liefert. Wenn Sie Ihren Kommentar also als Argument der Funktion N zu Ihrer eigentlichen Excel-Formel addieren, verändert sich am Ergebnis nichts. Sichtbar ist der Kommentar dann in der Bearbeitungszeile. Die folgende Formel addiert in Excel die Zellen A1 bis A15 und enthält den Text "Kommentar": = SUMME (A1:A15) + N ("Kommentar").

Achtung: Wenn eine Formel als Ergebnis keine Zahl, sondern einen Text liefert, funktioniert ein Kommentar mit der Funktion N nicht. Dann können
Sie eine der Textfunktionen verwenden. Die folgende Excel-Formel liefert als Ergebnis den Text "OK" oder eine leere Zelle und ist mit dem Text "Kommentar" versehen: = WENN (D1>500;"OK";"") & RECHTS ("Kommentar";0).

  1. In allen Excel-Zellen, die einen Kommentar in der Formel enthalten, müssen Sie nun die Formel ausblenden: Dazu rufen Sie im Excel-Menü FORMAT den Befehl ZELLEN auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register SCHUTZ.
  2. Klicken Sie anschließend die Optionen GESPERRT und AUSGEBLENDET an. Das bestätigen Sie mit OK.

Wenn Sie das Excel-Blatt nun mit einem Schutz versehen, sind die Formeln nicht mehr sichtbar. Rufen Sie dazu im Menü EXTRAS den Befehl SCHUTZ und im Untermenü den Befehl BLATT SCHÜTZEN auf. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie die gewünschten Optionen und bestätigen das mit OK.

Mit Excel 2007 blenden Sie die Formeln wie folgt aus:

  1. Markieren Sie zuerst das Arbeitsblatt oder den Zellbereich, dessen Formeln Sie ausblenden möchten.
  2. Klicken Sie dann in dem Excel-Register START in der Gruppe ZELLEN auf die Auswahlbox FORMAT.
  3. Wählen Sie den Befehl ZELLEN FORMATIEREN und aktivieren Sie in dem Register SCHUTZ das Kontrollkästchen AUSGEBLENDET. Bestätigen Sie das mit OK.
  4. Klicken Sie erneut auf die Auswahlbox FORMAT in der Gruppe ZELLEN und wählen Sie den Befehl BLATT SCHÜTZEN aus.
  5. Aktivieren Sie die gewünschten Optionen und bestätigen Sie das Ganze mit OK.

Um den Blattschutz wieder aufzuheben, klicken Sie einfach in der  Auswahlbox FORMAT auf BLATTSCHUTZ AUFHEBEN.

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