Adressangaben nach DIN 5008: So wird das Anschriftenfeld korrekt ausgefüllt

Eine der Hauptaufgaben im Sekretariat ist die Bearbeitung der geschäftlichen Post und Korrespondenz. In diesem Zusammenhang spielt die Gestaltung des Anschriftfeldes im Briefumschlag eine wichtige Rolle. Oft gibt es Verunsicherungen darüber, an welcher Stelle im Anschriftfeld welche Informationen in welcher Reihenfolge platziert werden und wie es sich mit Leerzeichen und dem Seitenrand verhält. Die gute Nachricht: Die DIN 5008 regelt verbindlich, wie das Anschriftenfeld korrekt ausgefüllt wird.

• Muss ein Abstand eingehalten werden?
• Wie wird ein Schreiben an mehrere Personen deklariert?
• Wo steht der akademische Grad?
• Wie werden Sendungsvermerke richtig gehandhabt?

Diese und viele andere Fragen beschäftigen Sekretärinnen regelmäßig, denn Briefe und Mails verlassen das Büro normalerweise täglich, und bei der Gestaltung des Anschriftenfeldes gelten unterschiedliche Regeln – je nachdem, ob die Adresse Zusätze und Vermerke enthält oder ob die Geschäftsbriefe ins Ausland gesendet wird.

Damit gewährleistet ist, dass die schriftliche Korrespondenz ihre Empfänger sicher erreicht, dürfen Absendern bei den Adressangaben keine Fehler passieren. Wer diese vermeiden will, muss bei der Gestaltung des Anschriftenfelds verschiedene Richtlinien beachten, die in der DIN 5008 geregelt sind.

Fehler wirken unseriös und wenig professionell

Darüber hinaus ist eine korrekte Darstellung des Adressfeldes auch ein Ausdruck der Wertschätzung und des Respekts dem Empfänger gegenüber: Fehler bei Name und Anschrift wirken auf den Geschäftspartner unprofessionell und unseriös.

Wer also einen guten Draht zu Kunden und geschäftlichen Partnern halten will, passt gerade bei Gestaltung und Schreibweise des Anschriftfeldes besonders auf, denn bekanntlich zählt der erste Eindruck doppelt.

Im schlimmsten Fall können fehlerhafte Anschriften geschäftsschädigend sein

Selbstverständlich haben auch andere Fehler in Geschäftsbriefen nach der DIN 5008 manchmal fatale Folgen: Zum Beispiel falsche Telefonnummern nach der DIN-Norm. Die DIN-Norm gibt auch in diesem Zusammenhang Empfehlungen ab, wie Telefonnummern richtig dargestellt werden, um deren Lesbarkeit zu verbessern.

Auf der sicheren Seite sind alle, die ihre Korrespondenz nach den Kriterien der DIN 5008 gestalten. Seit mehreren Jahrzehnten existiert das Regelwerk, das nicht nur Sekretärinnen, sondern wohl den meisten, die mit der Gestaltung und Gliederung von Schriftstücken zu tun haben, als die DIN 5008 bekannt ist.

Im März 2020 sind die Richtlinien für professionelle Textverarbeitung zuletzt reformiert worden. Dabei wurde ein zusätzlicher Schwerpunkt auf die Informationsverarbeitung am Computer gelegt.

Anlagenvermerk, Unterschrift, Adressfeld: Die Vorgaben der DIN

Im Arbeitsalltag bietet die Norm eine erhebliche Erleichterung rund um den Schriftverkehr. Die Regeln haben zum Ziel, dass Schriftstücke von ihren Empfängern schnell und rationell erfasst werden können. Damit ist das Regelwerk eine wertvolle Hilfestellung beim Verfassen von zeitgemäßer, einheitlicher und rechtskonformer Geschäftspost zu allen möglichen Themen rund um das Office, von der unzählige Sekretärinnen und Büroangestellte in ihrem Arbeitsalltag profitieren.

Aktualisierte DIN-Norm 2020: Änderungen beim Anschriftfeld

Verantwortlich für die Richtlinien und Empfehlungen ist der Normenausschuss  „Informationstechnik und Anwendungen“. Mit der Neuauflage hat das Gremium die Regeln den veränderten Anforderungen der modernen Geschäftswelt angepasst.

Bei der Erstellung eines korrekten Anschriftfeldes gibt es keine tiefgreifend neue Regeln, allerdings empfiehlt die DIN 5008 mittlerweile die Integration der Rücksendeangabe in das Anschriftfeld.

Im Internet gibt es Vordrucke zu unterschiedlichsten Formularen, unter anderem auch für den Briefvordruck. Hier sind Größen, Schriftarten und andere Elemente für professionelle Briefvorlagen bereits an die richtige Stelle platziert worden. Auch Übungen für die korrekte Darstellung des Anschriftfeldes können dort heruntergeladen werden.

Die Aufteilung des Anschriftfeldes ist mit einer Zusatz- und Vermerkzone sowie einer integrierten Rücksendeangabe versehen, welches aus fünf Zeilen besteht. Ein Anschriftfeld ohne Rücksendeangabe gilt nach den Kriterien der Norm als nicht mehr zeitgemäß und wird deshalb nicht mehr empfohlen.

Änderungen bei der Bezugszeichenzeile

Auch bei der Bezugszeichenzeile haben sich Änderungen ergeben: Auf diese soll zugunsten eines Informationsblocks künftig verzichtet werden. Dieser bietet dem Empfänger alle wichtigen Informationen  wie Kontaktdaten, Bezugszeichen und Leitwörter auf einen Blick. Der Informationsblock steht rechts neben dem Anschriftfeld.

Bei der Gestaltung des Anschriftfeldes mit integrierter Rücksendeangabe gelten folgende Regeln:

Beispiel für ein korrekt gestaltetes Anschriftfeld mit integrierter Rücksendeangabe: Vorlage für Übungen

Sofern Sie ein wenig üben möchten, wie das Anschriftfeld korrekt gestaltet wird, empfehlen wir die folgende Übersicht. Orientieren Sie sich daran und nutzen Sie das Muster gerne als Vorlage für Ihre Geschäftsbriefe nach DIN 5008. Sie werden sehen: Nach kurzer Zeit und etwas Übung, fällt es Ihnen ganz leicht, ein korrekt gestaltetes Anschriftfeld zu verfassen.

Häufig stellt sich die Frage, an welcher Stelle im Adressfeld der Ortsteil und die Anschrift richtig ist.Auch hier ist die DIN 5008 eine große Hilfe. Sie legt legt nämlich fest, in welche Zeile die Adresse, die Anrede, ein eventueller Titel sowie Vermerke eingetragen werden.

Laut neuer DIN sind es elf Zeilen, die im Anschriftfeld zur Verfügung stehen. Fünf Zeilen sind für Versendungsvermerke gedacht, sechs weitere für die eigentliche Anschrift.

Die reine Anschrift beginnt also mit der sechsten Zeile

Das gilt auch, wenn keine Vermerke verwendet werden. Der Vermerk „vorab per Fax“ soll nach den neuen Richtlinien der DIN 5008 als einzeiliger Sendungsvermerk geführt werden und steht somit in der fünften Zeile des Anschriftfelds.

Das gilt ebenso bei einzeiligen Sendungsvermerken wie Produktbezeichnungen (Einschreiben, Büchersendung) oder auch bei Vorausverfügungen wie „Eilt“, „Persönlich“. Wenn kein Sendungsvermerk (Postvermerk) notwendig ist, bleiben die vier Zeilen leer. Alle Sendungsvermerke sollten außerdem an der Fluchtlinie ausgerichtet werden.

Bei Sendungsvermerke gelten demnach folgende Regeln:

Bitte unbedingt beachten: Im Anschriftfeld wird nach der DIN 5008 bei der Schreibweise von Adressen und Vermerken auf Hervorhebungen (zum Beispiel durch Fettdruck oder Leerzeilen oder Markierungen hinter einem Wort) verzichtet.

Das hat mehrere Gründe: Einmal soll mit dieser Richtlinie eine internationale Einheitlichkeit der Anschriftfelder erreicht werden, andererseits ist der Verzicht auf Hervorhebungen der Optimierung der Anschriften geschuldet.

Adressen richtig schreiben: Korrekte Beispiele

Wenn Sie nun wissen möchten, wie eine korrekte Adresse nach der DIN 5008 auszusehen hat, können Sie sich an folgendem Beispiel für eine korrekte Platzierung der notwendigen Inhalte in den jeweiligen Zeilen des Anschriftfeldes orientieren:

Die zehnte und elfte Zeile sind ebenfalls der Adresse vorbehalten. Hier können unter anderem Hinweise auf die Etage, dem Gebäude oder der Abteilung stehen:

Wo steht der Ortsteil?

Auch der Ortsteil spielt hin und wieder für eine korrekte Anschrift eine wichtige Rolle. Im Sinne der DIN-Norm 5008 muss der Ortsteil zwischen dem Namen und der Straße stehen. Auch, wenn dieses Verfahren auf den ersten Blick unverständlich erscheinen mag, ist es trotzdem sinnvoll und zwar aus folgendem Grund: Bei der Verteilung von Briefen, Päckchen und Paketen liest die Post die Adresse von unten nach oben. Die Zustellung wird auf diese Weise erleichtert.

Zu allererst: Wichtig ist, im Sinne der Corporate Identity, einen einheitlichen Standard bei der Gestaltung des Anschriftfeldes festzulegen. Welche Maße bei der Gestaltung des Adressfelds benutzt werden, hängt von der Größe des Briefkopfes ab.

Die dafür zuständigen Grafiker halten sich normalerweise an die DIN 676, die vor Jahren in die DIN 5008 integriert wurde, in der zwei Größen für Briefköpfe festgelegt sind: Form A und Form B. Bei Form A beträgt die Höhe des Briefkopfes 2,7 Zentimeter. Bei Form B als gängige Variante sind es 4,5 Zentimeter.

Die Schriftgröße für die Rücksendeangaben sollte bei 8 Punkt liegen (in Ausnahmefällen bei 6 Punkt), bei der eigentlichen Adresse 10 - 12 Punkt (in Ausnahmefällen auch kleiner). Wichtig ist, dass die Schrift gut lesbar ist. Gängige Schriftarten sind zum Beispiel Arial, Times oder Helvetica.

Schreibschrift sollte auf jeden Fall vermieden werden, weil sie nicht gut lesbar ist. Das gilt auch für ausgefallene Schriftarten und Formatierungen nach DIN 5008, die bei Geschäftsbriefen ohnehin nicht verwendet werden sollten.

Formatierungen für die zwei Varianten:

Auch bei der richtigen Anrede ergeben sich im Arbeitsalltag häufig Fragen, insbesondere dann, wenn beim Adressaten ein Titel oder eine Berufsbezeichnung genannt werden muss.

Bei Führungskräften eines Unternehmens gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder wird zuerst der Firmenname und anschließend die Berufsbezeichnung oder der Titel genannt oder umgekehrt: In diesem Fall wird zunächst die Führungskraft in ihrer Funktion angesprochen, und danach folgt der Name der Organisation.

Grundsätzlich steht der Titel (Ingenieur, Doktor, Professor, Amtsrat…) vor dem Namen.

Professor Doktor oder Prof. Dr.?

Wie bei Titeln mit Abkürzungen umgegangen werden sollte, ist ebenfalls in der neuen DIN 5008 geregelt und gilt unter anderem für den Professor, die Doktorin oder den Diplom-Ingenieur.

Akademische Titel und Diplome, so die Empfehlung der DIN 5008, werden abgekürzt direkt vor den Namen gestellt.

Anders die Bachelor- und Mastergrade: Der jeweilige Grad wird immer hinter den Namen gestellt.

Beispiel

Stefan Schulze B. A.

Beispiel

Herr Direktor

Jürgen Vogel

Frau Vorstandsvorsitzende

Karla Gross

Herrn

Klaus Focke

Rechtsanwalt

Herr oder Herrn: Wie ist es richtig?

Diese Frage wird häufig gestellt, ist jedoch ganz leicht zu beantworten. Grundsätzlich heißt es „Herrn“ und nicht „Herr“. Warum das so ist, hängt mit der deutschen Grammatik zusammen: Die Post wird „an“ jeden versendet, und das Wörtchen „an“ wird gedanklich vor die Anrede gehängt.

Weil es sich in diesem Fall um einen Akkusativ handelt (etwas an jemanden senden – an wen sende ich etwas?), wird das Substantiv „Herr“ gebeugt und zum Begriff „Herrn".

Briefe an Privatpersonen: Korrekte Anschrift Herrn und Frau

Geschäftliche Briefe richten sich nicht nur an Geschäftspartner, sondern auch an Privatpersonen, etwa an Kunden, denen Dienstleistungen und Waren in Rechnung gestellt werden. Hier gelten folgende Regeln:

Reihenfolge der Anrede bei Privatpersonen:

1. Anrede des Empfängers (Frau, Herrn, mit Berufsbezeichnung oder Amtsbezeichnung)
2. Name plus akademischer Grad (falls vorhanden)

Gerade bei international agierenden Unternehmen gehört ein Brief, der ins Ausland versendet werden muss, zum Alltag. Bei der internationalen Korrespondenz sieht die DIN 5008 verschiedene Regeln für das Anschriftenfeld vor:

• Keine Länderkennung wie D, CH, A vor der Postleitzahl
• Ort und Bestimmungsland wird in Großbuchstaben geschrieben
• Empfängerland wird in deutscher Sprache geschrieben
• Ortsname wird in der Sprache des Empfängerlandes geschrieben

Die Regelungen sorgen dafür, dass die Post die Adressen besser zuordnen kann. Gerade bei ausländischen Adressen werden jedoch viele Fehler bei den erforderlichen Angaben gemacht.

Wer sich an folgende Richtlinien der DIN 5008 hält, kann sicher sein, so zu handeln, dass die Post sicher ihren Bestimmungsort erreicht:

1. Länderkennzeichen fallen laut DIN 5008 weg. Grund: Viele Absender schrieben „I“ –  für Italien, aber auch für Island. Viele Briefe reisen deshalb rund um den Globus
2. Auf Leerzeilen wird verzichtet

Zwei Beispiele für die korrekte Form von ausländischen Adressen:

Was ist eine Postfachadresse?

Jede Sekretärin kennt sie: Die Postfachadresse. Was verbirgt sich hinter dieser Bezeichnung, wo liegt der Unterschied zur Straßenadresse und gibt es weitere Gestaltungsregeln, die beachtet werden sollten? Eine Postfachadresse ist gerade für große Unternehmen oder Behörden attraktiv, denn diese erhalten normalerweise sehr viel Post. Aus diesem Grund richten sie, ähnlich wie ein Schließfach bei der Bank, bei der Deutschen Post ein Postfach ein, welches in regelmäßigen Abständen durch die Mitarbeiter geleert wird. In diesem Fall wird die Post nicht bis an die Tür geliefert, sondern selbst abgeholt. Bei der Schreibweise der Adresse fällt der Straßenname weg und wird durch die Postfachnummer ersetzt. Die Postleitzahl jedoch bleibt bestehen. Allerdings können sehr große Unternehmen bei der Deutschen Post eine eigene Postleitzahl beantragen.

Gerade im Hinblick auf Adressen und das Adressfeld lauern viele Fallen in der geschäftlichen Kommunikation. Dabei ist fehlerfreie Korrespondenz mit den Geschäftspartnern immens wichtig, um einen kompetenten und professionellen Eindruck zu vermitteln. Der Ausweg: Die Regelungen der DIN 5008. Wer sich daran hält, wird in Zukunft keine Fehler mehr begehen.