3 Formulierungen für bessere Beschwerdebriefe


Gratis-Download: 3 Formulierungen für bessere Beschwerdebriefe

Ihr Chef möchte, dass Sie einen Beschwerdebrief an einen langjährigen Geschäftspartner schreiben, weil er in letzter Zeit mit dessen Leistung unzufrieden ist. Hierbei müssen Sie Fingerspitzengefühl beweisen, denn Sie wollen und sollen den Geschäftspartner ja nicht verlieren. Mit den folgenden Formulierungstipps kommen Sie freundlich an Ihr Ziel.

1. Beginnen Sie mit einem Lob 

Beginnen Sie Ihren Beschwerdebrief immer positiv, zum Beispiel indem Sie auf die Zeit der bisherigen guten Zusammenarbeit zurückblicken. Betonen Sie das bestehende Vertrauensverhältnis und erkennen Sie die bisherige Leistung des Unternehmens an. 

Dieser Briefeinstieg ist demotivierend: 

  • Sie haben uns enttäuscht. 
  • Heute müssen wir uns beschweren. 
  • Mit Ihren ausgeführten Arbeiten sind wir nicht einverstanden. 

So beginnt Ihr Brief wertschätzend: 

  • Wir schätzen Sie als langjährigen Geschäftspartner. 
  • Ihre Qualität hat uns bisher immer überzeugt. 
  • Wir kennen Sie als zuverlässigen Zulieferer. 

2. Kommen Sie dann direkt auf den Punkt 

Berichten Sie konkret – ohne Übertreibungen oder Verallgemeinerungen – , wo es hakt und formulieren Sie – immer positiv und freundlich – einen konkreten Lösungsvorschlag. 

Diese Kritik wirkt übertrieben und unsachlich:

  • Immer wieder stellen wir Mängel fest.
  • Es hat noch nie reibungslos geklappt. 
  • So kann es auf die Dauer nicht weitergehen. 

So wirkt Ihre Beschwerde sachlich und konstruktiv: 

  • Ihre letzten drei Lieferungen wiesen erhebliche Mängel auf. 
  • Die Qualität der letzten beiden Schulungen hat uns leider nicht mehr überzeugt, weil nicht auf unsere Mitarbeiter eingegangen wurde. 
  • Bitte sorgen Sie dafür, dass wir von Ihnen wieder die Qualität erhalten, für die wir Sie schätzen gelernt haben. 

3. Formulieren Sie markante, positive Schlusssätze 

Nach einem wertschätzenden Einstieg und der sachlichen Schilderung des Problems beenden Sie den Brief positiv. Verzichten Sie auf Drohungen. Zeigen Sie Ihrem Geschäftspartner vielmehr Ihr Vertrauen und bringen Sie ihm Zuversicht entgegen. 

Dieses Briefende wirkt bedrohlich: 

  • Wir hoffen, dass wir uns auf Sie verlassen können. 
  • Wenn Sie das nicht in den Griff bekommen, müssen wir uns ein anderes Unternehmen suchen. 
  • Wir erwarten, dass Sie das Problem umgehend aus der Welt schaffen. 

So beenden Sie den Beschwerdebrief zuversichtlich: 

  • Wir freuen uns auf die nächste einwandfreie Lieferung. 
  • Wir sind davon überzeugt, dass Sie eine gute Lösung für das Problem finden. 
  • Lassen Sie uns die Angelegenheit unkompliziert lösen, damit wir beide zügig zum Tagesgeschäft zurückkehren können. 

 

Nadine Effert