Zusatztipp zur aktuellen DIN 5008: Vertraulich


Die DIN 5008 ist ein kompliziertes Regelwerk, das wir für Sie im Beitrag „DIN 5008“ im April diesen Jahres verständlich und mit vielen Beispielen erläutert haben. Trotzdem bleiben Fragen rund um Ihre Briefe und E-Mails offen, auf die die DIN 5008 keine Antworten liefert. Diese Antworten finden Sie jetzt im Sekretärinnen-Handbuch – damit Sie Ihre Korrespondenz korrekt und effektiv erledigen können.

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Vertraulich

Wenn Sie sichergehen möchten, dass ein Brief, der persönlich/vertraulich an eine Person in einem Unternehmen gerichtet ist, auch nur von dieser geöffnet und gelesen wird, kennzeichnen Sie das Schreiben mit dem Vermerk „Vertraulich“ oder „Persönlich“. Dieser steht direkt in der Zeile über dem Namen.

Vorsicht, Irrglaube!

Um die Vertraulichkeit des Schreibens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht. In den meisten Unternehmen ist der Irrglaube verbreitet, es reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuerst stünde. Das ist falsch!

Sollte es in einigen Unternehmen dennoch so gehandhabt werden, dass Briefe, in denen die Firma erst an zweiter Stelle genannt wird, nur vom namentlich Genannten geöffnet werden dürfen, so handelt es sich hier um firmeninterne Regelungen.

Die Ergänzung „Persönlich“ oder „Vertraulich“ ist erforderlich, wenn Sie sichergehen möchten, dass nur der namentlich genannte Empfänger den Brief öffnet.

Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02) geurteilt, wie mit Posteingängen zu verfahren ist:

Soweit die Adresszeile keinen Vermerk „Persönlich“ oder „Vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen. Diese übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post mit einem Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen und schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte. Der Mitarbeiter hätte sich zumindest betriebsintern um eine Postbehandlung in seinem Sinne bemühen müssen.

Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz:Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden. Ist der Brief als Vertraulich/Persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen    (§ 202 StGB) möglich sind.

Deshalb:

Vertraulich
Frau
Bärbel Mertens
Schiefer GmbH
Sandstraße 112
97765 Nürnberg

Jetzt sollte nur Frau Mertens den Brief öffnen.


Frau
Bärbel Mertens
Schiefer GmbH
Sandstraße 112
97765 Nürnberg

Dieser Brief darf in der Poststelle geöffnet werden – er ist nicht persönlich.

Dürfen Sie persönliche Post für Ihren Chef öffnen?

Wenn Ihr Chef Sie bittet, für ihn persönliche Post zu öffnen, dann können Sie das tun, ohne gegen das Postgeheimnis zu verstoßen. Lassen Sie diese „Vollmacht“ in
Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen beziehungsweise von Ihrem Chef schriftlich genehmigen, damit später keine Irritationen oder Missverständnisse auftreten. Sicher ist sicher! Treffen Sie unbedingt klare Absprachen mit Ihrem Chef.

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