Datum, Anrede, Signatur: So gestalten Sie Ihre E-Mails nach der DIN 5008


Datum: Sie können 3 Schreibweisen verwenden 

Am besten und DIN-gemäß schreiben Sie das Datum in einer der beiden folgenden Varianten: 

  • 7. Januar 2017 
  • 07.01.2017 

Die internationale Schreibweise, also 2017-01-07, entspricht zwar auch der DIN. Sie ist aber nicht empfehlenswert, weil sie zu Missverständnissen führt. 

Nicht erlaubt ist dagegen diese Schreibweise: 07. Januar 2017. Die Null gehört bei der alphanumerischen Schreibweise nicht dazu.  

Anrede: Achten Sie auf die Position 

Die Anrede steht mit zwei Leerzeilen Abstand zur Betreffzeile. Zwischen die Anrede und den folgenden Text setzen Sie eine Leerzeile. Wenn Sie beispielsweise besondere Freude zum Ausdruck bringen möchten, können Sie die Anrede auch mit einem Ausrufezeichen beschließen. Das ist zwar ungewöhnlich, aber so viel künstlerische Freiheit muss sein. 

In der DIN 5008 finden sich dazu keine Beispiele. Sie sagt aber ausdrücklich, dass aus Beispielen oder nicht vorhandenen Beispielen keine Regeln abgeleitet werden dürfen. 

Also: Setzen Sie getrost ein Ausrufezeichen, wenn Ihnen danach ist. 

So gehen Sie bei der Anrede von 2 Personen vor 

Die Anrede für zwei Personen können Sie in eine oder zwei Zeilen schreiben. Bei kurzen Namen empfehle ich, dass Sie die Namen in eine Zeile schreiben. Bei längeren Namen kommen Sie um zwei Zeilen nicht herum. Wenn Ihnen eine Zeile zu lang erscheint – vor allem bei Doppelnamen reicht der Platz manchmal gar nicht aus –, schreiben Sie die Anrede in zwei Zeilen. 

So gehen Sie bei der Anrede von 3 Personen oder mehr vor 

Dass Sie mit einem Brief zwei Personen gleichzeitig anschreiben müssen, kommt sicher häufiger vor. Doch was machen Sie, wenn Sie gleichzeitig drei Personen anreden müssen? 

Tipp: Schreiben Sie in solchen Fällen drei E-Mails. Je
der erhält seine eigene E-Mail, was mit Copy and Paste sehr leicht zu realisieren ist. Unterhalb des E-Mail-Textes sollten Sie erwähnen, dass noch andere Personen die E-Mail erhalten haben. Schreiben Sie dazu beispielsweise: „Dieter Vogel und Markus Wächter haben diese E-Mail ebenfalls erhalten.“ Sie benötigen hierbei keine PS-Angabe, da es kein PS, sondern lediglich ein eleganter Verteilerhinweis ist. 

Beachten Sie diese Elemente und Zeilenabstände in Ihrer E-Mail-Signatur: 

Gruß: Mit freundlichen Grüßen

Name des Unternehmens: Baudach-Schmidt GmbH 

Vor- und Zuname des Absenders Funktion:  i. A. Sabine Fajen Assistentin Vertrieb

Telefonnummer Faxnummer E-Mail-Adresse Internet-Adresse: 

0211 459399


0211 459398 

fajen@baudach-schmidt.de 

www.baudach-schmidt.de 

Adresse:

Baumstraße 24
40468

Düsseldorf 
Friedrich Drombusch 

Geschäftsführer Handelsregister:

HRB xxxx, Amtsgericht Düsseldorf