DIN 5008: Diese Formvorschriften gelten für E-Mails


Für E-Mails gelten die gleichen Grammatik- und Rechtschreibregeln wie für sonstige Schriftstücke. Das Medium E-Mail verleitet leider einige Schreiber dazu, jegliche Form und Höflichkeit über Bord zu werfen. Warum werden in E-Mails Schreib- und Grammatikfehler lässig hingenommen? Warum nimmt man sich nicht mal mehr die Zeit, einen Gruß zu ergänzen?

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Hier auf einen Blick, welche Grammatik- und Rechtschreibregeln laut DIN 5008 für E-Mails gelten

Auch für E-Mails gilt die neue deutsche Rechtschreibung. E-Mails, in denen alles kleingeschrieben ist, sind ungehörig. So etwas sieht die deutsche Sprache nicht vor. Geben Sie auf jeden Fall den Betreff der E-Mail ein. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Anrede. Selbst wenn es bei häufigem E-Mail-Kontakt nur ein ,,Hallo“ ist.

Ausnahme: Wenn Sie mit einer Person hin- und hermailen, können Sie auf eine Anrede verzichten. Schreiben Sie nie ,,MfG“ oder gar ,,LG“ für ,,Liebe Grüße“. Worauf Sie sonst noch achten müssen, erfahren Sie jetzt.

DIN 5008-Formvorschrift zum Datum

Das Datum können Sie in vielen verschiedenen Varianten schreiben.

12. März 2012
12.03.2012
2012-03-12

Die internationale Schreibweise, also ,,2012-03-12“, ist nicht empfehlenswert, da sie zu Missverständnissen führt. Der Empfänger fragt sich bei uns im deutsch-sprachigen Raum zwangsläufig: ,,Handelt es sich um den 12. März oder den 3. Dezember?“ Im laufenden Brieftext empfiehlt Korrespondenz Training kompakt diese Schreibweise: 12. März 2012

Datum – den oder dem? Welche Schreibweise ist laut DIN 5008 korrekt?

Steht der Wochentag im Dativ (am), wird der Monatstag als Apposition, als nachgestellte Beifügung, verstanden. Das bedeutet: Die Datumsangabe wird wie in unserem Beispiel durch Kommata eingeschlossen, wenn der Satz nicht weitergeht.

... am Donnerstag, dem 12. September 20.., oder
... am Donnerstag, den 12. September 20..?

Beide Schreibweisen sind richtig – dem oder den. Sie haben die Wahl!

Allerdings: Wir freuen uns, dass Sie am Donnerstag, dem 12. September 20.., dabei sein werden.

DIN 5008-Formvorschrift zur Anrede

Die Anrede steht mit zwei Leerzeilen Abstand zur Betreffzeile. Zwischen die Anrede und dem folgendem Text setzen Sie eine Leerzeile. Hinter der Anrede steht ein Komma.

Wenn Sie etwas anderes zum Ausdruck bringen möchten, besonders Freude oder auch Ärger, können Sie die Anrede auch mit einem Ausrufezeichen beschließen. Das ist zwar ungewöhnlich, aber so viel künstlerische Freiheit muss sein.

In der DIN 5008 finden sich dazu keine Beispiele. Sie sagt aber ausdrücklich, dass aus Beispielen oder nicht vorhandenen Beispielen keine Regeln abgeleitet werden dürfen. Also: Setzen Sie getrost ein Ausrufezeichen, wenn Ihnen danach ist.

DIN 5008-Formvorschrift zur Anrede von mehreren Personen

Sie können laut DIN 5008 mehrere Personen sowohl in einer als auch in zwei Zeilen anreden. Bei kurzen Namen empfiehlt Korrespondenz Training kompakt, dass Sie die Namen in eine Zeile schreiben. Bei längeren Namen kommen Sie um zwei Zeilen nicht herum. Wenn Ihnen diese Zeile zu lang erscheint – vor allem bei Doppelnamen reicht der Platz manchmal gar nicht aus –, schreiben Sie die Anrede in zwei Zeilen.

DIN 5008-Formvorschrift zur Anrede von 3 Personen oder mehr

Dass Sie mit einem Brief zwei Personen gleichzeitig anschreiben müssen, kommt sicher häufiger vor. Doch was machen Sie, wenn Sie gleichzeitig drei Personen anreden müssen?

Korrespondenz Training kompakt empfiehlt: Schreiben Sie in solchen Fällen drei Briefe. Jeder erhält seinen eigenen Brief. Unterhalb des Briefs sollten Sie erwähnen, dass noch andere Personen den Brief erhalten haben.

Das könnte so aussehen:

Dieter Vogel und Markus Wächter haben diesen Brief ebenfalls erhalten.

Sie benötigen dazu keine PS-Angabe, da es kein PS ist, sondern ein eleganter Verteilerhinweis.

DIN 5008-Formvorschrift zur Signatur

Unter jede E-Mail gehört – auch aus rechtlichen Gründen – eine vollständige Signatur. Sie machen es dem Empfänger sonst sehr schwer, Sie anders als per E-Mail zu erreichen. Verzichten Sie auch in E-Mails auf Abkürzungen.

Beenden Sie die E-Mail mit einer vollständigen Signatur, die aus folgenden Elementen besteht:

Gruß
Firmenname
Vor- und Zuname des Absenders
Funktion
Adresse
Telefonnummer
Faxnummer
E-Mail-Adresse
Internet-Adresse (plus Geschäftsangaben)

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